Qual o custo de um funcionário mensal? Entender essa variável é um componente importante para qualquer negócio. No entanto, essa tarefa pode parecer difícil devido à inúmeros fatores envolvidos.

A princípio, não se trata apenas do salário que se paga ao colaborador, mas também de uma série de encargos, benefícios e custos indiretos que precisam ser considerados mensalmente, para que em períodos como férias e 13° o empresário não tenha dificuldades financeiras. 

Sendo assim, iremos ver o processo de cálculo do custo real de um funcionário para a sua empresa, permitindo que você tome decisões de contratação mais informadas e planeje melhor o seu orçamento. Então, vamos lá?

É importante entender que para exemplificar, vamos tomar como base o Salário Mínimo Vigente em 2025 de R$ 1.518,00.

Tópicos desse artigo:

Salário Mensal de um funcionário

Primeiramente, a fórmula para fazer o cálculo do salário mensal de um funcionário é a seguinte:

  • valor do salário do funcionário = o valor do salário – INSS 

O INSS é descontado do funcionário, pois é ele quem paga. Além disso, a obrigação da empresa é com relação ao FGTS.

Contudo, quem paga a guia do INSS é a empresa por conta que o desconto é ocorrido na folha de pagamento. A fórmula de cálculo fica assim:

Salário = R$ 1.518,00

INSS = R$ 113,85

Total a pagar para o colaborador: R$ 1.518 – R$ 113,85 = R$1.404,15

Assim, serão geradas duas guias:

  1. FGTS 8% = R$ 121,44
  2. INSS = R$ 113,85

Custo mensal do funcionário = R$ 1.404,15 + R$ 121,44 +R$ 113,85 =

Total R$ 1639,44

Férias

A princípio, após 12 meses de serviço prestados para a empresa, o funcionário tem direito a 30 dias de férias.

Contudo, também é descontado o INSS e ele tem ainda o acréscimo de ⅓ do salário relativo às férias. Assim, confira a fórmula a seguir:

Valor: Salário + ⅓ do salário relativo às férias.

Férias = R$ 1.518,00 + R$ 506,00 = R$ 2.024,00

INSS = R$ 159,39

Dessa forma, o total a ser pago para o colaborador será: R$ 2.024,00 – R$ 159,39 = R$ 1.864,61

Serão geradas duas guias:

  1. FGTS 8% = R$ 161,92
  2. INSS = R$ 159,39

Custo férias do funcionário = R$ 1.864,61 + R$ 161,92 + R$ 159,39 =

Total R$ 2.185,92

13º salário

É devido no final do ano um salário a mais para o funcionário. Para esse caso é importante que mensalmente, o ideal é que se faça a reserva de 1/12 avós deste valor.

Assim, para esse exemplo o cálculo se organiza desse modo:

Salário = R$ 1.518,00

INSS = R$ 113,85

O total a pagar para o colaborador: R$ 1518,00 – R$ 113,85 = R$1.404,15

Serão geradas duas guias:

  1. FGTS 8% = R$ 121,44
  2. INSS = R$ 113,85

Custo 13º salário do funcionário = R$ 1404,15 + R$ 121,44 + R$ 113,85 =

R$ 1.639,44

  • Além disso, é importante ressaltar que o 13° é dividido em 2 parcelas. Sendo a primeira paga até 30 de novembro, referente a 50% do salário e a segunda paga até 20 de dezembro com as deduções.

Como calcular o custo mensal do funcionário para não passar aperto nas férias ou no 13°?

Considerando o salário de R$ 1.518,00 e incluindo as provisões para férias e 13º salário, é necessário entender como esses benefícios são calculados no Brasil. Vou detalhar o cálculo:

  1. Salário Base: R$ 1.518,00.
  2. 13º Salário: O 13º salário é igual a um salário adicional por ano. Para calcular o custo mensal, divide-se este valor por 12.
  3. Ou seja, R$ 1.518/ 12 = R$ 126,50, juntando os impostos, daria R$ 136,62.
  4. Férias: No Brasil, as férias correspondem ao salário mais 1/3 deste valor. Para calcular a provisão mensal, divide-se o total por 12.
  5. Ou seja, R$ 1.518,00 +R$ 506,00 = R$ 2024,00 /12 = R$ R$ 168,67 com os impostos R$ 182,16

Com base nos cálculos:

Custo Total Mensal (incluindo salário base, 13º salário e férias): R$ 1.958,22.

