Qualquer pessoa que lida com transações comerciais internacionais, é fundamental entender o conceito e a importância da Invoice. Nesse sentido, este artigo abordará o que é uma invoice, sua diferença para a nota fiscal, seu papel na gestão de empresas.
O que é uma invoice?
Uma invoice é um documento financeiro internacional que comprova a prestação de serviços ou entrega de produtos entre empresas (B2B) ou entre empresa e consumidor (B2C). Ela reúne os dados essenciais da transação, como:
- Identificação das partes (nome, CNPJ, país)
- Descrição dos itens ou serviços
- Valores, impostos e datas
- Condições de pagamento, como prazos e formas
Na contabilidade, a invoice serve como comprovante para contabilização da receita e despesas, além de possibilitar ajustes em câmbio e fluxo de caixa, quando a operação é internacional.
Entenda: Não emitir nota fiscal: quais são as consequências?
O que é Nota Fiscal?
A nota fiscal é um documento oficial que comprova uma operação de venda de produtos ou prestação de serviços no Brasil. Ela serve como registro para fins fiscais, contábeis e jurídicos, sendo obrigatória para empresas legalizadas.
Emitida eletronicamente (NF-e, NFS-e, NFC-e), a nota fiscal informa:
- Dados do vendedor e comprador (CNPJ/CPF, endereço)
- Produtos ou serviços vendidos
- Valores, alíquotas de impostos (ICMS, ISS, IPI etc.)
- Data da transação
- Código fiscal (CFOP, NCM, CNAE)
Esse documento é fundamental para o recolhimento de tributos, controle do Fisco e proteção dos consumidores. É diferente da invoice, que tem foco em transações internacionais e não possui validade fiscal no Brasil.
Por que a invoice é importante?
A invoice é extremamente importante para desenvolvedores, designers e outras profissões que trabalham para a gringa, porque ela faz:
- Transações internacionais: é aceita mundialmente como forma legítima de cobrança.
- Comprovante legal: admite-se a prestação ou aquisição de serviços/mercadorias.
- Controle financeiro: auxilia o acompanhamento da entrada e saída de valores.
- Base para pagamento: estipula prazos, descontos, multas e encargos.
- Integração contábil e fiscal: mesmo não substituindo a nota fiscal no Brasil, facilita a organização documental.
Principais itens que devem constar na invoice
Para ter validade e clareza, uma invoice deve conter:
- Cabeçalho: título “Invoice” + número único.
- Dados do emissor e receptor: nome, endereço, CNPJ ou identificação estrangeira.
- Data de emissão e data de vencimento.
- Descrição detalhada do item ou serviço.
- Unidade, quantidade e valor unitário.
- Total e impostos aplicáveis (como IVA, se aplicável).
- Informações financeiras: forma de pagamento, dados bancários, instruções especiais.
- Condições comerciais: prazo, desconto por antecipação, multa por atraso.
- Termos e observações: menções legais, declaração de incoterms (FOB, CIF), notas de transporte.
Principais itens que devem constar na nota fiscal
Aqui estão os principais itens que devem constar na nota fiscal, conforme a legislação brasileira:
- Dados do emitente: nome empresarial, CNPJ, inscrição estadual/municipal, endereço.
- Dados do destinatário: nome/razão social, CPF ou CNPJ, endereço.
- Descrição dos produtos ou serviços: detalhamento claro do que foi vendido ou prestado.
- Quantidade e valor unitário: número de itens ou horas e preço por unidade.
- Valor total da operação: soma de todos os itens ou serviços.
- Alíquotas e valores de impostos: ICMS, ISS, IPI, PIS, COFINS, entre outros.
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): define o tipo de operação.
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): obrigatório em vendas de produtos.
- CNAE: atividade econômica exercida pela empresa.
- Data e hora da emissão: identificação do momento da operação.
- Número da nota fiscal e série: controle sequencial da empresa.
- Chave de acesso (em NF-e): código único de 44 dígitos que permite a consulta pública.
Esses itens garantem validade legal à nota e permitem o correto recolhimento dos tributos.
