A DCTFWEB é uma obrigação fiscal que as empresas precisam cumprir, referente à declaração de débitos e créditos tributários federais.

É necessário para organizações que estão sujeitas à contribuição previdenciária e outras entidades que a legislação determinar. A entrega deve ser feita mensalmente, até o dia 15 do mês seguinte ao que se refere a declaração.

Ao compreender o que é a DCTFWEB, quem deve enviá-la e o prazo de envio, as empresas podem se organizar para evitar problemas com o Fisco.

Assim, este artigo irá detalhar esses aspectos visando esclarecer as dúvidas e garantir que sua empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais. Continue lendo para saber mais sobre esse tema.

Se você já ouviu falar sobre a DCTFWeb, mas ainda tem dúvidas sobre sua função, obrigatoriedade ou como evitar penalidades, este guia completo foi feito para você. Vamos desvendar todos os detalhes, desde o conceito básico até dicas práticas para uma entrega sem erros.

O que é a DCTFWeb?

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) é uma obrigação tributária acessória, responsável por reportar à Receita Federal as contribuições previdenciárias e para terceiros. Implementada como parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), ela representa um marco na modernização da legislação tributária brasileira.

Sua principal característica é a geração automática a partir das informações enviadas por meio do eSocial e da EFD-Reinf, outras duas importantes escriturações digitais. Na prática, a DCTFWeb substituiu a antiga GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), centralizando a confissão de débitos e a apuração do valor a ser pago.

Para que serve a DCTFWeb?

A principal função da DCTFWeb é simplificar e unificar a declaração de impostos. Ela serve para que o contribuinte confesse os débitos de contribuições previdenciárias (INSS) e as devidas a outras entidades e fundos (terceiros, como SENAI, SESC, etc.).

Ao centralizar as informações tributárias do eSocial (dados da folha de pagamento) e da EFD-Reinf (retenções sobre serviços tomados e prestados), a DCTFWeb realiza o cruzamento automático desses dados. O sistema apura o saldo a pagar, considerando débitos e eventuais créditos tributários (como salário-família e salário-maternidade), e gera um único DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) numerado para o pagamento. Isso elimina a necessidade de emitir diversas guias, otimizando o processo e reduzindo a chance de erros.

Quais os tipos de DCTFWeb?

• Original: É a primeira entrega para um período específico. Essa declaração é a base para registrar os tributos e contribuições de uma empresa.
• Retificadora: Serve para corrigir informações de uma DCTFWeb já enviada. Usada quando há erros ou dados incompletos na declaração original.
• Exclusão: Utilizada para cancelar uma DCTFWeb que foi enviada anteriormente. Importante para corrigir envios que não deveriam ter sido feitos.

Note que esses tipos não se aplicam à DCTFWeb Anual do 13º salário, que segue regras próprias.

Quem deve declarar a DCTFWeb?

A obrigatoriedade DCTFWeb abrange a maioria das empresas e contribuintes. De acordo com a legislação, devem apresentar a declaração:

• Pessoas jurídicas de direito privado em geral, incluindo as equiparadas, as imunes e as isentas.
• Unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos.
• Consórcios que realizam negócios jurídicos em nome próprio.
• Entidades de fiscalização do exercício profissional (conselhos de classe).
• Fundos especiais dotados de personalidade jurídica.
• Pessoas físicas que contratam trabalhadores, como empregadores domésticos (através do eSocial) e produtores rurais pessoa física.

Existem algumas exceções e casos específicos, como o MEI (Microempreendedor Individual), que só é obrigado a entregar a DCTFWeb quando contrata um funcionário. Por isso, é sempre importante verificar o enquadramento da sua empresa.

Prazos de entrega da DCTFWeb

Manter-se atento aos prazos da DCTFWeb é importante para evitar multas. A regra geral para a declaração mensal DCTFWeb é que ela deve ser transmitida até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.

Atenção: Se o dia 15 cair em um feriado ou final de semana, o prazo é antecipado para o dia útil imediatamente anterior.

Além da declaração mensal, existe a DCTFWeb Anual, referente ao 13º salário, que deve ser enviada até o dia 20 de dezembro de cada ano. Para o DCTFWeb 2025, a recomendação é acompanhar o calendário oficial da Receita Federal para não perder nenhuma data importante.

Mudanças e atualizações na DCTFWeb em 2025

O sistema tributário está em constante evolução, e com a DCTFWeb não é diferente. Nos últimos anos, a declaração passou a abranger novos tributos, centralizando ainda mais as obrigações. A principal mudança foi a inclusão das retenções de IRRF, PIS/Pasep, Cofins e CSLL, que antes eram declaradas via DIRF.

Para 2025, a tendência é que essa consolidação continue. Os contribuintes devem ficar atentos a possíveis atualizações tributárias que possam impactar o preenchimento e as informações exigidas. Acompanhar a legislação tributária e contratar um contador online é essencial para garantir a conformidade e aproveitar a simplificação de processos tributários que a plataforma oferece.

