Em um mundo empresarial repleto de desafios e decisões a serem tomadas diariamente, é essencial contar com ferramentas que auxiliem na priorização de tarefas e problemas.
Uma dessas ferramentas é a Matriz GUT. Mas, afinal, o que é e para que serve essa matriz? E como aplicá-la de forma eficaz em sua empresa? Vamos explorar essas questões a seguir.
Em primeiro lugar, todos nós já nos deparamos com uma pilha de tarefas e nos perguntamos: “Por onde começar?”. A resposta para essa questão é mais simples do que parece, graças à Matriz GUT. Afinal, a matriz GUT é uma ferramenta de priorização extremamente eficaz, desenvolvida por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, que tem como objetivo auxiliar na tomada de decisões.
O que é e para que serve a Matriz GUT?
Em primeiro lugar, é fundamental entender o conceito por trás dessa ferramenta. A Matriz GUT, cujo nome é derivado das iniciais Gravidade, Urgência e Tendência, é uma metodologia de uma matriz de priorização criada com o propósito de auxiliar gestores na tomada de decisões.
Ao passo que, ao utilizar essa matriz, é possível avaliar e classificar problemas com base em sua gravidade, urgência e a tendência deles piorarem com o tempo.
A saber, a Gravidade refere-se ao impacto que um problema pode causar se não for solucionado. Urgência, por sua vez, diz respeito ao tempo disponível para resolver uma questão antes que ela cause danos. E a Tendência avalia como o problema evoluirá se nada for feito para solucioná-lo.
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Dicas de como aplicar a Matriz GUT na sua empresa
Agora que já compreendemos o que é a Matriz GUT, vejamos algumas dicas práticas de como aplicá-la em sua gestão:
- Identifique os Problemas: Antes de mais nada, faça uma lista de todos os desafios e problemas que sua empresa enfrenta atualmente. Seja o mais específico possível.
- Avalie Cada Problema: Utilize os critérios da Matriz GUT para avaliar cada problema listado. Atribua uma nota de 1 a 5 para gravidade, urgência e tendência de cada um.
- Calcule: Multiplique as notas de cada critério para obter uma pontuação total para cada problema. Dessa forma, você terá uma visão clara de quais questões são mais críticas.
- Priorize: Com base nas pontuações obtidas, organize os problemas em ordem de prioridade. Assim sendo, você saberá exatamente onde focar seus esforços primeiro.
- Elabore Planos de Ação: Para cada problema identificado, desenvolva um plano de ação específico. Estabeleça metas, prazos e responsáveis.
- Reavalie Periodicamente: O mundo dos negócios é dinâmico. Portanto, é essencial reavaliar e ajustar suas prioridades regularmente, levando em consideração as mudanças no ambiente empresarial.
Entendendo a Matriz GUT
Como comentado, a GUT é uma ferramenta que se baseia em três critérios fundamentais: Gravidade, Urgência e Tendência. Estes critérios, conhecidos como gravidade x urgência x tendência, são essenciais para avaliar cada problema que surge em nosso caminho.
- Gravidade: Representa o impacto e a intensidade que um problema pode causar se não for resolvido. Em outras palavras, é a consequência direta de não lidar com o problema em questão.
Os níveis de gravidade são:
- Sem gravidade
- Pouco Grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
- Urgência: Este critério está ligado ao fator tempo. Representa o prazo que você tem para solucionar um determinado problema. Afinal, alguns problemas exigem ações imediatas, enquanto outros podem esperar.
Os níveis de urgência são:
- Sem urgência
- Pouco urgente
- Urgente
- Muito urgente
- Extremamente urgente
- Tendência: Refere-se ao potencial de crescimento de um problema. Ou seja, se um problema não for tratado, ele vai piorar com o passar do tempo ou irá piorar a médio prazo?
Os níveis de tendência são:
- Sem tendência de piorar
- Pode Piorar em longo prazo
- Piorar em médio prazo
- Piorar em curto prazo
- Agravar rápido
Como Montar a Matriz GUT?
Para montar a matriz GUT, siga os passos abaixo:
- Liste todas as situações ou problemas que precisa resolver em um determinado período. Recomendamos que, a princípio, considere um dia.
- Avalie cada problema com base nos critérios gravidade x urgência x tendência. Para cada critério, atribua uma nota de 1 a 5.
- Multiplique as notas de cada elemento, utilizando a fórmula G x U x T.
- Analise a nota final e organize suas tarefas em ordem de prioridade, levando em consideração a pontuação obtida.
Por Que Usar a Matriz GUT?
A matriz GUT pode ser uma alternativa mais eficaz do que outras ferramentas, como a análise SWOT, por exemplo. Ela permite uma visão clara de quais problemas precisam de atenção imediata e quais podem ser tratados posteriormente. Além disso, ao contrário de outras ferramentas, a matriz GUT leva em consideração o passar do tempo e como os problemas podem piorar com o tempo se não forem tratados.
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Conclusão
Em resumo, a Matriz GUT é uma ferramenta poderosa que, quando utilizada corretamente, pode transformar a gestão de sua empresa. Ela não apenas ajuda a identificar problemas, mas também a priorizá-los e desenvolver soluções eficazes.
Portanto, se você ainda não a utiliza em sua gestão, considere integrá-la às suas práticas. Afinal, em um mundo empresarial tão competitivo, ter as ferramentas certas pode ser o diferencial que sua empresa precisa para se destacar.
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