Como calcular o custo de um funcionário para empresa? (2024)

Calcular o custo de um funcionário em 2024 pode ser complexo devido às frequentes alterações nas leis do trabalho e às variadas taxas e encargos que dependem do regime tributário da empresa.

Neste artigo, exploraremos como o custo de um colaborador pode ser impactado por diversos fatores, incluindo o regime tributário sob o qual a empresa opera, seja Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, e as recentes alterações na reforma trabalhista.

Ademais, discutiremos os encargos sociais que incidem sobre o salário do funcionário e como eles influenciam o custo final para a empresa. Continue nesse artigo e saiba todos os custos de um funcionário e como planejar-se adequadamente para 2024.

Por que é importante conhecer o custo de um funcionário?

Entender o custo de um colaborador é fundamental para qualquer empresa. Especialmente no ambiente de contabilidade, onde cada detalhe financeiro impacta diretamente na saúde e manutenção do negócio. Manter o controle rigoroso sobre as despesas, inclusive aquelas relacionadas à equipe, é importante para garantir a rentabilidade e evitar dívidas.

Os gastos com funcionários vão além do salário; incluem tributos, contribuições sindicais, além de investimentos em benefícios e capacitações. Entender o custo de um funcionário ajuda a empresa a ver o ROI, cortar custos, melhorar a eficiência e gerenciar suas finanças de modo mais efetivo.

Além disso, ao analisar detalhadamente os custos associados aos funcionários, incluindo gastos não estratégicos, a organização pode direcionar seus recursos de maneira mais assertiva, focando em investimentos que geram retorno e motivam a equipe.

Essa prática permite não apenas uma melhor organização e direção de investimentos mas também a otimização de custos e a definição do número ideal de profissionais. Assim, contribui-se para o crescimento sustentável da empresa, evitando tanto o excesso quanto a falta de talentos, o que pode levar à sobrecarga de trabalho, queda na qualidade operacional e disputas trabalhistas. A gestão eficiente do custo de um colaborador é, portanto, uma peça chave no sucesso e na manutenção de qualquer empresa.

Mudanças da Reforma Trabalhista

A Lei nº 13.647/2017, conhecida como Reforma Trabalhista, introduziu significativas mudanças na contratação de funcionários, promovendo maior flexibilidade nas relações de trabalho. A medida provisória 936 foi um marco, permitindo modalidades de jornada como o trabalho parcial e intermitente, além do home office, com a remuneração podendo ser ajustada por jornada ou diária, a depender do acordo entre empresa e funcionário.

Essa flexibilização facilita a adaptação às necessidades tanto do empregador quanto do empregado, refletindo diretamente no cotidiano das empresas de contabilidade, onde o controle de custo de um colaborador é fundamental.

A possibilidade de terceirização da atividade-fim, antes restrita, agora é permitida, possibilitando às empresas a busca por prestadores de serviços sem a necessidade de contratação direta, o que altera a gestão de encargos trabalhistas. As modalidades de contrato introduzidas pela reforma, como o contrato intermitente e o home office, oferecem diferentes estruturas de custo relacionadas ao pagamento de 13º salário, férias proporcionais, FGTS, entre outros, sem estabelecer um vínculo empregatício tradicional em todos os casos.

Tais mudanças são essenciais para a flexibilização e a eficiência operacional nas empresas, permitindo uma gestão financeira mais estratégica e alinhada às novas realidades do mercado de trabalho.

Quanto custa um funcionário?

Determinar o custo de um funcionário para a empresa em 2024 envolve uma série de fatores que vão além do salário bruto acordado. Primeiramente, é necessário considerar que todo colaborador tem direitos assegurados por lei, tais como férias remuneradas, 13º salário e contribuições ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Além disso, há os encargos sociais, que são custos adicionais suportados pela empresa e destinados a diferentes órgãos governamentais. Esses encargos variam bastante conforme o regime tributário adotado pela empresa, podendo influenciar diretamente no cálculo final do custo de um colaborador.

Estes componentes são fundamentais para entender o impacto financeiro que um novo funcionário pode ter sobre a operação da empresa. Portanto, é essencial que os gestores estejam atualizados com as mais recentes legislações trabalhistas e tributárias para realizar uma estimativa precisa do custo de um funcionário, garantindo assim uma gestão financeira eficiente e estratégica dentro do ambiente corporativo.

