Folha de pagamento: o que é, como funciona e erros

A folha de pagamento é um documento essencial para qualquer empresa. Mas o que ela inclui? Quais são seus componentes principais?

Entender a folha de pagamento é necessário para garantir que todos os pagamentos feitos aos colaboradores estejam corretos e de acordo com a lei.

Assim, neste artigo vamos detalhar cada parte da folha. Ademais, vamos explicar como ela deve ser feita, o que diz a legislação trabalhista e como fazer o cálculo da folha. Preparado para saber mais? Então, continue lendo e descubra!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é a lista de todas as remunerações pagas aos colaboradores da empresa.

Além disso, este documento é obrigatório para o RH e o Departamento Pessoal, conforme os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999.

Ainda assim, embora não exista um modelo oficial, algumas informações são importantes, como salário bruto e líquido, dias trabalhados e nome do colaborador.

A seguir listamos as informações que uma folha completa deve incluir. Veja mais:

• Nome do colaborador ou prestador de serviços;
• Cargo, função ou serviço prestado;
• Número de dias trabalhados;
• Salário bruto e líquido;
• Parcelas que integram a remuneração;
• Parcelas não remuneratórias (como ajuda de custo);
• Descontos legais como INSS, FGTS e outros;
• Dados da empresa;
• Classificação dos segurados (empregado, avulso, etc.);
• Salário-maternidade e salário-família, se aplicável;
• Forma e data do pagamento.

Ainda segundo a lei, todas as empresas devem preparar e manter uma cópia da folha e dos recibos na empresa.

E quem fica responsável por preencher a folha? Então, o principal responsável é o departamento pessoal pelo preenchimento mensal desse documento.

Veja sobre: Calculadora de Custo de Funcionário para a Empresa

Como funciona a folha de pagamento?

Então, como já discutido antes esse documento oficial controla os gastos com colaboradores na empresa. Ele registra informações sobre os pagamentos feitos aos colaboradores, incluindo salários, deduções, descontos e comissões.

Mas, para que serve esses dados? Esses dados são importantes tanto para a gestão de talentos quanto para a contratação de novas pessoas.

Além disso, a folha pode servir como comprovação em casos de ações trabalhistas. Por isso, o RH deve manter as informações sempre atualizadas e organizadas. Ficou claro como ela funciona?

Qual a diferença entre remuneração e salário?

Você sabe a diferença entre remuneração e salário? Para entender a folha de pagamento é necessário saber isso.

Primeiramente, o salário é o valor fixo pago pela jornada de trabalho acordada entre a empresa e o colaborador, incluindo gratificações legais e comissões.

Em segundo lugar a remuneração, por outro lado, é a soma do salário com o pagamento indireto. Nesse pagamento, pode ser incluído por exemplo horas extras, adicionais de insalubridade, participações nos lucros e outros valores.

O que a CLT determina sobre a folha de pagamento?

A CLT exige que a folha de pagamento seja elaborada mensalmente, com todas as informações necessárias, como cargo, proventos e descontos.

Todos os dados sobre o que a empresa deve pagar aos colaboradores devem estar detalhados.

Como fazer a folha de pagamento? Entenda o processo

Como já pontuamos antes, não existe um modelo oficial, mas algumas informações são importantes na hora de fazer a folha de pagamento.

Veja o que você precisa fazer para garantir que a folha de pagamento esteja correta:

1 – Controle de colaboradores

Em primeiro lugar, mantenha a organização nas contratações e demissões. Isso ajuda a evitar erros nos pagamentos. Registre todas as alterações de forma precisa.

2 – Estabeleça as categorias dos funcionários

Cada profissional tem uma convenção coletiva específica. Essas regras definem cálculos e descontos. Entenda bem as normas de cada categoria. Isso inclui benefícios e direitos específicos.

3 – Mudanças na rotina e legislação

Considere promoções, aumentos e alterações de cargos. Isso é essencial na hora de fazer a folha de pagamento. Além disso, fique atualizado sobre mudanças em impostos como INSS e IR. Isso garante que a folha seja feita corretamente.

4 – Parcelas extras

Inclua horas extras e outros pagamentos adicionais na folha de pagamento. Isso garante que o colaborador receba todos os valores devidos. Além disso, é importante registrar esses valores corretamente.

5 – Descontos legais

Desconte INSS, IRRF e outros impostos conforme a lei. Esses descontos são obrigatórios e garantem que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais. Verifique as alíquotas e aplique corretamente.

