Para trocar de contador, você precisa seguir alguns passos importantes: verificar o contrato com o serviço atual, comunicar a rescisão formalmente, solicitar toda a documentação da sua empresa e, por fim, contratar sua nova contabilidade, que cuidará da transferência das informações. Com organização e a parceria certa, a migração pode ser feita de forma rápida, segura e sem nenhuma dor de cabeça, principalmente com a contabilidade Contajá.
Este guia completo, preparado pelos especialistas da Contajá, vai te mostrar o caminho exato para fazer essa mudança com total tranquilidade.
Por que trocar de contador? Sinais de que você precisa mudar
A decisão de mudar de contabilidade geralmente não acontece de repente. Ela é fruto de uma série de fatores que mostram que a parceria atual já não está mais alinhada com os objetivos da sua empresa. Alguns sinais são:
- Falta de proatividade: Você só fala com seu contador quando o procura? Uma boa contabilidade se antecipa, oferece relatórios e sugere melhorias.
- Erros e atrasos: Pagamento de multas por guias enviadas fora do prazo ou erros constantes nos cálculos são sinais de alerta graves.
- Tecnologia ultrapassada: Se tudo ainda é feito por malotes e papéis, você está perdendo a eficiência e a segurança que uma contabilidade digital pode oferecer.
- Atendimento demorado ou ineficaz: Você espera dias por uma resposta ou não consegue esclarecer suas dúvidas de forma clara?
- Alto custo sem valor agregado: Sentir que você paga caro por um serviço que entrega apenas o básico é um grande motivo para buscar novas opções.
Se você se identificou com um ou mais desses pontos, a mudança pode ser necessária.
O que a lei diz sobre a troca de contador?
Trocar de contador é um direito seu como empresário. A relação é uma prestação de serviços como qualquer outra. Assim como você pode trocar um fornecedor que não te atende bem, pode fazer o mesmo com a contabilidade.
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) estabelece normas éticas para essa transição, garantindo que o contador antigo tem o dever de colaborar, entregando toda a documentação de forma organizada para o novo profissional. Não pode haver recusa ou cobrança de taxas extras para a entrega desses documentos.
Passo a passo para trocar de contador
Para que a transição seja um sucesso, basta seguir um roteiro organizado. Na Contajá, nós cuidamos da maior parte desse processo para você, mas é importante que você conheça as etapas.
Passo 1: Verifique seu contrato de prestação de serviços atual
O primeiro passo é analisar o contrato que você assinou com sua contabilidade atual. Procure por cláusulas que falem sobre a rescisão, como:
- Aviso prévio: Qual o prazo de antecedência que você precisa comunicar a decisão? (Geralmente 30 dias).
- Multa rescisória: Existe alguma multa por encerrar o contrato antes do prazo? (É importante verificar se a cobrança é legal e proporcional).
- Regras para entrega de documentos: O contrato especifica algo sobre a devolução da sua documentação?
Entender essas regras evita surpresas e garante que você cumpra os termos acordados.
Passo 2: Comunique a rescisão ao contador atual (o distrato)
A comunicação da sua decisão deve ser feita de forma oficial. Não basta um telefonema. Formalize a rescisão enviando um e-mail ou uma carta registrada. Esse documento é conhecido como Termo de Distrato.
Nele, você deve informar os dados da sua empresa, os dados do contrato e a data em que o serviço será efetivamente encerrado (respeitando o aviso prévio, se houver). Seja cordial e profissional.
Passo 3: Solicite a documentação completa da sua empresa
No mesmo comunicado da rescisão, você já deve solicitar formalmente a entrega de toda a documentação contábil, fiscal e do departamento pessoal da sua empresa. Peça um prazo para a entrega e, se possível, que os documentos digitais sejam enviados por e-mail ou disponibilizados em uma pasta na nuvem.
Passo 4: Contrate sua nova contabilidade
Enquanto o processo de rescisão está em andamento, você já pode e deve contratar seu novo parceiro contábil. Ao escolher a Contajá, por exemplo, você assina nosso contrato de prestação de serviços e já nos dá a autorização para iniciar a próxima etapa.
Passo 5: a transferência de responsabilidade técnica
Com o novo contrato assinado, a Contajá assume a comunicação com seu antigo contador. Nós enviamos um documento chamado “Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica” e coordenamos diretamente a coleta de toda a sua documentação. Nosso objetivo é que você não precise se preocupar com nada. Cuidamos de toda a migração para que não haja nenhuma pendência ou informação perdida no caminho.
Documentos necessários: o que seu contador antigo precisa te entregar?
