O Departamento Pessoal é o setor responsável pelas rotinas que envolvem os processos burocráticos dos colaboradores de determinada empresa. As principais rotinas do setor são: admissão, folha de pagamento, férias, 13° salário e rescisão.

Nesse sentido, de modo geral, as disposições legais a cerca desses processos podem ser consultadas na Consolidação das Leis Trabalhistas. Abaixo, iremos tratar brevemente sobre cada uma das rotinas e prazos para o Departamento Pessoal.

1. Admissão de colaboradores

Primeiramente, para falarmos sobre as principais rotinas do departamento pessoal, comecemos pelo processo inicial de registro de colaboradores.

Via de regra para o desenvolvimento de suas atividades, as empresas precisam contratar funcionários, a fim de otimizar a execução das tarefas. Nesse sentido, são informações indispensáveis para registro:

É importante ressaltar que para que o funcionário possa exercer suas atividades é necessário que ele tenha realizado o exame admissional. É esse documento, emitido por um médico ou uma clínica especializada em saúde e segurança do trabalho, que irá evidenciar se o funcionário está apto a começar a trabalhar. Sendo assim, a data solicitada para admissão precisa ser igual ou superior a data do exame admissional.

Prazo de envio ao eSocial: pelo menos 24h antes da data de admissão, pois o funcionário precisa iniciar as suas atividades na empresa com o registro efetuado.

2. Folha de Pagamento

Após a prestação de serviço em um respectivo mês, o funcionário possui direito ao recebimento de uma remuneração referente ao valor acordado para o salário. Além do salário, podem integrar a remuneração mensal do trabalhador alguns eventos, sendo os principais: horas extras, adicional de insalubridade e periculosidade, adicional noturno, dentre outros.

No que diz respeito aos encargos trabalhistas relacionados aos cálculos da folha de pagamento, incide sobre a remuneração mensal do funcionário alguns impostos, sendo os principais:

  • Contribuição previdenciária ao INSS: esse desconto será realizado conforme tabela previamente estabelecida pelo governo ao início de cada ano.
  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): para remunerações líquidas acima de R$2.112,00 será devido o desconto do imposto de renda retido na fonte (IRRF), o qual é obtido conforme alíquota prevista para a faixa da respectiva remuneração.
  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): ao contrário do INSS e do IRRF que são descontos efetuados na folha de pagamento, o FGTS é uma despesa da empresa e a seu título não é descontado nenhum valor do funcionário. O percentual devido de recolhimento do FGTS é de 8% da remuneração do colaborador.
  • Prazo para pagamento: o pagamento dos colaboradores deve ocorrer até o 5º dia útil do mês seguinte à prestação de serviços.

Prazos

Vencimento das guias: FGTS todo dia 07; INSS e IRRF todo dia 20. Caso o vencimento dessas guias ocorra em dias não úteis, o pagamento será antecipado para o dia útil imediatamente anterior ao vencimento.

Prazo de envio ao eSocial e transmissão da DCTFWeb: até o dia 15 do mês seguinte ao de ocorrência. Caso o dia 15 não seja útil, o envio será postergado para o primeiro dia útil após o dia 15.

3. Férias

Como é feito o controle de férias? Após a prestação de serviços na empresa pelo período de 12 meses (período aquisitivo), o funcionário adquire direito ao gozo de férias remuneradas acrescidas de 1/3 da sua remuneração. Após esse período, a empresa possui um prazo de 12 meses para conceder os dias de férias do funcionário (período concessivo) pois, a partir de então, é devido o pagamento de dobra de férias.

Vale destacar que ao optar pela concessão das férias, a empresa precisa comunicar o funcionário com, pelo menos, 30 dias de antecedência por meio do aviso de férias. Quanto ao pagamento, as férias precisam ser pagas em até 2 dias úteis anteriores a sua data de início por meio do recibo de férias.

Informações importantes:

  • Não podem iniciar nos 2 dias que antecedem domingos e feriados. Por isso, via de regra, as férias não podem começar na sexta-feira, por exemplo;
  • Podem ser divididas em até 3 períodos de gozo, desde que um deles seja de pelo menos 14 dias e os demais iguais ou superiores a 5 dias.

Prazo de envio ao eSocial: As férias devem ser enviadas em data igual ou anterior a do pagamento.

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4. 13° Salário

Ao final de cada ano calendário, o funcionário tem direito ao recebimento de um salário proporcional aos meses trabalhados na empresa. Para que tenha direito ao recebimento referente a um respectivo mês (1/12), é necessário que o colaborador tenha prestado serviço neste mês por, pelo menos, 15 dias.

Pagamento: o 13° salário pode ser pago em até 2 parcelas. A primeira parcela deve ser paga até o dia 30 de novembro do respectivo ano, ao passo que a segunda deve ser quitada até o dia 20 de dezembro. Cabe ressaltar que sobre o 13° salário há incidência dos respectivos encargos trabalhistas: INSS, FGTS e IRRF (quando superior ao valor mínimo).

Prazo de envio ao eSocial e transmissão da DCTFWeb: juntamente com a folha de pagamento do respectivo mês, até o dia 15 do mês seguinte ao de ocorrência.

5. Rescisão de colaboradores

Existem alguns tipos de rescisão contratual a depender dos motivos e iniciativas, sendo os principais:

A depender do tipo de rescisão contratual, será aplicado a concessão de um aviso prévio. Por aviso prévio entende-se a comunicação da rescisão do contrato de trabalhado por uma das partes (empregado ou empregador). Esse aviso precisa ser realizado com antecedência de, pelo menos, 30 dias. Entretanto, a cada ano trabalhado o funcionário adquire o direito ao acréscimo de 3 dias no período do aviso, sendo o mesmo limitado a 90 dias.

No aviso trabalhado, o empregado continua exercendo suas funções normais por um período (mínimo de 30 dias, conforme descrito acima) e a rescisão ocorre efetivamente ao final do aviso. Por sua vez, no aviso indenizado a dispensa efetiva ocorre na data da comunicação, isto é, a data do último dia efetivamente trabalhado é a data em que ocorre o aviso da rescisão.

Prazo para pagamento: o pagamento da rescisão deve ocorrer em até 10 dias a contar da data da rescisão. Caso a data limite para pagamento seja um dia não útil, o pagamento deverá ser antecipado para ocorrer até o último dia útil imediatamente anterior.

Prazo de envio ao eSocial: até 10 dias a contar da data da rescisão.

6. Cronograma de atividades

Para finalizar, algumas rotinas do Departamento Pessoal são fixas e demandam prévia organização do setor. É o caso, por exemplo, do cálculo mensal da folha de pagamento e dos respectivos encargos, o qual, na Contajá, possui início aproximadamente no dia 25 do respectivo mês.

Em um primeiro momento, são finalizadas as folhas das empresas com colaboradores registrados, considerando que estes possuem data limite para pagamento no 5° dia útil do mês seguinte. Posteriormente, é enviado a folha de pagamento das empresas que possuem apenas pró labore (remuneração do sócio da empresa). Todo o processo é finalizado até o dia 15 do mês seguinte, considerando que este é o prazo final para envio das informações aos sistemas do governo.

No que diz respeito aos processos de admissão, férias e rescisão de colaboradores, estes são variáveis e ocorrem durante todo o mês na rotina do departamento pessoal. Porém, as admissões são sempre tratadas com prioridade considerando o prazo citado anteriormente.

Dessa forma, de modo geral, o grau de prioridade da respectiva demanda e a organização das datas para execução irá depender diretamente da data da solicitação pelo cliente e do prazo existente para envio da obrigação ao sistema do governo.

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