Manter um funcionário registrado vai muito além de pagar o salário mensal. Você, como empresário, já deve ter se perguntado como calcular o custo de um funcionário de forma precisa e evitar surpresas no fim do mês. Saber quanto custa um funcionário sua empresa é necessário para você saber quantos funcionários pode contratar, em qual modelo e qual salário.

Vamos juntos descobrir quanto custa, de fato, manter um funcionário em 2026 com as projeções, desde encargos trabalhistas até benefícios, e como planejar melhor essas despesas na sua empresa.

Como calcular o custo de um funcionário para empresa em 2026?

Calcular o custo real de um funcionário em 2026 é fundamental para planejar contratações, reajustar preços e entender o impacto da Reforma Tributária e da reoneração da folha.

Na Contajá, temos acompanhado de perto essas mudanças e já trabalhamos com projeções oficiais para orientar nossos clientes com precisão.

Para 2026, o salário mínimo previsto é de R$ 1.631, conforme estimativas do governo federal. A partir disso, é possível calcular o custo efetivo tanto para empresas do Simples Nacional quanto para Lucro Presumido ou Real.

Como calcular o custo de funcionário em 2026? Projeção salário mínimo

Para calcular o custo de funcionário em 2026, a soma envolve salário bruto, encargos obrigatórios, provisões mensais, benefícios e custos indiretos da contratação.

A fórmula geral é:

Custo total = salário bruto + encargos legais + provisões + benefícios + custos indiretos

Veja abaixo cada etapa:

1. Salário Base

É o salário acordado no contrato.

Usaremos o exemplo com o mínimo previsto para 2026:
R$ 1.631,00

2. Encargos Obrigatórios

É necessário definir em qual regime a empresa está enquadrada.

Para empresas do Simples Nacional

• FGTS: 8% sobre o salário
  • R$ 130,48
• Reoneração da Folha (2026): 10%
  • Conforme Lei nº 14.973/2024
  • R$ 163,10

Para Lucro Presumido ou Lucro Real

Além dos itens acima, acrescenta-se:

• INSS Patronal: 20%
• RAT/FAP (média 2%)
• Sistema S (5,8%)

A Contajá destaca que, por causa da reoneração gradual, diversos setores podem ter aumento de custo trabalhista já em 2026 — algo que interfere diretamente na escolha do regime tributário e na precificação dos serviços.

3. Provisões Mensais (direitos do trabalhador)

Com o aumento do salário mínimo em 2026, muitos outros benefícios também sofrem alteração, são os:

13º Salário

R$ 1.631 / 12 = R$ 135,92

Férias

R$ 1.631 / 12 = R$ 135,92

1/3 Constitucional de Férias

135,92 / 3 = R$ 45,31

FGTS sobre Férias e 13º

Aproximadamente R$ 22,09

Multa Rescisória (provisão mensal de 4%)

R$ 1.631 × 4% = R$ 65,24

A Contajá sempre recomenda que empresas provisionem esses valores mensalmente para evitar inadimplências e manter saúde financeira.

4. Benefícios (variáveis conforme política da empresa)

• Vale-Transporte
• Vale-Refeição ou Vale-Alimentação
• Plano de Saúde
• PLR ou bônus
• Seguro de vida
• Auxílios diversos

Em 2026, com o salário mínimo mais alto, o desconto do VT (6%) aumenta, o que reduz ligeiramente o custo da empresa — mas as convenções coletivas tendem a reajustar benefícios como VA/VR pelo INPC, elevando o custo total.

5. Custos Indiretos

Toda contratação envolve custos não tributários, como:

• Recrutamento e seleção
• Treinamento e integração
• Equipamentos de trabalho
• Licenças de software
• Gestão de pessoas

Na Contajá, orientamos nossos clientes a incluir esses valores no cálculo real de custo por colaborador, pois impactam diretamente a lucratividade.

Como a Contajá ajuda?

Com mais de 15 mil clientes atendidos, 150+ especialistas e avaliação 9,4 no Reclame Aqui, a Contajá acompanha diariamente:

• previsões oficiais de salário mínimo,
• impactos da Reforma Tributária,
• reoneração da folha,
• custos trabalhistas e previdenciários,

Nós realizamos simulações personalizadas para cada empresa, considerando atividade, regime tributário, faturamento, CNAE e volume de contratações — garantindo previsibilidade e segurança no planejamento financeiro.

