Manter um funcionário registrado vai muito além de pagar o salário mensal. Você, como empresário do Simples Nacional, já deve ter se perguntado como calcular o custo de um funcionário de forma precisa e evitar surpresas no fim do mês.
Com as mudanças de 2025 – incluindo o salário mínimo atualizado para R$ 1.518,00 – entender todos os gastos envolvidos na contratação se tornou ainda mais importante.
Vamos juntos descobrir quanto custa, de fato, manter um funcionário em 2025, desde encargos trabalhistas até benefícios, e como planejar melhor essas despesas na sua empresa.
O que significa o custo de um funcionário?
Calcular o custo de um funcionário significa somar todos os gastos diretos e indiretos relacionados a um colaborador, indo além do salário bruto combinado.
Isso inclui salário base, encargos trabalhistas (como INSS, FGTS, 13º salário e férias proporcionais), benefícios obrigatórios (vale-transporte, por exemplo) e opcionais (como plano de saúde), além de custos operacionais (treinamentos, equipamentos de trabalho, etc.).
Componentes do custo de um funcionário
Quando falamos em custo de um funcionário, é preciso destrinchar todos os elementos que compõem essa despesa. Vamos listar os principais componentes que você deve considerar:
- Salário bruto: É o ponto de partida. Trata-se do valor acordado em contrato, sem descontos. É sobre o salário bruto que incidem a maioria dos encargos.
- Encargos trabalhistas obrigatórios: São as obrigações que a lei impõe sobre a contratação formal (CLT). Aqui entram:
- INSS (Previdência Social)
- FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
- 13º salário
- Férias remuneradas e adicional de 1/3
- Multa do FGTS em caso de rescisão sem justa causa
- Benefícios obrigatórios: São benefícios que a legislação ou acordo coletivo normalmente obriga a oferecer, por exemplo:
- Vale-transporte
- Vale refeição ou Vale alimentação
- Benefícios opcionais: São vantagens oferecidas pela empresa para valorizar e reter talentos, como plano de saúde, vale-cultura, bônus ou auxílio home-office.
- Custos indiretos: Não aparecem no holerite, mas fazem parte do custo de ter um empregado. Por exemplo: contratação de profissionais da área de saúde e segurança do trabalho.
- Infraestrutura e equipamentos: Espaço físico, energia elétrica, água, mobília, computador, ferramentas de trabalho e licenças de software usados pelo funcionário.
- Treinamentos e capacitação: Investimentos em cursos, workshops ou treinamento interno para desenvolver as habilidades do colaborador.
- Despesas administrativas: Processos de recrutamento e seleção, exames admissionais e demissionais, gerenciamento de ponto eletrônico, consultoria contábil para folha de pagamento, etc.
Todos esses componentes somados representam o custo total de um funcionário.
Salário mínimo 2025 e encargos trabalhistas atualizados
Em 2025, tivemos uma atualização importante: o salário mínimo nacional subiu para R$ 1.518,00 a partir de janeiro. Isso impacta diretamente o cálculo de encargos trabalhistas, pois vários itens são baseados no salário mínimo.
- INSS do empregado: A contribuição é descontada direto do salário, com alíquotas progressivas a partir de 7,5%. Por exemplo, quem ganha o salário mínimo de R$ 1.518,00 tem R$ 113,85 retidos, recebendo R$ 1.404,15 líquidos.
- FGTS: Permanece em 8% da remuneração bruta.
- 13º salário e férias: Para um salário de R$ 1.518, o 13º é de R$ 1.518 e as férias totalizam R$ 2.024 (incluindo o adicional de 1/3). Para evitar surpresas, o ideal é provisionar mensalmente cerca de R$ 126,50 (13º) e R$ 168,67 (férias).
- Novos valores para MEI e Simples Nacional: A contribuição do MEI subiu para R$80,90 para prestadores de serviço em 2025.
Em resumo, o aumento do salário mínimo para R$ 1.518,00 traz um pequeno acréscimo nos custos trabalhistas por funcionário.
Como calcular o custo de um funcionário para empresa?
Agora que já sabemos cada item que compõe o custo, vamos ao como calcular o custo de um funcionário na prática. A metodologia abaixo serve para qualquer salário; vamos usar o salário mínimo de 2025 (R$ 1.518,00) como exemplo para ilustrar:
Passo a passo para usar a Calculadora de Custo de Funcionário (2025)
1. Preencha o campo “Salário Bruto (R$)”
Digite o valor bruto que o funcionário recebe mensalmente.
Exemplo: R$ 1.518
2. Informe o valor de “Vale-Transporte (R$)”
Insira quanto a empresa paga de vale-transporte ao colaborador por mês.
Exemplo: R$ 100
3. Preencha o valor de “Vale-Refeição (R$)”
Informe o custo mensal de vale-refeição oferecido pela empresa.
Exemplo: R$ 440
4. Informe o “Plano de Saúde (R$)”
Digite o valor mensal que a empresa paga pelo plano de saúde do funcionário, se houver.
Exemplo: R$ 200
Complete com “Outros Benefícios pagos pela empresa (R$)”
Inclua aqui qualquer outro benefício adicional oferecido mensalmente, como:
- Plano odontológico
- Auxílio home office
- Bônus fixos
Exemplo: R$ 50
Clique em “Calcular Custo Total”
Depois de preencher todos os campos, clique no botão verde. A calculadora vai somar o salário e todos os encargos e benefícios para exibir o custo mensal total desse colaborador para a empresa.
