Calcular a folha de pagamento da maneira correta é uma das principais obrigações de qualquer empresa. Além de garantir que os funcionários sejam pagos corretamente. Uma folha de pagamento bem-feita ajuda a evitar problemas com a legislação trabalhista e fiscal.
Para muitos empresários, principalmente de pequenas empresas, essa tarefa pode parecer complicada, mas, na verdade, com o conhecimento básico dos componentes envolvidos, fica bem mais fácil de entender.
Neste artigo, vamos explicar de forma simples como calcular a folha de pagamento, abordando os principais elementos que precisam ser considerados. Vamos entender mais sobre esse assunto? Continue a leitura abaixo.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que contém todas as informações sobre os salários dos empregados de uma empresa. Além disso, ela inclui:
- o valor bruto que os colaboradores recebem.
- os descontos obrigatórios, como impostos e contribuições.
- o valor líquido, que é o que eles realmente vão receber no fim do mês.
Ademais, é importante lembrar que a folha de pagamento desempenha um papel importante na organização dos gastos da empresa.
Já que ela reúne todas as informações sobre os custos com o pessoal, permitindo uma gestão eficiente dos recursos.
Quais são os principais descontos na folha de pagamento?
A folha de pagamento não envolve apenas o salário bruto do colaborador. Existem descontos obrigatórios e opcionais que devem ser aplicados mês a mês, conforme determina a legislação trabalhista brasileira. Entender cada item ajuda a evitar erros e garante mais transparência na gestão da sua empresa.
INSS – Contribuição previdenciária
O desconto do INSS é obrigatório e incide diretamente sobre o salário dos empregados registrados. Ele garante direitos como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade e outros benefícios previdenciários.
As alíquotas de contribuição seguem uma tabela progressiva, com base no salário mensal do colaborador. Para 2025, os percentuais são:
| ROI (%) | = |
|
× 100 |
A empresa é responsável por reter esse valor do salário e repassá-lo ao governo.
IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte
Esse desconto é uma antecipação do Imposto de Renda, aplicada conforme o valor da remuneração mensal. Somente quem ultrapassa o limite de isenção paga o IRRF. A base de cálculo considera o salário bruto, menos o INSS e os valores dedutíveis (como dependentes).
Vale-transporte (VT)
Apesar de ser um benefício, o vale-transporte tem parte do custo dividido entre a empresa e o colaborador. A legislação permite que até 6% do salário bruto seja descontado do funcionário, o que também precisa constar na folha de pagamento.
Contribuição sindical
Após a Reforma Trabalhista, a contribuição sindical deixou de ser obrigatória. Agora, só é descontada se o colaborador autorizar expressamente.
Portanto, o RH precisa ter cuidado e atenção antes de aplicar esse desconto na folha de pagamento.
Benefícios que devem constar na folha de pagamento
Além dos descontos, a folha também precisa registrar todos os valores adicionais pagos ao colaborador, como horas extras, adicionais e outros benefícios garantidos por lei.
Horas extras
Quando o colaborador ultrapassa sua jornada de trabalho, ele deve receber por essas horas com acréscimo de:
- 50% sobre o valor da hora normal em dias úteis
- 100% em domingos e feriados
Algumas categorias têm convenções coletivas com regras específicas, por isso, é fundamental consultar o sindicato da classe.
Adicional noturno
Quem trabalha entre 22h e 5h da manhã tem direito ao adicional noturno. O percentual padrão é de 20% sobre a hora diurna, mas pode variar conforme o acordo coletivo.
Esse adicional compensa o desgaste maior de quem trabalha em horários fora do habitual.
Qual é o passo a passo para calcular a folha de pagamento?
Agora que já entendemos os componentes básicos da folha de pagamento, vamos ver como calcular o salário de um funcionário. Vamos dividir o processo em etapas para facilitar o entendimento.
1. Calcule o salário bruto
O primeiro passo é determinar o salário bruto do funcionário. Esse valor inclui o salário fixo mais qualquer extra que ele tenha direito. Por exemplo horas extras, comissões, adicional noturno, periculosidade ou insalubridade.
Além disso, para calcular as horas extras, por exemplo, você deve multiplicar o valor da hora normal por 1,5 (50% a mais) ou por 2, se for um domingo ou feriado.
Exemplo: Se o funcionário ganha R$ 2.000 por mês e fez 10 horas extras em um dia normal, você deve calcular assim:
- Salário por hora = R$ 2.000 ÷ 220 horas = R$ 9,09
- Valor da hora extra = R$ 9,09 × 1,5 = R$ 13,64
- Total de horas extras = R$ 13,64 × 10 = R$ 136,40
Então, o salário bruto será:
R$ 2.000 + R$ 136,40 = R$ 2.136,40.
2. Descontos de INSS
O segundo passo é calcular o desconto do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), que é a contribuição previdenciária obrigatória para todos os empregados.
O percentual do desconto depende da faixa salarial do trabalhador, de acordo com a tabela progressiva do INSS.
Vamos usar um exemplo para entender melhor.
Exemplo: Com o salário bruto de R$ 2.136,40, é necessário verificar em qual faixa o salário se encaixa. Assim, se o trabalhador está na faixa de 9% de contribuição, o desconto será de:
R$ 2.136,40 × 9% = R$ 192,28
3. Desconto de IRRF
Além do INSS, também é preciso calcular o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Assim como o INSS, o IRRF é descontado diretamente do salário e varia conforme a renda do trabalhador.
Além disso, existe uma tabela progressiva que define a porcentagem a ser paga. Mas é importante considerar as deduções, como dependentes e pensão alimentícia.
Exemplo: Vamos continuar com o exemplo do salário bruto de R$ 2.136,40. Suponha que, após o desconto do INSS (R$ 192,28), o salário base para o cálculo do IRRF é R$ 1.944,12. Se a faixa de imposto for de 7,5%, o cálculo será:
R$ 1.944,12 × 7,5% = R$ 145,81 (valor bruto do imposto).
Depois de aplicar as deduções (se houver), o valor final do imposto a ser descontado pode diminuir.
4. Benefícios
Dependendo da empresa, os funcionários podem receber benefícios como vale-transporte e vale-refeição. O vale-transporte, por exemplo, pode ser descontado em até 6% do salário base. Vale-refeição ou plano de saúde também podem ter participação do empregado.
Exemplo: Se o vale-transporte for de 6% e o funcionário tem salário base de R$ 2.000, o desconto será:
R$ 2.000 × 6% = R$ 120,00
5. Valor líquido
Por fim, para encontrar o valor líquido que o funcionário vai receber, basta subtrair todos os descontos do salário bruto.
Exemplo completo:
1 – Salário bruto: R$ 2.136,40
2 – Desconto do INSS: R$ 192,28
3 – Desconto do IRRF: R$ 145,81
4 – Desconto do vale-transporte: R$ 120,00
O valor líquido será:
R$ 2.136,40 – R$ 192,28 – R$ 145,81 – R$ 120,00 = R$ 1.678,31
Esse é o valor que o funcionário receberá no final do mês.
Qual é a importância de uma folha de pagamento correta?
Manter a folha de pagamento em dia e com cálculos corretos é fundamental para garantir a estabilidade da empresa e o bem-estar dos funcionários. Um erro no cálculo pode gerar insatisfação entre os colaboradores e problemas legais com órgãos trabalhistas. Além disso, uma folha organizada ajuda no controle dos custos da empresa e evita multas e penalidades.
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