Passo a passo para usar a Calculadora de Custo de Funcionário (2026)

1. Preencha o campo “Salário Bruto (R$)”

Digite o valor bruto que o funcionário recebe por mês.
Para 2026, o salário mínimo projetado é R$ 1.627,00.
Exemplo: R$ 1.627

2. Informe o valor de “Vale-Transporte (R$)”

Coloque quanto a empresa paga mensalmente de VT para o colaborador.
Exemplo: R$ 100

3. Preencha o valor de “Vale-Refeição (R$)”

Indique o custo mensal do VR que a empresa oferece.
Exemplo: R$ 440

4. Informe o valor do “Plano de Saúde (R$)”

Digite quanto a empresa paga pelo plano de saúde do funcionário, caso ofereça o benefício.
Exemplo: R$ 200

5. Complete com “Outros benefícios pagos pela empresa”

Aqui você pode incluir qualquer benefício adicional oferecido mensalmente, como:

• Plano odontológico
• Auxílio home office
• Bônus fixos
• Cesta básica
• Gympass
  Exemplo: R$ 50

6. Clique em “Calcular custo total”

Depois de preencher todos os campos, clique no botão verde.
A calculadora vai somar automaticamente:

• Salário bruto
• Encargos (FGTS, férias proporcionais, 13º proporcional etc.)
• Benefícios informados
• Custos operacionais médios

E exibirá o custo total mensal aproximado de manter um colaborador contratado.

IMPORTANTE: Nova regra do Imposto de Renda em 2026

Com a nova lei, quem ganha até R$ 5.000,00 por mês está isento de IR na fonte.
Isso significa que, para salários dentro desse limite, não há desconto de IR do funcionário — mas isso não altera o custo da empresa, pois o IR não faz parte dos encargos patronais.

O que é o custo de um funcionário?

Calcular o custo de um funcionário significa somar todos os gastos diretos e indiretos relacionados a um colaborador, indo além do salário bruto combinado.

Isso inclui salário base, encargos trabalhistas (como INSS, FGTS, 13º salário e férias proporcionais), benefícios obrigatórios (vale-transporte, por exemplo) e opcionais (como plano de saúde), além de custos operacionais (treinamentos, equipamentos de trabalho, etc.).contador

No geral, considere as seguintes verbas trabalhistas:

• 13º salário;
• Adicional de férias;
• Vale alimentação e transporte;
• Plano de saúde;
• Contribuições sociais como o FGTS;
• Gastos extras com recrutamento, seleção e capacitação;
• Gastos excepcionais como no caso de demissão e licenças (ainda que nesses casos o INSS faça o reembolso depois).

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Quais os componentes de custo de um funcionário?

Quando falamos em custo de um funcionário, é preciso conhecer todos os elementos que compõem essa despesa. Vamos listar os principais componentes que você deve considerar:

Salário bruto

Trata-se do valor acordado em contrato, sem descontos. É sobre o salário bruto que incidem a maioria dos encargos.

Encargos trabalhistas obrigatório

São as obrigações que a lei impõe sobre a contratação formal (CLT). Aqui entram:

• INSS (Previdência Social)
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
• 13º salário
• Férias remuneradas e adicional de 1/3
• Multa do FGTS em caso de rescisão sem justa causa

Benefícios obrigatórios

São benefícios que a legislação ou acordo coletivo normalmente obriga a oferecer, por exemplo:

• Vale-transporte
• Vale refeição ou Vale alimentação

Benefícios opcionais

São vantagens oferecidas pela empresa para valorizar e reter talentos, como plano de saúde, vale-cultura, bônus ou auxílio home-office.

Custos indiretos

Não aparecem no holerite, mas fazem parte do custo de ter um empregado. Por exemplo: contratação de profissionais da área de saúde e segurança do trabalho.

Infraestrutura e equipamentos

Espaço físico, energia elétrica, água, mobília, computador tanto para pessoas que trabalham em escritório quanto para enviar computadores para colaboradores que trabalhem em homeoffice, ferramentas de trabalho e licenças de software usados pelo funcionário.