Benefícios que fazem parte do Cálculo do Custo do Funcionário

Além do salário, o custo de um funcionário para a empresa envolve diversos outros benefícios e gastos. Portanto, é fundamental que a empresa considere esses valores ao calcular o custo total de contratação. Entre os benefícios que influenciam diretamente no custo de um colaborador, podemos destacar:

Uniforme: Algumas empresas optam por fornecer uniformes aos seus funcionários. Este é um custo adicional que, embora seja uma despesa inicial, reflete no bem-estar e na padronização da equipe.
Refeição fornecida na empresa ou vale-refeição/alimentação: A oferta de refeição no local de trabalho ou o fornecimento de vale-refeição contribui para a satisfação do funcionário e também representa um custo adicional para a empresa.
Treinamentos: Investir na capacitação dos colaboradores é essencial para o crescimento da empresa. Os custos com treinamentos são considerados um investimento na qualidade do serviço ou produto oferecido.
Plano de assistência médica e/ou odontológica: Proporcionar planos de saúde e odontológicos é uma prática que beneficia tanto o funcionário quanto a empresa, resultando em menos afastamentos por questões de saúde.
Vale-transporte: O vale-transporte é um direito do trabalhador e, portanto, um custo adicional que a empresa deve assumir para garantir o deslocamento do funcionário até o local de trabalho.

Estes exemplos ilustram como os benefícios adicionais podem elevar o custo de um funcionário, sendo essencial considerá-los no planejamento financeiro da empresa.

Como Calcular o Custo de um Funcionário?

Para calcular o custo de um funcionário, é necessário considerar uma série de fatores além do salário bruto. Esses custos são influenciados pelo regime tributário adotado pela empresa, seja ele Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido. Cada regime tem suas características e taxas específicas que afetam diretamente o custo total de um colaborador.

Simples Nacional

No regime do Simples Nacional, preferido por micro e pequenas empresas, o custo de um funcionário é calculado considerando alíquotas mais brandas e isenções de certos encargos. Por exemplo, para um funcionário com salário-base de R$ 1.000,00, calcula-se:

8% de FGTS por mês, que resulta em R$ 80,00;
Férias anuais de R$ 1.000,00;
1/3 sobre férias de R$ 333,33;
13° salário de R$ 1.000,00;
8% de FGTS sobre o valor anual, que soma R$ 186,67;
Provisão Mensal de R$ 210,00.

Adicionando custos com vale-transporte e vale-alimentação, que podem ser, respectivamente, R$ 132,00 e R$ 220,00, o total chega a R$ 1.642,00. Após descontos de INSS e vale-transporte, o custo final fica em torno de R$ 1.502,00.

Lucro Real ou Presumido

Neste regime, o custo de um funcionário inclui encargos adicionais não presentes no Simples Nacional, como:

20% de INSS patronal;
Seguro de acidente de trabalho variando de 1% a 3%;
2,5% para salário educação;
20% para descanso semanal remunerado;
8,33% para o 13º salário;
3,3% para contribuições ao “Sistema S” (SEBRAE, SENAI, SESI);
11,11% para férias com abono de 1/3.

Com essas taxas, o custo médio de um funcionário pode chegar a R$ 1.700,00, representando um aumento significativo em comparação com o regime do Simples Nacional. Essa diferença ressalta a importância da escolha do regime tributário na gestão financeira da empresa, impactando diretamente nos custos com pessoal.

Encargos Sociais

Ao incorporar um novo membro à equipe, entender o custo de um funcionário se torna essencial, especialmente considerando os encargos sociais que a empresa precisa cobrir. Estes encargos representam cerca de 37% do salário líquido do funcionário. Deste percentual, 29% são destinados à contribuição patronal para o INSS, o que, em um salário de R$ 1.000,00, equivale a R$ 290.

Os 8% restantes são referentes ao FGTS, somando R$ 80 ao custo de um funcionário. Essas taxas adicionais são essenciais para a cobertura dos direitos dos trabalhadores, influenciando diretamente no cálculo total do custo do colaborador para a empresa.

Custos com Treinamentos e Benefícios

Quando se avalia o custo de um funcionário, é essencial considerar também os investimentos feitos no seu desenvolvimento e bem-estar. Isso inclui gastos com capacitação, workshops, treinamentos e diversos benefícios que visam atrair e reter talentos. Essas despesas, embora possam parecer extras, são na verdade investimentos vitais que permitem à empresa criar diferenciais no mercado e promover o crescimento do negócio. Alocar recursos para o desenvolvimento de colaboradores é uma estratégia que, a longo prazo, gera retornos significativos para a organização.

