Emitir nota fiscal é mais do que uma obrigação fiscal — é um passo essencial para manter seu negócio regularizado, com boa reputação e pronto para crescer. Mesmo que você esteja começando do zero ou já tenha uma empresa ativa, entender o funcionamento da nota fiscal é indispensável para evitar problemas com o Fisco e manter as finanças sob controle.
Neste artigo, você vai aprender tudo o que precisa sobre o assunto: desde o que é a nota fiscal, até como emitir, quem está obrigado a emitir, quais são os tipos existentes e o que mudou na legislação para 2025. Tudo com foco especial em empresas optantes pelo Simples Nacional. Vamos lá?
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento eletrônico ou físico que comprova uma transação comercial — seja ela a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela registra os detalhes da operação: quem vendeu, quem comprou, o que foi vendido, os valores e os tributos aplicáveis.
Além de ser o principal instrumento de comprovação fiscal para empresas, a nota fiscal é essencial para controle de estoque, faturamento, apuração de impostos e geração de relatórios contábeis.
Segue um exemplo de Nota Fiscal:
Quais as diferenças da NFS-e para outras notas fiscais?
Entender as diferenças da NFS-e em relação a outras notas fiscais é importante para a boa gestão fiscal da sua empresa. Vamos ver as principais diferenças:
Formas de emissão: A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é totalmente digital e é emitida pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Isso acaba com o uso de papel, reduz a burocracia e melhora como os dados são organizados.
Finalidade: A NFS-e registra serviços, enquanto a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é para vendas de produtos. Já a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), serve como cupom fiscal. Mas, quais desses escolher? Então, a escolha do documento certo depende do tipo de atividade que a sua empresa realiza.
Quem é obrigado a emitir nota fiscal?
Todas as empresas que comercializam produtos ou prestam serviços devem emitir nota fiscal. Abaixo, os principais grupos:
- Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP): obrigadas a emitir NF em todas as transações comerciais.
- Empresas do Simples Nacional: devem emitir nota fiscal eletrônica sempre que venderem ou prestarem serviço.
- E-commerces: não importa o porte, qualquer venda virtual precisa de emissão de nota fiscal.
- MEIs: a partir de abril de 2025, passam a ser obrigados a incluir o Código de Regime Tributário (CRT) “4 – Simples Nacional – Microempreendedor Individual” nas notas emitidas.
Por que a emissão de nota fiscal é tão importante?
Emitir notas fiscais com regularidade é sinônimo de uma empresa saudável e bem organizada. Veja os principais benefícios:
- Legalidade: cumprir com as obrigações fiscais evita multas e sanções legais.
- Transparência: clientes e fornecedores confiam mais em empresas que trabalham com emissão regular de notas.
- Gestão financeira: facilita o controle das entradas e saídas de dinheiro e melhora a análise de fluxo de caixa.
- Acesso a crédito e parcerias: empresas com emissão regular de NF têm mais chances de aprovação em linhas de crédito e programas de incentivo.
Para que serve a NFS-e?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) tem uma função essencial para empresas prestadoras de serviços: ela garante que a operação esteja dentro da lei e registrada de forma clara e segura. Mas seu papel vai muito além da obrigatoriedade fiscal. Veja os principais benefícios:
Cumprimento das obrigações fiscais
A emissão da NFS-e é exigida por lei e garante que o ISS (Imposto Sobre Serviços) seja calculado e recolhido corretamente. Com ela, a empresa fica em conformidade com a legislação e evita multas, autuações ou problemas com a Receita.
Comprovação da prestação de serviços
Ela serve como comprovante oficial de que o serviço foi prestado. A NFS-e traz dados completos da operação: descrição do serviço, valores, data, CNPJ do prestador e do cliente. Isso oferece segurança jurídica para ambas as partes, principalmente em contratos maiores ou serviços recorrentes.