Treinamentos e capacitação

Investimentos em cursos, workshops ou treinamento interno para desenvolver as habilidades do colaborador.

Despesas administrativas

Processos de recrutamento e seleção, exames admissionais e demissionais, gerenciamento de ponto eletrônico, consultoria contábil para folha de pagamento, etc.

Todos esses componentes somados representam o custo total de um funcionário.

Salário mínimo 2026 e encargos trabalhistas atualizados

O governo reduziu a sua projeção para o valor do salário mínimo de 2026 de R$ 1.631 para R$ 1.627, segundo informações do Ministério do Planejamento.

Em 2025, o valor do salário mínimo é de R$ 1.518. Confirmada a previsão, o reajuste para o ano que vem será de R$ 109, ou 7,18%, contra uma alta de 7,5% aprovada em 2024.

Pela regra em vigor, o reajuste do salário mínimo é calculado com base no INPC (Índice Nacional de Preços ao Consumidor) de 12 meses até novembro, acrescido de até 2,5% de aumento real.

O reajuste do salário mínimo é definido pelo Projeto de Lei Orçamentária Anual (PLOA). O texto da lei orçamentária ainda pode ser ajustado, mas caso seja aprovado como proposto pelo governo, os benefícios do INSS atrelados ao salário mínimo também serão reajustados, seguindo o valor do piso nacional. Atualmente, 70% das aposentadorias são de um salário mínimo, o que representa cerca de 28 milhões de segurados do INSS.

Por isso, o salário mínimo afeta tanto os trabalhadores, quanto empresários e aposentados.

Contratar como CLT ou PJ: diferenças e qual vale mais a pena?

Veja uma comparação entre salário PJ (pessoa jurídica) e CLT (pessoa com vínculo empregatício)

Quanto custa o funcionário CLT:

• Para empresas do Simples Nacional
  • Cálculo Simplificado: Salário Bruto + Férias (11,11%) + 13º Salário (8,33%) + FGTS (8%) + Provisão de Multa Rescisória (4%) + Outros.
  • Exemplo Prático: Para um salário de R$ 2.000,00, o custo mensal pode se aproximar de R$ 2.770,00 (sem contar benefícios e custos operacionais).

• Para empresas do Lucro Presumido/Real
  • Cálculo Detalhado: Soma-se ao cálculo do Simples o INSS Patronal (cerca de 20%), RAT, Salário Educação e outras contribuições (Sistema S).
  • Exemplo Prático: O mesmo salário de R$ 2.000,00 pode ter um custo mensal superior a R$ 3.400,00.

Quanto custo o funcionário PJ

Diferente do CLT, o custo do funcionário PJ não “somatiza” com os encargos diretos para a empresa, pois eles não têm esse direito. Porém, é importante evitar a caracterização do vínculo empregatício (subordinação, habitualidade, etc), que geram passivos trabalhistas.

Via de regra, o valor do serviço de um PJ costuma ser de 30% a 50% maior que o salário de um CLT para compensar a ausência de benefícios e a carga tributária própria.

• O custo é o valor mensal acordado em contrato.
• Não há outros encargos diretos para a empresa.
• O valor do contrato do PJ precisa cobrir o que ele não recebe como CLT.

Característica	CLT	PJ
Vínculo	Empregatício	Prestação de Serviços
Custo Principal	Salário + Encargos + Benefícios	Valor do Contrato
Férias Remuneradas	Sim (com 1/3 adicional)	Não (negociável)
13º Salário	Sim	Não
FGTS	Sim (8% sobre o salário)	Não
INSS (Empresa)	Sim (varia com o regime tributário)	Não
Impostos	Retidos na fonte (IRRF/INSS)	Pagos pelo próprio profissional

Exemplo de custos e encargos

Componente	Percentual médio sobre o salário
INSS patronal (empresas comuns)	20%
FGTS	8%
Férias + 1/3	11,11%
13º salário	8,33%
Total de encargos básicos	Aproximadamente 47%
Benefícios opcionais	Varia conforme política interna

No caso de MEIs contratando CLT, a regra muda: o microempreendedor deve pagar 8% de FGTS e 3% de INSS patronal, além dos benefícios obrigatórios acordados.

