Começo de ano para o empreendedor é sempre uma correria, não é mesmo? Entre planejar o crescimento da empresa e cuidar das operações do dia a dia, as obrigações fiscais batem à porta. Uma das mais importantes para quem é do Simples Nacional é a DEFIS 2026.
Se você já ouviu falar dela, mas ainda tem dúvidas sobre o que é, quem precisa entregar ou como não errar no preenchimento, este guia é para você. Vamos descomplicar o processo, desde o acesso ao portal até as dicas para evitar as multas.
O que é a DEFIS e qual o objetivo em 2026?
A DEFIS, ou Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é uma obrigação anual para as empresas optantes pelo Simples Nacional. É um relatório que sua empresa entrega ao governo, detalhando tudo o que aconteceu no ano anterior.
O principal objetivo da DEFIS 2026 é informar à Receita Federal dados sobre a sua empresa referentes ao ano-calendário de 2025. Isso inclui informações sobre faturamento, impostos apurados, distribuição de lucros, número de funcionários e outras atividades socioeconômicas.
Para micro e pequenas empresas, essa declaração é fundamental, pois ela consolida diversas informações que, em outros regimes tributários, seriam enviadas em declarações separadas. Ela serve para o governo verificar se a sua empresa está cumprindo as regras do Simples Nacional e se os impostos foram calculados corretamente ao longo do ano. É uma peça chave para manter a conformidade fiscal do seu negócio.
Conheça: Calendário tributário
Quem precisa entregar a DEFIS em 2026?
A regra é clara: todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que foram optantes pelo Simples Nacional em algum período de 2025 precisam entregar a DEFIS em 2026.
Isso vale mesmo que a empresa não tenha tido faturamento ou tenha ficado inativa durante o ano. Se o seu CNPJ esteve enquadrado no Simples Nacional em 2025, a obrigação de entregar a declaração existe.
Situações comuns que exigem a entrega:
- Empresas que atuaram durante todo o ano de 2025 no Simples Nacional.
- Empresas que foram abertas em 2025 e optaram por este regime.
- Empresas que foram excluídas do Simples Nacional durante 2025 (a declaração deve cobrir o período em que esteve no regime).
Quem não precisa entregar a DEFIS?
Para evitar confusão, é importante saber quem está dispensado dessa obrigação. Não precisam entregar a DEFIS:
- Microempreendedores Individuais (MEI): O MEI possui sua própria declaração anual, a DASN-SIMEI.
- Empresas de outros regimes tributários: Negócios enquadrados no Lucro Presumido ou Lucro Real têm outras obrigações acessórias, como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal).
- Empresas que nunca foram do Simples Nacional: Se o seu CNPJ nunca esteve nesse regime, a DEFIS não se aplica a você.
Em caso de dúvida sobre o enquadramento da sua empresa, a melhor fonte de informação é sempre o Portal do Simples Nacional ou o seu contador de confiança.
Prazos de entrega da DEFIS 2026?
Marque na sua agenda: o prazo final para a entrega da DEFIS 2026 é 31 de março de 2026.
Essa data limite se refere às informações e fatos geradores ocorridos durante todo o ano-calendário de 2025. É muito importante não deixar para a última hora, pois o sistema da Receita Federal pode ficar sobrecarregado, e o atraso na entrega gera multa. Falaremos mais sobre as penalidades adiante.
Quais informações devem constar na DEFIS?
A declaração é bem completa e exige atenção aos detalhes. As principais informações que você precisará ter em mãos para preencher a DEFIS são:
- Dados da empresa: Informações cadastrais do CNPJ.
- Informações econômicas e fiscais:
- Receita bruta total do ano.
- Receitas por atividade (comércio, indústria, serviços).
- Valor do lucro contábil apurado, se houver.
- Rendimentos dos sócios (pró-labore e distribuição de lucros).
- Número de empregados no início e no final do período.
- Informações sobre o estoque inicial e final (para atividades comerciais e industriais).
- Dados sobre ganhos de capital.
- Valor de despesas e custos.
Ter todos esses dados organizados previamente facilita muito o preenchimento e reduz a chance de erros.
Como fazer a DEFIS 2026: passo a passo completo
Entregar a DEFIS pode parecer complicado, mas seguindo um passo a passo, o processo se torna mais simples. Vamos lá?
1. Acesse o Portal do Simples Nacional
O primeiro passo é acessar o Portal do Simples Nacional. Você precisará de um código de acesso ou de um certificado digital para fazer o login. O certificado digital é mais seguro e recomendado para a maioria das empresas. Dentro do portal, procure pela opção “DEFIS”.