Calculando o Custo Final de um Funcionário

Para apurar o custo total de um funcionário, é preciso somar o salário acordado com benefícios, como o vale-transporte e o auxílio-alimentação, além dos tributos governamentais. Considerando um salário de R$ 1.000,00, o cálculo inclui:

Salário: R$ 1.000,00;
Vale-transporte: R$ 138,00;
Auxílio-alimentação: Empresa cobre 80% do valor;
13º salário e férias: Adicionais proporcionais;
FGTS: R$ 80,00;
INSS: R$ 200,00.

Somando esses valores, o custo final do funcionário pode alcançar R$ 1.666,10, sem contar o auxílio-alimentação. Esse cálculo básico é fundamental para o planejamento financeiro da empresa durante a contratação de novos colaboradores.

Como Otimizar Custos com a Mão de Obra?

Investimento em Capacitação Contínua: Primeiramente, é importante entender que a formação contínua dos colaboradores é uma estratégia eficaz para otimizar o custo de um funcionário. A capacitação pode elevar a produtividade e, por conseguinte, diminuir os gastos por funcionário.
Monitoramento da Produtividade: Em segundo lugar, observar e avaliar a produtividade dos colaboradores é essencial. Essa prática permite identificar pontos de melhoria e implementar ações corretivas, otimizando assim o desempenho da equipe.
Adoção de Tecnologia: Além disso, a incorporação de suporte tecnológico no ambiente de trabalho pode aumentar a eficiência operacional. Ferramentas adequadas permitem que as tarefas sejam executadas mais rapidamente e com menos erros, impactando positivamente no custo de um colaborador.

Cálculo do Retorno sobre o Investimento

Avaliar o Retorno sobre o Investimento (ROI) é fundamental para entender a eficiência de cada real investido nos recursos da empresa, especialmente quando se trata do custo de um colaborador. Essa métrica, essencialmente, compara o investimento feito nos funcionários com os benefícios financeiros que eles trazem para a organização. Dessa maneira, é possível mensurar de forma direta a contribuição de cada membro da equipe para os resultados financeiros da empresa.

Primeiramente, é importante destacar que calcular o custo de um funcionário vai além de seus salários e benefícios. Inclui também treinamentos, infraestrutura, entre outros aspectos que contribuem para o desempenho do colaborador. Por isso, ao dividir o total investido pelo período desejado, seja anual, mensal ou até diário, e comparar com os lucros gerados, obtemos uma visão clara do retorno desse investimento.

Além disso, manter um sistema de cargos e salários transparente e bem estruturado auxilia na administração dos custos de um colaborador. Isso não só facilita o controle financeiro como também promove um ambiente mais justo e motivador para os funcionários. Acompanhar esses gastos de perto e de forma constante permite que a empresa se mantenha saudável, otimizando seus recursos e maximizando seus lucros.

Dicas para melhorar o seu ROI

Contrariamente ao que muitos gestores podem pensar, é possível sim otimizar o custo de um funcionário sem comprometer sua satisfação ou produtividade. Estratégias como valorizar os colaboradores mais eficientes e investir em sua permanência na empresa são fundamentais para evitar o alto custo do turnover.

Uma gestão eficaz do tempo de trabalho, evitando horas extras desnecessárias e promovendo um ambiente seguro que minimize os riscos de acidentes, também contribui bastante para a redução dos custos. Escutar os funcionários e fornecer feedbacks construtivos são práticas que incentivam a produtividade e, por consequência, otimizam os recursos investidos.

Investir na motivação e na produtividade dos colaboradores é, sem dúvida, uma forma inteligente de gerenciar o custo de um funcionário. Afinal, um time motivado e eficiente não só reduz despesas desnecessárias mas também impulsiona o crescimento da empresa no mercado competitivo. Portanto, ao invés de apenas buscar cortes nos gastos com pessoal, o foco deve ser em otimizar esses investimentos para alcançar um retorno ainda maior.

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Conclusão

O cálculo do custo de um funcionário para uma empresa em 2024 envolve a soma de diversos fatores, incluindo não apenas o salário, mas também encargos, benefícios, impostos e possíveis gastos com treinamentos e equipamentos.

A complexidade dessa conta destaca a importância de contar com uma contabilidade experiente. Profissionais de contabilidade são essenciais para auxiliar na gestão precisa dos custos relacionados à mão de obra, garantindo que a empresa possa planejar melhor seus investimentos e otimizar seus recursos. Conhecer o custo de um funcionário ajuda na tomada de decisões estratégicas, promovendo um ambiente de trabalho sustentável e produtivo.

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