Ainda que não seja uma matemática exata para definir o custo de um funcionário, uma pesquisa da Fundação Getúlio Vargas, feita com a Confederação Nacional das Indústrias, afirma que o custo de um funcionário CLT para uma empresa pode ser de até 183% do salário bruto.

Fórmula do custo de um funcionário para a empresa

Calcular o custo total de um funcionário pode parecer complexo, mas, com uma fórmula simples, é possível obter uma estimativa clara. 

A fórmula para cálculo de funcionário é: Custo total do funcionário = Salário bruto + encargos trabalhistas (%) + benefícios obrigatórios e opcionais + custos indiretos

Para isso, é necessário calcular:

1. Definir o salário total: considere o valor acordado no contrato, sem descontos. Por exemplo: R$ 2.000,00.
2. Calcular os encargos trabalhistas: variam conforme o regime tributário.
3. Adicionar benefícios obrigatórios e não obrigatórios: 
   • Vale-transporte: depende do valor gasto pelo colaborador, mas a empresa pode cobrir uma média de R$ 150,00 a R$ 300,00 mensais.
   • Vale-alimentação e vale-refeição: o valor é estipulado internamente ou em convenção coletiva. Exemplo: R$ 500,00.
   • Plano de saúde e odontológico (se fornecidos): média de R$ 600,00 por colaborador.
4. Considere os custos indiretos: veja os valores relacionados a treinamentos. Além disso, equipamentos para trabalhadores homeoffice, ferramentas de trabalho e despesas de escritório devem ser consideradas.

Entenda mais: Posso ser PJ e CLT ao mesmo tempo?

Quanto custa um funcionário que ganha R$ 1518 reais (1 salário mínimo) em 2025?

Um funcionário que ganha R$ 1518,00 mensal (um salário mínimo, em 2025) tem um custo total de cerca de R$ 2100,00 a R$ 3400,00 por mês, incluindo salário, encargos trabalhistas e benefícios.

• Fração de férias (11,11%): R$ 168,65
• Fração do 13º salário (8,33%): R$ 126,45
• FGTS (8%): R$ 121,44
• FGTS/provisão de multa para rescisão (4%): R$ 60,72
• Previdenciário (férias, FGTS e DSR – 7,93%): R$ 120,38

Além disso, temos os benefícios obrigatórios e custos indiretos:

• Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios (estimativa média): R$ 800,00
• Média dos custos indiretos (equipamentos, espaço físico e treinamentos): R$ 300,00

Custo total:

Salário: R$ 1.518,00 + Encargos: R$ 597,61 + Benefícios e custos indiretos: R$ 1.100,00

Custo total: R$ 3.215,64 por mês

Quanto custa um funcionário que ganha R$ 2000 para uma empresa?

Supondo que o funcionário tem o salário de R$2.000,00 pode representar um custo aproximado de R$3.360 para a empresa, dependendo dos gastos com Vale Transporte e Vale Refeição.

Quanto custa um funcionário que ganha R$ 3.000,00 por mês?

Supondo que o salário bruto de um funcionário seja R$ 3.000,00, o custo total para a empresa seria de R$5.490,00. É importante salientar que não existe uma única resposta para quanto custa um funcionário para a empresa, uma vez que esse valor pode variar com base nos benefícios oferecidos e das políticas internas.

Quanto custa um funcionário que ganha R$ 4.000,00 por mês?

Para um salário de R$ 4.000,00, os encargos trabalhistas podem ser: 

• Fração de férias (11,11%): R$ 444,40
• Fração do 13º salário (8,33%): R$ 333,20
• FGTS (8%): R$ 320,00
• FGTS/ de multa para rescisão (4%): R$ 160,00
• Previdenciário (férias, FGTS e DSR – 7,93%): R$ 317,20

Com os benefícios obrigatórios e despesas indiretas:

• Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios (estimativa média): R$ 700,00
• Custos indiretos (equipamentos, espaço físico e treinamentos): R$ 400,00

Salário: R$ 4.000 + Encargos: R$ 1.574,80 + Benefícios e custos: R$ 1.100,00

Custo total do funcionário: R$ 6.674,80 por mês

Por que é importante conhecer o custo de um funcionário?

