O guia completo sobre certificado digital é importante para empresas que buscam segurança e praticidade no meio digital. Mas, por que? Então, o certificado digital funciona como uma identidade eletrônica, garantindo a autenticidade de documentos, contratos e transações realizadas pela internet.
Além disso, no Brasil o uso do certificado digital tem crescido entre as empresas. Especialmente devido à exigência de vários serviços que requerem essa tecnologia para garantir a validade das informações.
Assim, neste guia completo sobre certificado digital você terá acesso a todas as informações necessárias para entender o que é, como funciona, seus benefícios e a importância dessa ferramenta para pessoas jurídicas.
O que é o certificado digital?
O certificado digital é um arquivo eletrônico que contém informações que identificam uma pessoa física ou jurídica no ambiente virtual.
Ele age como uma identidade digital, permitindo que empresas e pessoas possam assinar documentos digitalmente com segurança e autenticidade. Isso significa que quem utiliza o certificado digital pode garantir que o remetente ou signatário de um documento é, de fato, quem afirma ser.
Além disso, com o certificado digital é possível dar validade jurídica a diversos documentos, como contratos, notas fiscais e declarações ao governo, eliminando a necessidade de assinaturas manuais.
Ademais, empresas especialmente pessoas jurídicas, utilizam essa tecnologia para cumprir suas obrigações fiscais e trabalhistas de maneira segura e eficiente.
Como funciona o certificado digital?
O funcionamento do certificado digital é baseado em criptografia, que protege as informações trocadas durante as transações digitais.
Assim, ele funciona como uma chave que decodifica e autentica as mensagens e arquivos enviados de uma parte para outra. Fica garantindo assim, que os dados não serão adulterados durante o envio.
Além disso, ao usar o certificado digital, a empresa pode emitir documentos fiscais, assinar contratos e até mesmo participar de licitações públicas sem precisar de papel ou da presença física dos envolvidos. Tudo isso com total segurança.
Quais os tipos de certificado digital?
Para as empresas, existem dois tipos principais de certificado digital:
Certificado A1:
O certificado digital do tipo A1 é armazenado diretamente no computador ou servidor da empresa.
Ele possui validade de um ano e não precisa de um dispositivo físico, como token ou smart card.
Uma das principais vantagens desse modelo é que ele pode ser utilizado em múltiplos dispositivos, já que fica instalado no sistema. Isso oferece mais agilidade e praticidade no dia a dia da empresa.
Certificado A3:
Já o certificado digital do tipo A3 é armazenado em um dispositivo físico, como um token USB ou um smart card.
Ele tem uma validade maior, de até três anos. Para utilizá-lo, o dispositivo precisa estar fisicamente conectado ao computador.
Esse modelo oferece um nível maior de segurança, já que o acesso é restrito ao portador do token ou smart card.
A escolha entre o A1 e o A3 vai depender das necessidades da empresa em termos de segurança, mobilidade e praticidade.
Por que a sua empresa precisa de um certificado digital?
O uso do certificado digital é obrigatório para empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) ou para aquelas que devem enviar obrigações trabalhistas e previdenciárias, como a eSocial. Além disso, várias outras atividades empresariais exigem o uso de um certificado digital.
Aqui estão alguns motivos pelos quais a sua empresa precisa de um certificado digital:
- Validade jurídica: Documentos assinados digitalmente têm a mesma validade que aqueles assinados fisicamente. Além disso, com ele fica mais fácil fazer a gestão de contratos e a troca de informações com parceiros e clientes.
- Segurança nas transações: O certificado digital usa criptografia avançada. O que garante que as informações trocadas em transações online não sejam interceptadas ou modificadas.
- Redução de custos: Ao eliminar a necessidade de documentos em papel, sua empresa economiza com impressão, envio e armazenamento de papéis.
- Agilidade nos processos: Com o uso de assinaturas digitais, é possível fechar contratos e realizar outras operações de forma muito mais rápida. Sem precisar de deslocamento ou de reuniões presenciais.
- Cumprimento de obrigações fiscais: Muitas obrigações fiscais exigem o uso de certificado digital para envio de informações à Receita Federal. Como a declaração de Imposto de Renda e o SPED Fiscal.
Como adquirir um certificado digital?
Por fim, para encerrar esse guia completo sobre certificado digital vamos mostrar como é fácil adquirir um certificado digital.
Primeiro, você deve escolher uma Autoridade Certificadora credenciada pela Receita Federal, como a Contajá. O processo inclui a apresentação de documentos e, em alguns casos, uma validação presencial.
A contratação de contabilidade online pode facilitar, já que algumas empresas oferecem pacotes que incluem a emissão do certificado.
Além disso, contar com um contador online agiliza todo o processo, proporcionando mais praticidade e suporte durante cada etapa.
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