A certidão negativa de débitos federais, ou certidão negativa de débitos (CND), é essencial para comprovar a regularidade fiscal da empresa e PF (pessoa física), para a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, sendo um documento essencial no processo de emissão de CND.
Se você quer entender de forma clara e prática tudo sobre esse tema, está no lugar certo. Neste guia completo, vamos explicar tudo, desde os conceitos básicos até os detalhes para conseguir sua certidão negativa em Curitiba, São Paulo e em outras regiões, incluindo certidões federais, estaduais, municipais e trabalhistas. Entenda com a Contajá, a melhor contabilidade online do Brasil!
O que é uma certidão negativa e para que ela serve?
A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento oficial emitido por um órgão do governo (federal, estadual ou municipal) para atestar que uma pessoa física ou jurídica não possui pendências financeiras ou de entrega de declarações com aquele órgão em uma data específica.
A certidão negativa é um documento que comprova que a pessoa ou empresa não possui débitos ou pendências em determinado órgão fiscalizador. Ela é fundamental para demonstrar a situação regular perante o Fisco e instituições financeiras, garantindo acesso facilitado a serviços e negócios. Sem esse documento, diversas operações podem ser bloqueadas, como financiamentos e contratos públicos.
| Requisito | Regra para 2025 |
|---|---|
| Limite de Faturamento Anual | R$ 81.000,00 (ou uma média de R$ 6.750,00 por mês). |
| Atividades Permitidas | Exercer uma das ocupações que constam na lista oficial de atividades permitidas ao MEI. |
| Quadro Societário | Não ser titular, sócio ou administrador de outra empresa. |
| Número de Funcionários | Ter, no máximo, 1 (um) funcionário registrado que receba o salário-mínimo ou o piso da categoria. |
| Outras Restrições | Não ser servidor público federal em atividade. Servidores estaduais e municipais devem consultar as regras de seus respectivos estatutos. |
Nem toda CND é igual: principais tipos
É crucial entender que não existe apenas uma CND. Diferentes esferas do governo e entidades emitem suas próprias certidões, cada uma atestando a regularidade em sua área de competência. As mais importantes para uma empresa são:
CND Federal (Receita Federal e PGFN)
Esta é a mais conhecida. Oficialmente chamada de Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, ela comprova que a empresa está em dia com impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e contribuições previdenciárias (INSS).
CND Estadual (Secretaria da Fazenda Estadual)
Atesta a regularidade da empresa com os tributos estaduais, sendo o principal deles o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). É essencial para empresas do setor de comércio e indústria.
CND Municipal (Prefeitura)
Comprova que a empresa não tem débitos com o município, como o ISS (Imposto Sobre Serviços) para prestadores de serviço, e o IPTU para os imóveis da empresa. Por exemplo, para provar a quitação do imposto predial na capital paranaense, seria necessário emitir a certidão negativa iptu curitiba.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), esta certidão prova que a empresa não possui dívidas pendentes em processos trabalhistas já concluídos e julgados.
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
Embora não seja uma “CND” no nome, tem a mesma finalidade. Emitido pela Caixa Econômica Federal, o CRF comprova que a empresa está depositando corretamente o FGTS de seus funcionários.
Certidão negativa de débitos estaduais e municipais
Garantem que não há débitos estaduais, como ICMS, e municipais variados, dependendo da localidade.
- Certidão negativa de FGTS
Mostra que não há débitos em relação ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, muito exigida em licitações e financiamentos.
2. Certidão de débito ativa da União
Confirma que não há débitos inscritos na Dívida Ativa da União, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.
Quem pode solicitar a certidão negativa?
Qualquer cidadão pode solicitar certidões negativas para comprovar ausência de pendências fiscais ou trabalhistas relacionadas ao seu CPF. Além de pessoa física, empresas solicitam para comprovar regularidade tributária e trabalhista, requisito para licitações, financiamentos e contratos.
Diferença entre certidão negativa, positiva e positiva com efeito de negativa
- Certidão negativa: comprova ausência total de débitos.
- Certidão positiva: indica a existência de débitos.