Entender o custo real de um funcionário é fundamental para a gestão financeira de qualquer empresa, especialmente para pequenos negócios e optantes do Simples Nacional. Veja por que isso é tão importante:

• Planejamento Financeiro: Ao conhecer todos os gastos envolvidos, você consegue planejar melhor o orçamento da empresa e evitar apertos no caixa.
• Formação de Preços: Saber exatamente quanto cada colaborador custa permite calcular o ROI (Retorno sobre Investimento) desse profissional. Isso ajuda a precificar seus produtos/serviços adequadamente.
• Decisões de Contratação: Com os números em mãos, fica mais claro quantos funcionários sua empresa pode sustentar. Você pode decidir entre contratar em regime CLT, terceirizar serviços ou até adotar modelos de trabalho diferentes para reduzir custos.
• Crescimento Sustentável: Controlar os custos com pessoal evita endividamento e mantém a saúde financeira.

Dicas para otimizar e reduzir o custo de funcionários

Manter a folha de pagamento equilibrada é um desafio, mas existem estratégias para reduzir ou otimizar os custos sem prejudicar os colaboradores. Aqui estão algumas dicas voltadas para pequenas empresas e negócios do Simples Nacional:

• Automatize processos e aumente a produtividade: Antes de contratar mais gente, veja se sua equipe atual pode ser mais produtiva com ajuda de tecnologia ou melhoria de processos.
• Contrate dentro da realidade do seu negócio: Parece óbvio, mas é importante planejar bem cada contratação. Evite contratar por impulso.
• Aproveite os benefícios do Simples Nacional: Como vimos, se você é Simples Nacional, já economiza em certos encargos. Garanta que está enquadrado no anexo tributário correto para sua atividade, aproveitando alíquotas menores.
• Revise benefícios opcionais: Oferecer benefícios é ótimo, mas avalie o custo-benefício de cada um. Converse com os funcionários para entender quais benefícios eles mais valorizam.
• Invista em retenção e treinamento: Acredite, demissão e contratação custam caro (rescisões, tempo de recrutamento, integração de novo funcionário). Portanto, manter bons funcionários vale ouro.
• Terceirize atividades não essenciais: Para serviços como limpeza, segurança, TI ou outros que não sejam o foco do seu negócio, terceirizar pode ser mais econômico.
• Controle horas extras e banco de horas: Horas extras elevam muito o custo (50% a mais na hora extra comum e 100% a mais em domingos/feriados).
• Considere benefícios de baixo custo e alto valor percebido: Nem toda melhoria para o funcionário precisa vir com alto custo.

Lembre-se: reduzir custos não é somente “cortar gastos”. É encontrar um equilíbrio onde a empresa se mantém saudável financeiramente e os colaboradores continuam motivados e bem cuidados. Com criatividade e boa gestão, é possível, sim, otimizar o custo de um funcionário e ainda assim ser um ótimo empregador.

Como calcular o custo de um funcionário CLT no Simples Nacional?

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o primeiro passo é considerar o salário bruto acordado com o colaborador. A partir dele, é necessário somar os encargos obrigatórios e os benefícios oferecidos pela empresa:

• INSS (parte do empregador): incluído na alíquota unificada do Simples, que já contempla parte das contribuições previdenciárias.
• FGTS: 8% sobre o salário bruto.
• 13º salário e férias: provisionar 1/12 do salário para o 13º e 1/12 + 1/3 para as férias.
• Benefícios: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros — varia conforme a política interna.
• Encargos complementares: mesmo isenta de algumas contribuições, a empresa deve observar o Anexo do Simples aplicável, pois ele impacta diretamente na carga tributária total.

Como calcular o custo de um funcionário no Lucro Presumido?

No regime de Lucro Presumido, além do salário bruto e dos mesmos encargos previstos no Simples (FGTS, 13º, férias e benefícios), existem encargos adicionais:

• INSS Patronal: 20% sobre a folha de pagamento.
• SAT/RAT: de 1% a 3% conforme o risco da atividade.
• PIS/PASEP: 1,65%.
• COFINS: entre 1% e 4,65%, dependendo da atividade.
• CSLL: entre 1% e 2,88% conforme o setor.
• IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte, de acordo com a faixa salarial, segundo a tabela vigente da Receita Federal.

É fundamental considerar esses percentuais para manter a empresa financeiramente saudável e em conformidade com a legislação.

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