Créditos e débitos na DCTFWeb

Um dos grandes benefícios da DCTFWeb é a gestão integrada de créditos e débitos tributários. O sistema funciona da seguinte forma:

• Débitos Tributários: São importados automaticamente das apurações feitas no eSocial (contribuições sobre a folha de pagamento) e na EFD-Reinf (retenções de INSS sobre notas fiscais).
• Créditos Tributários: Também são importados automaticamente, como os valores de salário-família, salário-maternidade e retenções da Lei 9.711/98 (quando a empresa é prestadora de serviços com cessão de mão de obra).

Dentro da plataforma, o contribuinte pode vincular os créditos disponíveis para abater o valor dos débitos, resultando no saldo final a pagar. Caso os créditos sejam maiores que os débitos, é possível solicitar a restituição ou a compensação do saldo via PER/DCOMP Web.

O que é o MIT (Módulo de Inclusão de Tributos)?

O MIT (Módulo de Inclusão de Tributos) é uma funcionalidade dentro do sistema DCTFWeb que permite a inclusão manual de créditos e débitos que não são automaticamente migrados do eSocial ou da EFD-Reinf. Ele serve para situações específicas, como:

• Inclusão de créditos obtidos por meio de decisão judicial.
• Ajustes de valores que, por alguma razão, não foram corretamente apurados nos sistemas de origem.
• Inclusão de débitos de ofício ou de auto de infração.

O MIT é uma ferramenta de exceção, projetada para garantir que a declaração reflita com exatidão a situação fiscal do contribuinte, mesmo em cenários não padronizados.

Penalidades por atraso ou incorreções na DCTFWeb

Não cumprir os prazos ou enviar a declaração com erros pode gerar sérias penalidades. As multas por atraso na entrega da DCTFWeb (MAED) são calculadas da seguinte forma:

• Multa de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante das contribuições informadas na declaração, limitada a 20%.
• Valor mínimo de R$ 200,00 para o caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores.
• Valor mínimo de R$ 500,00 nos demais casos.

Existem possibilidades de redução: a multa pode ser reduzida em 50% se a declaração for apresentada antes de qualquer procedimento de ofício, ou em 25% se houver a apresentação no prazo fixado em intimação. Evitar multas DCTFWeb é fundamental para a saúde financeira do negócio.

Dicas para evitar erros na DCTFWeb

Preencher a declaração corretamente é mais simples do que parece. Com atenção a alguns pontos, você pode evitar as temidas penalidades fiscais.

1. Concilie as informações de origem: A DCTFWeb é um reflexo do eSocial e da EFD-Reinf. Antes de fechar esses sistemas, revise e concilie todas as informações da folha de pagamento e das notas fiscais. Um erro na origem resultará em um erro na DCTFWeb.
2. Organize seu calendário: Crie alertas para os prazos de entrega, lembrando sempre da regra de antecipação para feriados e fins de semana.
3. Confira os dados importados: Antes de transmitir a declaração, verifique se todos os débitos e créditos foram importados corretamente. Não confie cegamente na automação.
4. Mantenha a documentação em ordem: Guarde todos os comprovantes e documentos que dão base às informações declaradas. Eles são essenciais em caso de fiscalização.
5. Conte com ajuda especializada: A legislação é complexa. Utilizar ferramentas de contabilidade e contar com o suporte de um contador experiente é o caminho mais seguro para garantir a conformidade e a tranquilidade.

Como fazer o envio da DCTFWeb?

O acesso e envio da declaração são feitos de forma totalmente online. O processo para o acesso DCTFWeb é o seguinte:

1. Acesse o Portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento) da Receita Federal.
2. Faça o login utilizando um certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF) ou uma conta gov.br de nível prata ou ouro.
3. No menu, procure por “Declarações e Demonstrativos” e clique em “Assinar e Transmitir DCTFWeb”.
4. O sistema exibirá as declarações em aberto. Selecione a declaração desejada, revise os dados, vincule os créditos e, por fim, transmita.

Após a transmissão, o sistema disponibiliza o recibo de entrega e o DARF para pagamento.

Comparativo: DCTF PGD vs DCTFWeb

É comum haver confusão entre a DCTFWeb e a DCTF PGD (Programa Gerador da Declaração). Embora os nomes sejam parecidos, elas têm finalidades diferentes.

Característica	DCTF PGD	DCTFWeb
Plataforma	Programa instalado no computador	Sistema online, via Portal e-CAC
Tributos	IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, etc. (**não previdenciários**)	Contribuições **previdenciárias** e para terceiros. Recentemente, passou a incluir retenções de IRRF, CSLL, PIS e Cofins.
Origem dos Dados	Digitação manual	Importação automática do eSocial e EFD-Reinf
Geração do Pagamento	Não gera guia de pagamento diretamente	Gera um **DARF numerado e unificado**

A DCTFWeb representa a evolução, integrando sistemas e automatizando a apuração, enquanto a DCTF PGD ainda é utilizada para a declaração de outros débitos e créditos federais que não migraram para o novo sistema. A tendência é que, futuramente, mais obrigações sejam incorporadas à DCTFWeb, simplificando ainda mais o cenário fiscal.

