A princípio, é comum subestimar o valor do gerenciamento de custos. No entanto, conforme uma pesquisa realizada pelo IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia Estatística -, mais da metade das empresas brasileiras encerram suas atividades após quatro anos.
A ausência de planejamento e controle é, muitas vezes, o motivo principal. A fim de garantir o sucesso e a margem de lucro da sua empresa, trouxemos esse artigo sobre como montar um gerenciamento de custos de uma empresa.
Utilizando Planilhas para um Controle Efetivo
Ter uma visão clara do fluxo de caixa é essencial. Acima de tudo, uma planilha bem estruturada pode ser a ferramenta mais útil nesse processo. Com ela, é possível visualizar todos os custos, desde matérias primas até despesas fixas. Assim, é mais fácil analisar entradas e saídas, bem como todos os gastos, sejam eles custos fixos ou variáveis.
Ao criar esse hábito de atualização, eventualmente, a empresa construirá um histórico robusto. Dessa forma, as decisões tomadas se basearão em dados concretos e não em suposições que podem comprometer a saúde financeira.
Quais os custos de uma empresa?
A princípio, o termo “custo” pode parecer simples, mas ele é uma peça fundamental em qualquer negócio. De acordo com a contabilidade, custos representam o valor financeiro que uma empresa gasta para produzir ou adquirir bens ou serviços. Eles podem variar ao longo do tempo e dependem da natureza do negócio. Assim sendo, entender seus custos é o primeiro passo para uma gestão financeira sólida.
Resumo dos tipos de custos
Ao propósito de gerir de maneira eficaz, é essencial diferenciar os tipos de custos. Em síntese, temos:
Custos Fixos
Estes são os gastos que, em princípio, não variam com o volume de produção ou vendas. Por exemplo, aluguéis, salários de funcionários fixos e seguros.
Custos Variáveis
Estes, por outro lado, variam diretamente com a produção ou quantidade vendida. Assim, quanto mais se produz, maiores serão esses custos. Exemplos incluem matéria-prima e comissões de vendas.
Custos Diretos e Indiretos
Os diretos podem ser atribuídos diretamente a um produto, como a matéria-prima. Já os indiretos, como despesas administrativas, são distribuídos entre diferentes produtos ou serviços.
Como reduzir os custos
Agora que compreendemos os diferentes tipos de custos, vamos explorar maneiras de reduzi-los. Antes de mais nada, reduzir custos não significa comprometer a qualidade. Com o propósito de manter a eficiência e, ao mesmo tempo, cortar gastos, siga as seguintes estratégias:
Automatização de Processos
Investir em tecnologia pode, a princípio, parecer um custo adicional, mas a longo prazo, pode ajudar na economia, especialmente ao eliminar erros humanos e agilizar processos.
Reavaliar Contratos com Fornecedores
Negociar (prazos, pagamentos, descontos) regularmente com fornecedores pode resultar em melhores acordos e descontos, principalmente se sua empresa for um cliente fiel.
Treinamento da Equipe
Uma equipe bem treinada é mais produtiva e comete menos erros, reduzindo assim, os custos associados à baixa qualidade e retrabalho.
Como o gerenciamento de custos pode ajudar na redução dos gastos de uma empresa?
Finalmente, ao adotar uma abordagem proativa em relação aos gastos, as empresas podem identificar oportunidades de economia que, de outra forma, seriam ignoradas.
O gerenciamento permite às empresas prever onde e quando ocorrerão os gastos, permitindo-lhes tomar decisões informadas sobre onde economizar.
Além disso, ao planejar com antecedência, as empresas podem se proteger contra aumentos inesperados de preços e garantir que tenham os recursos necessários disponíveis quando necessário.