Transparência e organização financeira
Como o sistema é digital, todas as notas emitidas ficam registradas e organizadas eletronicamente. Isso facilita o controle financeiro, ajuda a acompanhar o desempenho da empresa e torna mais simples a prestação de contas e auditorias.
Menos burocracia e mais eficiência
Com a NFS-e, não é necessário imprimir, guardar ou enviar notas em papel. Tudo é feito online, o que reduz custos, evita erros e contribui para a sustentabilidade. É o fim da papelada e o início de uma gestão muito mais moderna.
Rapidez e segurança em tempo real
O envio da nota é feito eletronicamente, com assinatura digital, garantindo autenticidade, validade legal e proteção contra fraudes. A nota chega ao cliente em segundos, com segurança total.
Tipos de nota fiscal eletrônica
Atualmente, os documentos fiscais são emitidos em formatos eletrônicos, através de sistemas integrados com a Receita Federal ou prefeituras. Os principais tipos são:
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica: usada para venda de mercadorias.
- NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: destinada à prestação de serviços.
- NFC-e – Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica: utilizada em vendas diretas ao consumidor final.
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico: aplicada por empresas de transporte.
- NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica: usada por contribuintes não obrigados à emissão de NF-e.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Emitir uma nota fiscal eletrônica pode parecer burocrático, mas o processo é mais simples do que parece. Veja o passo a passo básico:
1. Identifique o tipo de nota fiscal
Antes de tudo, saiba se você está vendendo um produto (NF-e) ou prestando um serviço (NFS-e).
2. Cadastre sua empresa no órgão fiscal
- NF-e: cadastro na Secretaria da Fazenda estadual.
- NFS-e: cadastro na Prefeitura do município.
3. Adquira um certificado digital
Esse certificado funciona como a “assinatura eletrônica” da empresa. É obrigatório para garantir segurança e autenticidade no envio da nota fiscal.
4. Escolha um sistema emissor
Você pode optar por sistemas gratuitos das prefeituras ou usar plataformas especializadas e automatizadas, que facilitam o dia a dia e geram relatórios de gestão.
5. Preencha os dados corretamente
Informe:
- Dados do cliente;
- Produtos ou serviços vendidos;
- Valores, impostos e alíquotas;
- Código fiscal da operação.
6. Transmita e armazene a NF
Após emissão, envie a nota para a Sefaz (ou Prefeitura), e disponibilize a versão XML e DANFE para o cliente. Guarde os arquivos por, no mínimo, cinco anos.
Qual o custo para emitir uma NFS-e?
Na maioria das cidades brasileiras, emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) pelo sistema da prefeitura pode ser gratuito. No entanto, algumas prefeituras estabelecem limites mensais de emissão e oferecem planos pagos para empresas que precisam emitir mais documentos.
Além do portal da prefeitura, também é possível emitir NFS-e usando softwares emissores especializados. Eles automatizam o processo e são muito úteis para empresas que buscam agilidade, integração com sistemas de gestão ou maior volume de notas. Algumas plataformas são gratuitas para quem emite poucas notas; outras funcionam por assinatura ou cobrança por nota.
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Diferença entre invoice e nota fiscal
Embora a invoice funcione como uma fatura comercial entre empresas de países diferentes, ela não substitui a nota fiscal no Brasil. Ou seja, se você realiza vendas internacionais, precisa emitir a invoice para seu cliente no exterior, mas ainda assim emitir a nota fiscal brasileira para estar em dia com o Fisco nacional.
O que mudou na legislação em 2025?
Fique atento às atualizações legais que afetam diretamente o seu negócio:
- MEI: a partir de 1º de abril de 2025, é obrigatório o uso do CRT “4” ao emitir notas.
- Produtores Rurais: também devem emitir NF-e para operações interestaduais e com faturamento superior a R$ 360 mil.
- Reforma Tributária: notas de serviço (NFS-e) foram ajustadas para incluir novos tributos como IBS e CBS. Por isso, sistemas emissores devem estar atualizados.
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