6 – Cálculo correto

Verifique todos os valores a pagar e os descontos aplicados. Isso ajuda a evitar erros que podem causar problemas financeiros para a empresa e para os colaboradores. Use ferramentas confiáveis para os cálculos.

7 – Salário bruto e líquido

Separe o valor cheio do salário bruto e o valor líquido a ser recebido pelo colaborador. Essa separação é importante para a transparência e para que o colaborador entenda os descontos aplicados. Informar claramente ambos os valores evita confusões.

8 – Cumprimento de prazos

Pague até o quinto dia útil do mês. Isso evita multas e juros por atraso. Além disso, pagar no prazo mantém a confiança e a motivação dos colaboradores.

Assim, seguindo esses passos você garante uma folha de pagamento correta e conforme a legislação.

Como calcular a folha de pagamento?

Para calcular a folha de pagamento, siga alguns passos simples. Primeiramente, some todos os proventos, como salário, benefícios e adicionais.

Depois, subtraia todos os impostos e outros valores previstos em lei. A fórmula básica é:

Salário líquido = Salário bruto – descontos obrigatórios + benefícios + horas extras + férias + 13º salário.

Assim, veja os detalhes que devem ser considerados no cálculo da folha de pagamento:

1. Salário bruto: O valor inicial que o colaborador recebe antes dos descontos.
2. Descontos obrigatórios: Incluem por exemplo o INSS e IRRF, entre outros.
3. Benefícios: Como adicional de insalubridade, vale-transporte e vale-refeição.
4. Horas extras: Calculadas sobre o valor da hora trabalhada.
5. Férias e 13º salário: Proporcionais ao tempo trabalhado.

Lembre-se de seguir as regras da CLT e da Receita Federal para garantir que o cálculo seja feito corretamente.

Quais são os principais proventos da folha de pagamento?

Os principais proventos da folha de pagamento incluem:

1. Salário bruto: Base para calcular tributos e benefícios. Reflete o valor pago pelo serviço prestado, seguindo as leis e a média do mercado.
2. Gratificações: Pagas pela empresa como reconhecimento por desempenho ou cumprimento de metas.
3. Adicionais: Valores extras pagos junto ao salário, como:

• Horas extras: Pagas quando o colaborador trabalha além do horário normal.
• Adicional noturno: Para quem trabalha entre 22 horas e 5 horas.
• Adicional de insalubridade: Para ambientes de trabalho com condições adversas, como exposição a produtos químicos.
• Aditivo de periculosidade: Para funções que envolvem risco, como trabalho com produtos inflamáveis.
• Ajudas de custo: Como auxílio home office.

Além disso, esses proventos são fundamentais para compor a remuneração total do colaborador.

Quais são os principais descontos da folha de pagamento?

Os principais descontos da folha de pagamento incluem:

Previdência (INSS): Desconto obrigatório conforme a tabela de referência. O valor varia de acordo com a faixa salarial do colaborador e garante acesso aos benefícios da Previdência Social. Confira a tabela do INSS 2024 a seguir:

Salário de contribuição	Alíquota	Parcela a Deduzir
até R$1.412,00	7,5%	–
de R$1.412,01 até R$2.666,68	9%	21,18
de R$2.666,69 até R$4.000,03	12%	101,18
R$4.000,04 até R$7.786,02	14%	181,81

IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): Desconto obrigatório que varia de 7,5% a 27,5% conforme a faixa salarial.

Vale-transporte: Desconto máximo de 6% do salário para colaboradores que utilizam transporte para deslocamento casa-trabalho.

Planos de saúde e odontológico e vale-refeição: Benefícios opcionais com descontos que podem chegar a 20% do salário no caso do vale-refeição e até 40% para planos de saúde.

Outros descontos: Podem incluir adiantamento de salário, contribuições sindicais e empréstimos.

Esses descontos são aplicados conforme a legislação trabalhista e ajudam a definir o salário líquido do colaborador.

Folha de pagamento e holerite são a mesma coisa?

Folha de pagamento e holerite não são a mesma coisa. Assim, a folha é o documento oficial que registra todos os pagamentos feitos aos colaboradores.

No entanto, a holerite é o demonstrativo individual desses pagamentos, entregue ao funcionário.