Quem deve entregar a DCTFWeb?

A entrega da DCTFWeb, conforme estabelecido pelo Art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 2005/2021, é mandatória para diversos grupos.

Empresas privadas, contribuintes individuais, proprietários de obras civis, cooperativas, associações e entidades de qualquer tipo devem enviar a declaração.

Isso também vale para órgãos governamentais, autarquias, fundações, consórcios empresariais e Sociedades em Conta de Participação (SCP).

Ademais, entidades de fiscalização profissional, como a OAB, e organismos internacionais ou estrangeiros no Brasil estão inclusos. Além disso, microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais e certas pessoas físicas precisam cumprir essa obrigação tributária.

Em suma, se a legislação exige o pagamento de contribuições previdenciárias, a entrega da DCTFWeb é necessária.

Qual é o cronograma de obrigatoriedade na entrega da DCTFWeb?

• Grupo 1 – Grandes Empresas: Começaram em setembro de 2018, para dados de agosto de 2018, aplicável a empresas que faturaram acima de R$ 78 milhões no ano anterior.
• Grupo 2 – Médias Empresas: Dividido em duas partes: Empresas com receitas superiores a R$ 4,8 milhões em 2017 tiveram que começar em maio de 2019, para o mês de abril de 2019.
• Aquelas com receitas abaixo de R$ 4,8 milhões começaram em novembro de 2021, para o mês de outubro de 2021.
• Grupo 3 – Pequenas Empresas e Empregadores Individuais: Inclui optantes pelo Simples Nacional e pessoas físicas empregadoras, com início também em novembro de 2021 para a competência de outubro de 2021.
• Grupo 4 – Entidades Públicas e Internacionais: Estabelecimentos governamentais e organizações internacionais iniciaram em novembro de 2022, referente a outubro de 2022.

Qual é o prazo de entrega da DCTFWeb?

A entrega da DCTFWeb Mensal deve ocorrer até o 15º dia do mês subsequente ao do fato gerador. Mas, se esse dia cair em feriado ou final de semana, passa para o próximo dia útil.

A DCTFWeb Anual, ligada ao 13º salário, deve ser enviada até o dia 20 de dezembro de cada ano. No entanto, existem ainda outras modalidades, como a DCTFWeb Diária, exigida até o segundo dia útil após o evento gerador, e a DCTFWeb Aferição de Obras, devida no último dia do mês da aferição da obra.

Mas quando não ocorrem fatos geradores, o envio da DCTFWeb sem movimento não é mais obrigatório, mudando a regra anterior que exigia envios anuais nesses casos.

O que acontece se a empresa não enviar a DCTFWeb dentro do prazo?

Se a DCTFWeb não for enviada a tempo, a empresa enfrentará multas.

• A multa é de 2% por mês sobre o total de impostos e contribuições reportados, limitada a 20%.
• Para cada conjunto de dez dados faltantes ou errados, a penalidade é de R$ 20,00.
• A multa mínima é de R$ 200,00 se não houver fatos geradores e R$ 500,00 em outros casos.
• A entrega tardia da DCTFWeb resulta em multas reduzidas se feita antes de qualquer ação fiscal: 50% se entregue espontaneamente e 25% se entregue após notificação.

Quais as informações necessárias na DCTFWeb?

Na DCTFWeb, as informações são coletadas do eSocial e do EFD-Reinf, e a declaração é unificada para a empresa, exigindo assinatura digital.

Dados do eSocial:

• Débitos: Incluem remunerações, comercialização de produção rural por pessoas físicas, aquisição de produção rural por pessoas físicas e jurídicas, e o Programa de Aquisição de Alimentos (PAA).
• Créditos: Abrangem o salário-família e salário-maternidade.

Informações do EFD-Reinf:

• Débitos: Retenções sobre notas fiscais, comercialização de produção rural por pessoas jurídicas, patrocínio a clubes de futebol e receitas de espetáculos desportivos.
• Créditos: Retenções nas notas fiscais, conforme a Lei 9.711/98.

Tributos a declarar na DCTFWeb:

1 – Contribuição ao INSS de pessoas físicas;

2 – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);

3 – Contribuição previdenciária de empregados domésticos;

4 – Contribuições previdenciárias da empresa, sobre a folha de pagamentos;

5 – Contribuições a outras entidades e fundos.

Funcionalidades do sistema DCTFWeb:

• Consolida apurações das escriturações;
• Registra outros créditos;
• Associa débitos e créditos para apuração do saldo devedor;
• Permite a transmissão e emissão da DARF;
• Possibilita a retificação de informações e a realização de consultas e geração de relatórios.

Precisa de uma contabilidade que entende de documentação?

A Contajá pode te ajudar! Somos a melhor contabilidade do Brasil e podemos te ajudar com uma contabilidade online completa, emissão de todos os documentos contábeis e uma plataforma intuitiva.