2. Selecione o ano-calendário
Após o login, o sistema pedirá que você selecione o ano-calendário da declaração. Para a DEFIS 2026, você deve selecionar o ano 2025. Confirme os dados da empresa que aparecerão na tela antes de continuar.
3. Preencha os dados solicitados
Agora é a hora de preencher todos os campos com as informações que você organizou. O sistema é dividido em seções, como identificação, informações econômicas e informações dos sócios. Preencha cada campo com cuidado, verificando se os valores de faturamento batem com os seus controles internos e com o que foi declarado mensalmente no PGDAS-D.
4. Revise todas as informações
Antes de clicar em “transmitir”, faça uma revisão completa de todos os dados inseridos. Verifique se os números estão corretos, se não há campos obrigatórios em branco e se as informações são consistentes entre si. Um erro simples de digitação pode gerar problemas futuros com a fiscalização.
5. Transmita a DEFIS
Com tudo revisado e correto, é hora de transmitir a declaração. O sistema fará uma validação final dos dados. Se não houver pendências, a transmissão será concluída e um recibo de entrega será gerado.
6. Confirme entrega e guarde o comprovante
Após a transmissão, salve o recibo de entrega em um local seguro, tanto em formato digital quanto impresso. Esse documento é a sua prova de que a obrigação foi cumprida. Caso precise fazer uma retificação no futuro, você precisará do número do recibo.
Empresas inativas também precisam declarar DEFIS?
Sim! Uma dúvida muito comum é sobre a obrigatoriedade para empresas sem movimento. Mesmo que sua empresa não tenha tido faturamento, não tenha feito compras, não tenha tido despesas ou movimentação patrimonial em 2025, a entrega da DEFIS 2026 é obrigatória.
Nesse caso, você deverá preencher a declaração informando a inatividade. O processo é o mesmo, mas você irá assinalar a opção correspondente e preencher os campos com valores zerados. Não entregar a DEFIS de inatividade também gera multa.
O que acontece se não entregar a DEFIS?
Deixar de entregar a DEFIS ou entregar fora do prazo pode trazer várias dores de cabeça para o seu negócio. As principais consequências são:
- Multa por atraso: A empresa fica sujeita a uma Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED), com valor mínimo de R$ 200,00.
- Impedimento de apurar o DAS: A partir de abril, a empresa que não entregou a DEFIS fica impedida de gerar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) no sistema PGDAS-D. Sem o DAS, você não consegue pagar os impostos mensais, acumulando juros e multas.
- Pendência na Receita Federal: A falta da declaração deixa a empresa com pendências fiscais, o que pode impedir a obtenção de certidões negativas de débito, dificultar a participação em licitações e a obtenção de empréstimos.
- Risco de exclusão do Simples Nacional: A reincidência ou a longa ausência de entrega de obrigações acessórias pode levar à exclusão da empresa do regime simplificado.
Multa por atraso? Conheça a nova regra em 2026
Até 31 de dezembro de 2025, não tinha multa por atraso. A partir de 1º de janeiro de 2026, a entrega fora do prazo agora gera penalidade, em que o termo inicial será o dia seguinte ao término do prazo originalmente fixado para a entrega da declaração e como termo final a data da efetiva prestação ou, no caso de não prestação, da lavratura do auto de infração.
A multa mínima é de R$ 200,00. Dessa forma, a DEFIS do ano-calendário de 2025 deve ser entregue até 31 de março de 2026. Caso seja enviada a partir do dia 1º de abril, já haverá incidência de multa.
Como entregar a DEFIS em atraso?
Perdeu o prazo? Calma, é possível regularizar a situação. O procedimento para entregar a DEFIS em atraso é exatamente o mesmo da entrega regular. Você deve acessar o Portal do Simples Nacional, preencher a declaração com os dados do ano-calendário de 2025 e transmiti-la.
Após a transmissão, o próprio sistema irá gerar a notificação da multa (MAED) e o DARF para pagamento. É importante pagar a multa para que a situação da empresa seja completamente regularizada.
Diferença entre DEFIS e IRPJ
Embora ambas sejam declarações anuais, a DEFIS e a Declaração de IRPJ são destinadas a empresas de regimes tributários diferentes.
- DEFIS: É exclusiva para empresas do Simples Nacional. Ela centraliza informações socioeconômicas e fiscais de forma simplificada.
- IRPJ (via ECF): É a declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, obrigatória para empresas do Lucro Presumido e Lucro Real. Ela é muito mais complexa e detalhada, fazendo parte da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Em resumo, se sua empresa é do Simples Nacional, sua principal preocupação anual é a DEFIS. Se for de outro regime, a obrigação será a ECF/IRPJ.