Além disso, a folha de pagamento inclui algumas informações:

1. Salário bruto.
2. Descontos obrigatórios.
3. Benefícios.
4. Horas extras.
5. Adicionais.
6. Deduções legais.

Já o holerite detalha esses elementos para cada colaborador, facilitando a compreensão dos valores recebidos e descontados.

Mas, é importante saber que ambos são essenciais para a transparência e conformidade com a legislação trabalhista.

Quais são os principais erros que geram autuações trabalhistas?

Pequenas falhas na folha — como tabelas desatualizadas ou registros incorretos — podem resultar em multas, passivos acumulados ou ações judiciais. O Portal Contábeis destacou os 7 erros recorrentes que mais comprometem a saúde jurídica e financeira das empresas:

1. Cálculos incorretos
2. Jornadas e horas extras mal registradas
3. Categoria ou enquadramento equivocado
4. Falta de atualização cadastral
5. Previsão falha de custos anuais (13º, férias… )
6. Centralização de dados e pessoas
7. Desatualização legal (CLT, eSocial, GFIP etc.)

Cada um desses pontos será aprofundado agora para que você entenda os impactos e saiba como se proteger.

Erro 1: cálculos incorretos na folha de pagamento

Os erros mais comuns envolvem descontos de INSS, FGTS, IRRF e verbas trabalhistas. Geralmente causados por:

• Tabelas de alíquotas desatualizadas;
• Uso de planilhas manuais sem validação;
• Falta de conferência cruzada.

Impacto real: multas por recolhimento a menor ou valores indevidos, que se somam mês após mês. Por exemplo, erros de centavos por funcionário podem significar prejuízo de milhares ao longo do ano.

Como evitar:

• Use sistemas que atualizam tabelas automaticamente;
• Faça conferências antes de fechar a folha;
• Trace relatórios comparativos contra períodos anteriores.

Erro 2: jornadas e horas extras mal registradas

Informações sobre faltas, atrasos e horas extras exigem precisão e sincronização com o sistema de ponto — especialmente em ambientes com muitos colaboradores.

Problema comum: desconto de horas não registradas corre o risco de gerar passivos trabalhistas; pagamento em excesso indexado à jornada pode onerar a empresa e abrir brechas.

Solução:

• Utilize ponto digital integrado com a folha de pagamento;
• Estabeleça políticas claras sobre registro de jornada;
• Faça auditorias mensais em relatórios de ponto.

Erro 3: categoria, enquadramento ou regime equivocado

Contratar como CLT, PJ, estagiário, freelancer ou enquadrar errado o CNAE pode invalidar convenções coletivas e causar recolhimento incorreto.

Exemplo: nomear como “prestador de serviço” um funcionário que tem relação de subordinação, habitualidade e pessoalidade pode gerar recolhimento retroativo e multas.

Gabarito:

• Revise contratos e enquadramentos ao admitir;
• Consulte convenções coletivas e orientações da Receita;
• Reavalie quando há mudanças estruturais na empresa.

Erro 4: falta de atualização cadastral

Mudanças como reajustes de salário, promoções, férias, afastamentos ou desligamentos devem ser refletidas imediatamente na folha.

Risco: pagar a colaborador que saiu ou deixar de dar férias retificadas causa passivos grandes e penalties trabalhistas.

Como mitigar:

• Adote fluxo de atualização mensal nas admissões/demissões;
• Promova alinhamento entre RH e financeiro;
• Use sistemas com triggers que alertam sobre alterações de status.

Erro 5: previsão equivocada dos custos anuais

Muitas empresas não reservam provisões para férias, 13º salário e encargos, o que leva a apertos de caixa no final de ano.

Exemplo real: falta de planejamento resulta em empréstimos ou atrasos no pagamento, o que pode gerar multas previstas pela CLT.

Estratégia:

• Crie fundo de provisão mensal nas contas financeiras;
• Faça simulações trimestrais do custo real da folha;
• Atualize regularmente o orçamento com base na folha.

Erro 6: centralização de dados e pessoas

Concentrar todas as operações em um único dispositivo ou profissional cria risco de perda e dependência.

Consequências:

• Se o PC quebra ou sai da empresa, dados se perdem;
• Erros passam despercebidos sem visão cruzada.

Ações práticas:

• Use soluções em nuvem com backup e versionamento;
• Promova revisão por pares: mais de um profissional acessando a folha.

Erro 7: falta de atualização legal

A legislação trabalhista muda constantemente — CLT, eSocial, GFIP, convenções coletivas — e ignorar isso é um risco real.