Destes, R$ 256,67 são provisões, ou seja, você guarda para no mês devido, ser apenas efetuar o pagamento.

Portanto, considerando o salário de R$1.518,00, as provisões mensais para férias e 13º salário elevam o custo total mensal para aproximadamente R$ 1.958,22. Este valor representa o custo efetivo mensal do funcionário para a empresa, considerando essas provisões

Lembrando ainda, que além desses valores ainda temos os seguintes investimentos:

Encargos Sociais

A contratação de um colaborador vem acompanhada de uma série de encargos sociais impostos por legislações trabalhistas. Alguns dos principais encargos no Brasil são:

  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): Este corresponde a 8% do salário bruto do empregado.
  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): A contribuição varia conforme a faixa salarial, podendo chegar até 20% sobre o total da folha de pagamento.

Benefícios

Estes são acordados no momento da contratação e podem incluir, por exemplo:

  • Vale-Transporte: Cobertura de gastos com transporte público.
  • Vale-Refeição ou Alimentação: Subsídios diários para refeições.
  • Assistência Médica e Odontológica: Planos de saúde e/ou odontológicos oferecidos pela empresa.

Treinamento e Desenvolvimento

Empresários precisam incluir em seus custos, gastos com treinamentos, cursos e capacitações. Esses custos devem ser inclusos, se a empresa investe na formação contínua de seus funcionários.

Custos Indiretos

Estes custos incluem elementos como por exemplo:

  • Infraestrutura: Espaço físico, energia, água, internet e materiais de escritório.
  • Equipamentos: Computadores, softwares e ferramentas específicas para a função desempenhada.
  • Despesas Administrativas: Processos de recrutamento, seleção e desligamento.

Como Calcular:

  1. Some o salário bruto com todos os encargos sociais.
  2. Adicione os benefícios.
  3. Acrescente as despesas com férias e 13º salário.
  4. Inclua os gastos com treinamento e desenvolvimento.
  5. Adicione os custos indiretos.

Agora, você tem o custo total mensal e anual de um funcionário.

Conclusão

Em resumo, este artigo explorou os principais fatores que compõem o custo mensal de um funcionário, como:

  • salário,
  • férias,
  • 13° salário
  • e outras despesas como encargos, treinamentos e benefícios.

Neste conteúdo, analisamos que o custo real de um funcionário vai muito além do seu salário bruto, incluindo elementos que contribuem tanto para o bem-estar do trabalhador quanto para a manutenção e crescimento da sua empresa.

A importância da contabilidade na gestão de custos de um funcionário

A contabilidade é frequentemente vista como uma função de registro e reporte financeiro. No entanto, ela desempenha um papel muito importante na tomada de decisões, planejamento e gestão eficaz de custos.

Assim, quando nos referimos à gestão de custos de um funcionário, a contabilidade adquire um papel ainda mais central, como gestão da folha dos pagamentos, guias de impostos e gerenciamento de benefícios, como férias e 13°.

Confira nossas últimas publicações:

Sobre a Contajá

A Contajá é uma das líderes em contabilidade online na América Latina, oferecendo serviços simplificados e eficientes para mais de 10.000 empreendedores desde 2016. Nossa missão? Descomplicar a contabilidade deixando a burocracia por nossa conta, dando a você mais tempo para se concentrar em crescer seu negócio.

Em nossa plataforma, você terá acesso a um time de contadores online especializados, prontos para lhe atender com humanidade, empatia e rapidez. Além disso, a transparência é uma de nossas prioridades: todas as declarações mensais obrigatórias e documentos contábeis são entregues de forma clara e acessível por nossa equipe.

Com a Contajá, abrir empresa, trocar de contador, desenquadrar MEI e gerir sua contabilidade nunca foi tão fácil – e acessível. Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como nossa contabilidade online pode mudar o rumo do seu empreendimento.

TwitterFacebookWhatsAppLinkedIn