Principais erros na DEFIS (e como evitar)
Errar é humano, mas em obrigações fiscais, um erro pode custar caro. Conhecer as falhas mais comuns é o primeiro passo para evitá-las.
Erros mais comuns na DEFIS
- Informar o faturamento incorreto: Divergências entre o valor declarado na DEFIS e o somatório do PGDAS-D mensal.
- Omitir rendimentos dos sócios: Esquecer de declarar os valores pagos a título de pró-labore ou a distribuição de lucros.
- Informar o número de funcionários errado: Não atualizar o número de empregados no final do período.
- Não declarar o estoque: Empresas com atividades de comércio ou indústria precisam informar os valores de estoque inicial e final.
- Esquecer de informar a condição de inatividade: Empresas paradas devem marcar essa opção para evitar problemas.
- Confundir lucro contábil com lucro distribuído: São informações diferentes e devem ser preenchidas em campos distintos.
Como evitar esses erros
A melhor forma de evitar falhas é a organização. Mantenha um controle financeiro e contábil rigoroso durante todo o ano. Além disso, algumas práticas ajudam muito:
- Use um checklist: Crie uma lista com todas as informações necessárias antes de começar o preenchimento.
- Faça a conciliação: Compare os dados da DEFIS com seus relatórios contábeis, extratos bancários e declarações mensais (PGDAS-D).
- Revise com atenção: Peça para outra pessoa revisar a declaração antes de transmitir ou revise você mesmo após uma pausa.
- Conte com ajuda profissional: Uma contabilidade especializada, como a Contajá, garante que todas as informações sejam preenchidas corretamente e dentro do prazo, evitando dores de cabeça.
Como a tecnologia ajuda a evitar erros na DEFIS
Hoje, a tecnologia é a maior aliada da gestão fiscal. Plataformas de contabilidade online, como a da Contajá, automatizam grande parte do processo. Elas integram dados de faturamento, despesas e folha de pagamento, o que minimiza o risco de erros manuais no preenchimento da DEFIS. Sistemas modernos realizam validações automáticas e cruzam informações, garantindo maior precisão e conformidade.
DEFIS no Contexto da Fiscalização Eletrônica e do Cruzamento de Dados
A Receita Federal está cada vez mais digital. A fiscalização eletrônica utiliza robôs e sistemas de inteligência artificial para cruzar os dados da DEFIS com outras obrigações, como o eSocial, a ECF de outras empresas, as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas e as declarações de operadoras de cartão de crédito. Qualquer inconsistência pode acender um alerta e levar a uma malha fina. Por isso, a precisão das informações declaradas é mais importante do que nunca.
O papel do contador na declaração
O contador não é apenas a pessoa que preenche guias. Ele é um parceiro estratégico que garante a governança e a qualidade dos dados fiscais da sua empresa. Um profissional contábil qualificado, como é o caso da Contajá, conhece a legislação a fundo, acompanha as atualizações e sabe como declarar cada informação de forma correta, aproveitando todas as possibilidades legais para otimizar a carga tributária do seu negócio.
Ter esse suporte é a garantia de tranquilidade e segurança fiscal. Por isso, a Contajá já está preparada para auxiliar nossos clientes!
Novidades oficiais e atualizações sobre as regras de multa por atraso
A legislação tributária está em constante mudança. É fundamental acompanhar as publicações da Receita Federal e as Resoluções do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) para se manter atualizado sobre prazos, regras de preenchimento e valores de multas. Para informações oficiais, consulte sempre o Portal do Simples Nacional e o site da Receita Federal.
O prazo final para a entrega da DEFIS 2026, referente ao ano-calendário de 2025, é 31 de março de 2026.
Modelos, checklists e recursos úteis
Para facilitar sua vida, crie um checklist simples para a entrega da DEFIS:
[ ] Reunir relatórios de faturamento mensal de 2025.
[ ] Levantar o valor total de despesas do ano.
[ ] Obter os informes de rendimentos dos sócios (pró-labore e lucros).
[ ] Verificar o número de funcionários em 31/12/2025.
[ ] Ter em mãos o valor do estoque em 31/12/2024 e 31/12/2025 (se aplicável).
[ ] Acessar o Portal do Simples Nacional com certificado digital ou código de acesso.
[ ] Revisar todos os dados antes de transmitir.
[ ] Salvar o recibo de entrega.
Para mais detalhes técnicos, o Manual da DEFIS, disponível no portal oficial, é um excelente recurso.
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