Multas possíveis:

• Atraso no eSocial ou GFIP: penalidades diárias;
• Não inclusão de direitos previstos por lei ou convenção.

Para prevenir:

• Acompanhe portais oficiais (Ministério do Trabalho, Receita, Caixa);
• Adote plataformas que atualizam a partir das fontes oficiais;
• Participe de treinamentos e webinars sobre legislação trabalhista.

Quanto custa um erro em folha de pagamento?

Consultorias sugerem que cada imprecisão pode gerar prejuízo de R$ 2.000 a R$ 5.000 por colaborador, sem contar o desgaste de imagem e confiança.

Estatística: 90% das autuações trabalhistas apontam erro na folha — seja cálculo, jornada ou informações incompletas.

Veja: Como calcular a folha de pagamento?

Como evitar erros e autuações trabalhistas

A melhor estratégia é a adoção de uma rotina robusta e automatizada:

1. Software atualizado e integrado — cálculos, ponto, HR e financeiro.
2. Treinamento contínuo — equipe de RH atualizada sobre mudanças legais.
3. Auditoria interna regular — conferência por mais de uma pessoa.
4. Backup e governança de dados — políticas de acesso e segurança.
5. Assessoria contábil especializada — especialistas que acompanham o eSocial, convenções e ajustes.

O eSocial centraliza a prestação de informações — salários, jornada, benefícios, rescisões etc. — e deve ser enviado por meio de layout padronizado e dentro dos prazos, conforme Decreto 8.373/2014.

Se o envio estiver incorreto — informação faltante, fora de prazo ou divergente da folha — o sistema pode gerar:

• Notificações e multas diárias;
• Rejeição do envio e bloqueio de informações subsequentes.

Comparativo dos impactos dos erros

Erro na folha	Consequência	Custo estimado*
Cálculos incorretos	Multas, passivos trabalhistas	R$ 2.000–5.000 por funcionário
Jornadas / extras mal registradas	Ações individuais ou coletivas	R$ 1.500–4.000 por ocorrência
Enquadramento errado	Multa por convênio, recolhimento indevido	Varia conforme categoria
Falta de atualizações	Pagamentos corretos fora da realidade do mês	Até 40% do salário mensal
Previsão de custos falha	Atrasos de férias/13º, necessidade de empréstimo	Juros + multas legais
Centralização de dados	Perda de informações e risco de auditoria	Impossível mensurar
Falta de atualização legal	Multas de eSocial / GFIP por informações erradas	R$ 500–1.000 por pendência

* Estimativas baseadas em levantamentos de mercado.

A folha de pagamento pode ser feita por MEI / pequenos negócios?

Para micro e pequenas empresas (inclusive MEI com um ou dois funcionários), terceirizar a folha com plataformas especializadas é uma escolha inteligente, porque:

• Evita erros comuns por falta de expertise;
• Automatiza o envio:
  • eSocial,
  • guia de INSS/FGTS,
  • GFIP, DCTF etc.
• Acompanham convenções coletivas por setor;
• Oferecem relatórios simples e acessíveis.

Como fazer a gestão da folha de pagamento?

Para uma gestão eficiente da folha de pagamento, siga estas práticas:

1. Controle de ponto: Utilize softwares de RH e aplicativos para registro de ponto online.
2. Monitore horas extras, atrasos e faltas: Garanta que os pagamentos e descontos sejam precisos.
3. Atualize dados de colaboradores: Mantenha informações sobre admissões, desligamentos, férias e promoções atualizadas.
4. Acompanhe mudanças legais: Esteja atento a alterações nos impostos e descontos.
5. Plano de cargos e salários: Defina claramente os salários e benefícios para cada posição na empresa.
6. Automatize processos: Use tecnologia para calcular pagamentos e tratar dados com precisão.

Essas práticas ajudam a evitar erros e garantem que a folha esteja sempre correta e em conformidade com a legislação.

Como a gestão da folha de pagamento pode ser simplificada?

Por fim, ao longo deste artigo, discutimos vários pontos importantes sobre a gestão da folha de pagamento. Falamos sobre como fazer o cálculo da folha, os principais proventos e descontos, e a diferença entre folha de pagamento e holerite.

Também abordamos a importância de seguir as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). E a necessidade de manter a carteira de trabalho dos colaboradores atualizada.

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