Então, no total, se você está perguntando “Quanto custa um funcionário para a empresa?” a resposta é que: Depende do regime da contratação, se for CLT, PJ ou terceirizado.
Quais são os principais componentes do custo de um colaborador?
Para entender o impacto real, é fundamental considerar todos os encargos e benefícios obrigatórios e adicionais, como:
- Salário bruto;
- Encargos trabalhistas obrigatórios;
- Despesas mensais recorrentes;
- Benefícios adicionais;
Exemplo de custos e encargos
| Componente | Percentual médio sobre o salário |
|---|---|
| INSS patronal (empresas comuns) | 20% |
| FGTS | 8% |
| Férias + 1/3 | 11,11% |
| 13º salário | 8,33% |
| Total de encargos básicos | Aproximadamente 47% |
| Benefícios opcionais | Varia conforme política interna |
No caso de MEIs contratando CLT, a regra muda: o microempreendedor deve pagar 8% de FGTS e 3% de INSS patronal, além dos benefícios obrigatórios acordados.
É importante conhecer o custo de um funcionário?
Entender o custo real de um funcionário é fundamental para a gestão financeira de qualquer empresa, especialmente para pequenos negócios e optantes do Simples Nacional. Veja por que isso é tão importante:
- Planejamento Financeiro: Ao conhecer todos os gastos envolvidos, você consegue planejar melhor o orçamento da empresa e evitar apertos no caixa.
- Formação de Preços: Saber exatamente quanto cada colaborador custa permite calcular o ROI (Retorno sobre Investimento) desse profissional. Isso ajuda a precificar seus produtos/serviços adequadamente.
- Decisões de Contratação: Com os números em mãos, fica mais claro quantos funcionários sua empresa pode sustentar. Você pode decidir entre contratar em regime CLT, terceirizar serviços ou até adotar modelos de trabalho diferentes para reduzir custos.
- Crescimento Sustentável: Controlar os custos com pessoal evita endividamento e mantém a saúde financeira.
Dicas para otimizar e reduzir o custo de funcionários
Manter a folha de pagamento equilibrada é um desafio, mas existem estratégias para reduzir ou otimizar os custos sem prejudicar os colaboradores. Aqui estão algumas dicas voltadas para pequenas empresas e negócios do Simples Nacional:
- Automatize processos e aumente a produtividade: Antes de contratar mais gente, veja se sua equipe atual pode ser mais produtiva com ajuda de tecnologia ou melhoria de processos.
- Contrate dentro da realidade do seu negócio: Parece óbvio, mas é importante planejar bem cada contratação. Evite contratar por impulso.
- Aproveite os benefícios do Simples Nacional: Como vimos, se você é Simples Nacional, já economiza em certos encargos. Garanta que está enquadrado no anexo tributário correto para sua atividade, aproveitando alíquotas menores.
- Revise benefícios opcionais: Oferecer benefícios é ótimo, mas avalie o custo-benefício de cada um. Converse com os funcionários para entender quais benefícios eles mais valorizam.
- Invista em retenção e treinamento: Acredite, demissão e contratação custam caro (rescisões, tempo de recrutamento, integração de novo funcionário). Portanto, manter bons funcionários vale ouro.
- Terceirize atividades não essenciais: Para serviços como limpeza, segurança, TI ou outros que não sejam o foco do seu negócio, terceirizar pode ser mais econômico.
- Controle horas extras e banco de horas: Horas extras elevam muito o custo (50% a mais na hora extra comum e 100% a mais em domingos/feriados).
- Considere benefícios de baixo custo e alto valor percebido: Nem toda melhoria para o funcionário precisa vir com alto custo.
Lembre-se: reduzir custos não é somente “cortar gastos”. É encontrar um equilíbrio onde a empresa se mantém saudável financeiramente e os colaboradores continuam motivados e bem cuidados. Com criatividade e boa gestão, é possível, sim, otimizar o custo de um funcionário e ainda assim ser um ótimo empregador.
Regime Simples Nacional e impacto nos custos trabalhistas
Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, você tem alguns benefícios em relação aos encargos patronais, o que ajuda a reduzir o custo de manter funcionários.
O regime do Simples unifica vários impostos em uma única guia (DAS) e também traz isenções de alguns encargos trabalhistas para as micro e pequenas empresas, dependendo do anexo em que sua empresa se enquadra. Vale a pena entender sobre as isenções conversando com o seu contador.
Como a Contajá pode ajudar sua empresa
A Contajá é especialista em contabilidade para pequenas empresas e Simples Nacional, e pode ser sua grande aliada na hora de reduzir custos e simplificar a gestão da folha de pagamento. Cuidar da contabilidade internamente pode ser complexo e consumir tempo valioso do empreendedor – tempo que você poderia investir em fazer seu negócio crescer. É aí que a Contajá entra:
- Consultoria personalizada: Nossos contadores entendem a fundo as regras do Simples Nacional e encargos trabalhistas.
- Folha de pagamento sem erros: Assumimos toda a parte burocrática: cálculo de salários, INSS, FGTS, 13º, férias, horas extras, envio de obrigações acessórias.
- Redução de custos operacionais: Ao terceirizar sua contabilidade e folha conosco, você elimina a necessidade de um departamento interno robusto para isso.
- Planejamento e crescimento: Vamos além do básico. Na Contajá, ajudamos você a planejar o futuro.
Imagine poder focar 100% em gerir e expandir sua empresa, enquanto especialistas cuidam para que os impostos e obrigações trabalhistas estejam em dia, com o menor custo possível. É isso que oferecemos!