- Certidão positiva com efeito de negativa: quando há débitos, mas estes estão parcelados e em dia, permitindo a emissão como negativa.
Documentos necessários para tirar certidão negativa
Os documentos variam de acordo com o tipo de certidão, mas geralmente são: CPF ou CNPJ, documentos pessoais, procuração (se for o caso) e comprovantes de inscrição no órgão correspondente.
Passo a passo para emitir a CND Federal pela internet
A emissão da certidão negativa da Receita Federal é um processo simples, online e gratuito, desde que não haja nenhuma pendência.
- Acesse o site da Receita Federal na área de “Certidões e outros serviços”.
- Clique na opção “Emitir certidão de regularidade fiscal”.
- Escolha a opção para Pessoa Jurídica (para consultar pelo CNPJ) ou Pessoa Física (para consultar pelo CPF).
- Você será levado à página final de emissão. Informe o número do CNPJ (ou CPF) que deseja consultar.
- Digite os caracteres de segurança e clique em “Consultar”.
Se estiver tudo certo, o sistema gerará instantaneamente a certidão em formato PDF. Ela tem validade de 180 dias.
Como emitir certidão negativa em Curitiba e outros estados
Cada estado possui portal próprio para emitir certidões negativas de ICMS e outros tributos estaduais. O usuário deve acessar o site da Secretaria da Fazenda do respectivo estado e informar os dados solicitados.
Documentação e procedimentos podem variar conforme a legislação estadual, mas geralmente são similares.
Exemplo, para tirar em a CND em Curitiba, siga o passo a passo:
- Acesse o site oficial da Prefeitura de Curitiba.
- Busque pela seção de certidões ou débitos tributários.
- Informe o CPF, CNPJ ou inscrição imobiliária.
- Emita a certidão conforme a disponibilidade.
Como emitir certidão negativa de débitos trabalhistas?
Esta certidão é emitida pela Justiça do Trabalho e pode ser solicitada online, comprovando que não há pendências trabalhistas registradas.
Como emitir certidão negativa de FGTS
A emissão é feita pela Caixa Econômica Federal, que disponibiliza o serviço para comprovar ausência de débitos do FGTS da empresa.
Entenda: Calculadora Custo para tirar CNPJ
“Minha certidão não saiu!” O que fazer?
Calma, isso pode ser resolvido. É um sinal de alerta de que existe alguma pendência que precisa ser investigada e resolvida.
Quando o sistema informa que não foi possível emitir a certidão, significa que o CNPJ (ou CPF) possui alguma irregularidade. As causas mais comuns são:
- Falta de entrega de alguma declaração obrigatória (DCTF, ECF, DEFIS, etc.).
- Pagamento de algum imposto com valor menor que o devido.
- Parcelamento de débitos com parcelas em atraso.
- Inconsistências nos dados cadastrais da empresa.
A solução: O primeiro passo é acessar o portal e-CAC da Receita Federal com o certificado digital da empresa. Dentro do portal, gere o Relatório de Situação Fiscal. Este documento é um diagnóstico completo que apontará exatamente qual é a pendência. Com essa informação em mãos, seu contador poderá agir para resolver o problema.
Entenda: Programa Regularize: o que é?
Como a Contajá garante que sua CND esteja sempre disponível
Imagine fechar um grande contrato, uma oportunidade única para sua empresa, mas ser barrado na etapa final por uma CND que não foi emitida devido a uma pequena pendência que você nem sabia que existia.
Na Contajá, a regularidade fiscal do seu negócio é nossa prioridade máxima. Nosso trabalho vai além de apenas calcular e enviar suas guias de impostos.
Nós monitoramos ativamente a situação fiscal da sua empresa, cruzando dados e verificando as entregas de todas as obrigações acessórias. Isso significa que, quando você precisar de uma CND, ela estará a um clique de distância, pronta para ser emitida sem surpresas desagradáveis. Nós garantimos que pequenas pendências sejam identificadas e resolvidas antes mesmo que se tornem um problema, liberando você para focar no que realmente importa: fechar negócios e crescer com a segurança de quem está sempre em dia.
