A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação acessória anual para empresas optantes pelo Simples Nacional.
Com o prazo de entrega se aproximando em 31 de março de 2025, é importante entender quem deve apresentá-la e como preenchê-la corretamente para evitar penalidades.
O que é Defis?
Defis é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, um documento vital para as empresas que fazem parte do Simples Nacional.
A Resolução CGSN nº 140/2018 estabelece que a empresa optante também deve entregar a Defis por meio do PGDAS-D, até 31 de março do ano.
Esse declaração informa à Receita Federal dados importantes sobre a situação econômica, social e fiscal das empresas.
Além disso, ele serve também para mostrar quais impostos foram pagos durante o ano. Essas informações são compartilhadas com órgãos fiscais estaduais, distritais e municipais, garantindo transparência nas atividades fiscais da empresa.
Lembre-se: é obrigatório entregar esse documento todo ano, referente ao ano fiscal anterior.
Qual a diferença entre Defis e IRPJ?
Defis não é o mesmo que o IRPJ, que é o Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Enquanto ambas são declarações importantes. Porém, elas têm objetivos distintos e coletam informações diferentes também.
Por exemplo, o IRPJ é exigido para empresas que estão nos regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real. Além disso, ela detalha informações mais específicas sobre as operações da empresa.
Ademais, se após a declaração do IRPJ houver impostos a serem pagos, o pagamento é feito por meio do DARF. Já no Simples Nacional, os impostos são pagos mensalmente pelo DAS, então não há cobranças adicionais após a declaração do Defis. Então, ficou claro a diferença entre essas declarações?
Quem deve entregar a DEFIS?
Todas as empresas que estiveram enquadradas no Simples Nacional em qualquer período do ano-calendário de 2024, são obrigadas a fazer o envio da declaração. Isso inclui:
- Microempresas (ME): Empresas com receita bruta anual de até R$ 360.000,00.
- Empresas de Pequeno Porte (EPP): Empresas com receita bruta anual entre R$ 360.000,01 e R$ 4.800.000,00.
Mesmo que a empresa tenha sido desenquadrada do Simples Nacional durante 2024, é necessário enviar a declaração referente ao período em que esteve no regime.
Como preencher a DEFIS: passo a passo
Para preencher e enviar a DEFIS corretamente, siga os passos abaixo:
- Acesse o sistema PGDAS-D:
Entre no Portal do Simples Nacional e selecione o aplicativo PGDAS-D/DEFIS.
Utilize o certificado digital ou código de acesso para autenticar-se.
- Selecione a opção “DEFIS”:
No menu principal, escolha a opção “DEFIS” para iniciar o preenchimento.
- Informe o ano-calendário:
Selecione o ano de 2024 como referência para a declaração.
- Preencha os dados da empresa:
- Dados cadastrais: Verifique e atualize informações como endereço, atividades econômicas (CNAEs) e quadro societário.
- Dados econômicos: Informe a receita bruta total, segregada por mês e por atividade, conforme os anexos do Simples Nacional.
- Informe as informações fiscais:
3.1. Tributos recolhidos: Detalhe os valores pagos mensalmente no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
3.2. Retenções na fonte: Informe valores retidos por clientes, se houver.
- Revise e valide as informações:
Verifique se todos os dados estão corretos e completos.
Utilize a opção de validação para identificar possíveis inconsistências.
- Envie a declaração:
Após a validação, envie a declaração pelo próprio sistema.
Guarde o recibo de entrega como comprovante.
Qual é o prazo de entrega da Defis?
O prazo final para entregar a DEFIS é até as 23:59 do dia 31 de março de 2025.
Quais informações devem estar na declaração Defis?
Ao preparar a Defis para sua empresa, você precisa informar detalhes muito importantes. Quais são eles?
Inclua ganhos de capital, todas as despesas e, se houver, o lucro contábil. É importante também registrar:
- dados dos sócios, quantos funcionários havia no começo e no fim do período declarado
- os saldos de caixa ou bancários nessas datas.
Mudou de endereço? Isso precisa ser atualizado também.
Ademais, por serem dados complexos é aconselhável que um contador preencha essas informações. Isso garante que tudo seja feito corretamente e suas obrigações fiscais sejam atendidas. Não é melhor garantir que um especialista cuide disso para você?
Dicas para evitar erros comuns
- Atualize os dados cadastrais: Certifique-se de que todas as informações da empresa estão atualizadas antes de iniciar o preenchimento.
- Consulte um contador: Se houver dúvidas, é recomendável buscar a orientação de um profissional de contabilidade.
- Mantenha registros organizados: Ter um controle financeiro preciso facilita o preenchimento correto da DEFIS.
Consequências do não cumprimento
A não entrega da DEFIS dentro do prazo pode resultar em:
- Multas: A Receita Federal pode aplicar penalidades financeiras pelo atraso ou omissão.
- Impedimentos fiscais: A empresa pode enfrentar dificuldades para obter certidões negativas e participar de licitações.
Faça a sua declaração Defis com a ajuda da Contajá
Você já conhece a importância da Defis para empresas do Simples Nacional? Essa declaração é importante para manter seu negócio legal e evitar problemas com a lei.
Com a ajuda da Contajá, você não só entrega o Defis no prazo. Mas também garante que todas as suas obrigações fiscais sejam atendidas corretamente.
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Perguntas Frequentes (FAQs)
1. Quais são as penalidades por não entregar a DEFIS?
Multas financeiras e possíveis impedimentos fiscais, como dificuldades para obter certidões negativas.
2. Posso corrigir a DEFIS após o envio?
Sim, é possível retificar a declaração caso sejam identificados erros ou omissões.
3. Preciso de um contador para preencher a DEFIS?
A orientação de um contador pode garantir o correto preenchimento e evitar problemas futuros.
4. O que acontece se minha empresa foi desenquadrada do Simples em 2024?
Mesmo assim, é necessário enviar a DEFIS referente ao período em que a empresa esteve no regime.
5. Quais informações são necessárias para preencher a DEFIS?
Para preencher o documento de informações socioeconômicas e fiscais defis é necessário: Dados cadastrais atualizados, receita bruta mensal por atividade e informações sobre tributos recolhidos e retenções na fonte.
Não deixe para a última hora! Garanta a regularidade fiscal da sua empresa preenchendo e enviando a DEFIS antes do prazo.
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