O funcionograma é uma ferramenta fundamental na gestão empresarial. Além disso, sua aplicação auxilia na regularização de empresas proporcionando clareza de funções essencial para a eficiência organizacional.
Definição de Funcionograma
Um funcionograma, por definição, é um diagrama que detalha as funções e responsabilidades dentro de uma organização. Ao passo que organogramas mostram a hierarquia, o funcionograma foca nas tarefas e processos. É provável que essa distinção esclareça muitas dúvidas operacionai
Você já deve ter ouvido falar sobre o organograma funcional de uma empresa. Diversas pessoas já usam essa ferramenta e ela é reconhecida por definir os cargos dentro de uma organização, estabelecendo as relações de hierarquia, de autoridade e de responsabilidade dentro do negócio. Além disso, possui uma forma mais ou menos parecida com essa:
Mas e se nós disséssemos que existe uma forma ainda mais eficiente de organizar o trabalho humano, deixando com que as funções e as tarefas de cada pessoa fiquem ainda mais claras? Então, essa ferramenta existe e é o funcionograma!
Agora, você vai conhecer os detalhes dessa ferramenta que pode transformar a organização da sua empresa. Saiba mais a seguir.
Quais os elementos de um funcionograma?
Os elementos de um funcionograma são cruciais para compreender sua estrutura e funcionalidade. Esses elementos formam a base para a representação visual das funções, responsabilidades e relações hierárquicas dentro de uma organização. Vamos explorar cada um deles detalhadamente:
Funções
- Descrição das Funções: Cada função dentro da organização é claramente descrita. Isso inclui títulos de cargo, mas vai além, detalhando as atividades específicas que cada função exerce.
- Nível de Autoridade: Define o grau de autoridade e tomada de decisão atribuído a cada função. Isso ajuda a esclarecer quem tem o poder de tomar decisões em diferentes cenários.
Responsabilidades
- Tarefas e Responsabilidades: Enumera as tarefas específicas atribuídas a cada função. Isso pode incluir responsabilidades diárias, bem como obrigações periódicas.
- Indicadores de Desempenho: Estabelece métricas ou KPIs (Key Performance Indicators) para avaliar o desempenho de cada função.
Relações Hierárquicas e Funcionais
- Relações Hierárquicas: Mostra como as funções estão organizadas em termos de subordinação e supervisão. Isso inclui quem se reporta a quem.
- Relações Funcionais: Ilustra as relações entre diferentes funções que podem não estar diretamente ligadas pela hierarquia, mas que interagem ou colaboram para tarefas específicas.
Processos e Fluxos de Trabalho
- Fluxos de Trabalho: Detalha como as tarefas e responsabilidades fluem entre as diferentes funções. Isso é essencial para entender como o trabalho é realizado na organização.
- Interdependências: Identifica as interdependências entre funções, destacando como uma função depende de outra para completar suas tarefas.
Outros Elementos Visuais
- Símbolos e Cores: Utiliza símbolos, cores e formas para diferenciar funções, departamentos ou níveis hierárquicos, facilitando a interpretação do funcionograma.
- Linhas e Setas: Emprega linhas e setas para indicar relações e fluxos de trabalho, mostrando claramente como as funções interagem.
Comunicação e Colaboração
- Canais de Comunicação: Especifica os canais oficiais de comunicação dentro da organização, como reuniões, e-mails, ou sistemas de gestão.
- Pontos de Colaboração: Destaca áreas onde a colaboração entre diferentes funções é necessária ou benéfica.
Um funcionograma eficaz não apenas detalha a estrutura e as responsabilidades dentro de uma organização, mas também facilita a compreensão de como as diferentes partes da organização interagem e colaboram para alcançar os objetivos comuns. É uma ferramenta valiosa para a gestão organizacional, especialmente útil em contextos onde a clareza de funções e responsabilidades é fundamental para o sucesso operacional.
Sua estrutura é composta da seguinte forma:
Como aplicar na minha empresa ?
A matéria-prima de um bom funcionograma consiste em informação de qualidade. Por isso, para iniciar a representação visual da distribuição das atividades que são desenvolvidas pelos principais cargos de sua empresa, promova reuniões e levantamentos, acompanhe as funções e tarefas desempenhadas pela sua equipe e procure fazer uma representação aprimorada de como as coisas funcionam no seu time.
É muito provável que pontos de retrabalho ou tarefas que são de “todo mundo” sejam deixadas de lado, ou seja, deixam de ser feitas. Essa estratégia irá auxiliar na ação de identificá-las.