Para garantir que a nova contabilidade tenha tudo o que precisa, seu contador antigo deve fornecer uma série de documentos. A lista é longa, mas alguns dos principais são:
- Abertura e Cadastro: Contrato Social, CNPJ, Inscrição Estadual e Municipal.
- Departamento Fiscal: Livros fiscais (Entrada, Saída, Apuração de ICMS/IPI), declarações enviadas (DCTF, SPEDs, etc.), notas fiscais.
- Departamento Contábil: Balancetes, Balanço Patrimonial, DRE, Livro Diário e Razão.
- Departamento Pessoal: Livro ou fichas de registro de funcionários, folhas de pagamento, guias de INSS e FGTS (GFIP/eSocial), RAIS, CAGED.
Como a Contajá pode te ajudar a trocar de contador
Nós sabemos que a sua principal preocupação é a continuidade e a segurança do seu negócio. Por isso, na Contajá, criamos um processo de migração pensado para ser simples, seguro e totalmente gratuito.
Ao decidir trazer sua empresa para a Contajá, nosso time de especialistas assume a linha de frente. Nós cuidamos de tudo:
- Contato direto com o contador antigo: Fazemos a ponte para garantir uma transição amigável e eficiente.
- Coleta de 100% da documentação: Conferimos tudo para ter certeza de que nada se perdeu.
- Análise e diagnóstico: Já iniciamos com um check-up da saúde fiscal da sua empresa, identificando oportunidades de melhoria.
- Custo zero na migração: Você não paga absolutamente nada para trocar de contador e vir para a Contajá.
Dê o próximo passo na gestão do seu negócio. Venha para uma contabilidade digital, humana e que está verdadeiramente comprometida com o seu sucesso. Fale com um de nossos especialistas e descubra como podemos simplificar sua vida.
Entenda também: Posso trocar de contador? Guia de como mudar de contador com passo a passo
Processo de trocar de contador para a Contajá: Passo a passo
1 – Primeiramente, você entrará em contato com o nosso time comercial, que será o seu primeiro contato aqui. É com eles que você fecha negócio.
2- Após isso, você será transferido para as mãos do nosso onboarding, departamento responsável por te guiar, tirar suas dúvidas, falar o que será necessário para a migração e informar sobre os próximos passos. Caso você tenha dúvidas no preenchimento dos dados listados abaixo, fique a vontade para pedir a ajuda dos nossos contadores online do onboarding, já que eles estão disponíveis para te dar esse suporte!
3- Você irá preencher a tela inicial do onboarding com as dados e documentos básicos da empresa. O que solicitamos, em geral, são:
- Dados de todos os sócios da empresa (os documentos necessários serão informados pelos nossos contadores);
- Se o cliente acessa o portal de notas do seu município;
- Caso a empresa seja optante pelo Simples Nacional, o cliente precisa enviar o código de acesso e, caso não possua, a tela possui um FAQ com orientações de onde e como gerar;
- Posteriormente, questionamos se o cliente possui contador atualmente e, em caso positivo, deve adicionar os dados de contato para solicitação de documentos complementares;
- O próximo passo é direcionado aos documentos de constituição da empresa (contrato social ou requerimento do empresário, e outros documentos que o cliente ache necessário);
- Por fim, a última etapa é sobre certificado digital. Caso a empresa esteja apta a possuir o certificado, solicitamos, de acordo com a necessidade de cada situação, o envio ou a compra do certificado.
Com tudo preenchido, o cliente recebe uma mensagem na tela de conclusão informando que as informações serão conferidas e que um dos nossos colaboradores entrará em contato após a conferência.
Entretanto, não basta apenas preencher essa tela e achar que a migração está completa. Nós podemos precisar de outras informações (que são ajustadas posteriormente, via chat) que possam vir a ser necessárias para finalizar a sua migração, dando prosseguimento nas obrigações contábeis. Portanto, fique sempre em contato com nossos colaboradores e retorne nossos contatos via chat.
Depois de tudo ajustado, no final da migração, agendamos uma reunião de apresentação do sistema da nossa plataforma pelo Google Meet, que serve também para que o cliente possa esclarecer eventuais dúvidas. Saiba mais se a Contajá é confiável.
A contabilidade, assim como outros setores, está em constante evolução. Em um mundo cada vez mais digitalizado, não atualizar seus processos contábeis pode significar ficar para trás. A migração para a contabilidade online não é apenas uma tendência, mas uma necessidade.
Empresas que adotam essa abordagem moderna estão mais preparadas para enfrentar desafios, adaptar-se a mudanças e aproveitar oportunidades. Além disso, a contabilidade digital é sinônimo de inovação, baixo custo, eficiência e agilidade, características essenciais para o sucesso no mercado atual.