Invoice X Nota Fiscal: quais são as diferenças?
| Aspecto | Invoice | Nota Fiscal (Brasil) |
|---|---|---|
| Finalidade | Cobrança e comprovação fiscal internacional | Comprovação fiscal e tributária no Brasil |
| Obrigatoriedade | Não obrigatória legalmente no Brasil | Obrigatória para venda de produtos/serviços |
| Emissão somente eletrônica | Permitida em papel ou digital | Necessariamente eletrônica (NF-e, NFS-e) |
| Identificação tributária | Informações internacionais | Dados de impostos (ICMS, ISS, PIS, Cofins) |
| Aceitação internacional | Sim | Somente aceita no Brasil |
Como emitir uma invoice corretamente
Veja o passo a passo:
1. Defina padrões:
Adote um sistema (Excel, ERP ou ferramenta online) com numeração sequencial e informações obrigatórias.
2. Preencha dados completos:
Incluir dados de emissor, comprador, descrições detalhadas e valores corretamente.
3. Calcule impostos:
Avalie se há retenções na origem (como IRRF ou ISS em importação de serviços) ou se a receita pode ser tributada no Brasil.
4. Inclua instruções financeiras:
Informar forma de pagamento, dados bancários e instruções em moeda estrangeira e nacional.
5. Releia atentamente:
Checar valores, taxas, datas e dados cadastrais antes de liberar o envio.
6. Envie formalmente:
Envie por e-mail em PDF, anexando documentos complementares como relatórios ou comprovantes de remessa.
7. Arquive adequadamente:
Guarde a invoice por pelo menos cinco anos, juntamente com comprovantes de recebimento e câmbio, para fins contábeis.
Modelos práticos de invoice
[Nome da Empresa]
Invoice Nº: 000123
Data de Emissão: 10/06/2025
Vencimento: 10/07/2025
Emissor:
CNPJ: 12.345.678/0001‑99
Endereço: Rua A, 123, Bairro, Cidade – UF – Brasil
Destinatário:
(Cliente internacional com identificação fiscal)
Itens:
- Consultoria estratégica – 10h × USD 100 = USD 1.000
- Análise de mercado – 5h × USD 120 = USD 600
Subtotal: USD 1.600
Retenção IRRF (15%): USD 240
Total líquido: USD 1.360
Forma de pagamento: Transferência internacional em até 30 dias
Dados bancários: Banco, SWIFT, IBAN
Quando usar invoice?
Você deve usar o invoice quando precisa:
- Exportação de serviços (consultoria, TI, marketing)
- Comércio internacional (produtos físicos)
- Freelancers ou agências digitais atendendo fora do Brasil
- Parcelamentos ou faturamento recorrente internacional
Cuidados fiscais para quem emite invoice
Quem emite Invoice precisa fazer de forma correta, então é necessário cuidar com:
- Tributação no Brasil: receitas são tributadas conforme regime escolhido (Simples, Lucro Presumido ou Real). Serviços ao exterior via mensalão (LC 116/03) podem ter imunidade, dependendo da atividade.
- Retenção de impostos no exterior: calcular IRRF ou IRS conforme a legislação do país.
- Câmbio: registrar valores em reais com data e taxa oficiais da Receita Federal.
- Comprovantes internos: mantenha contratos, certificados de serviço e rastros de entrega para auditoria.
Vantagens de usar invoice
As vantagens de usar Invoice são muitas para profissionais que têm vínculo com empresas de fora do Brasil, porque mostra profissionalismo, facilita o faturamento e gestão de prazos, evita multas e declara perdas fiscais e você fica em conformidade internacional.
Obstáculos comuns ao emitir invoice
- Erro na codificação de serviços (CNAE) que pode impedir a internacionalização tributária.
- Falhas no cálculo de impostos por retenção em países que exigem IRRF.
- Dificuldade no registro correto de câmbio e seu reflexo no imposto de renda.
- Falta de integração contábil com ERPs ou sistema contábil, exigindo retrabalho.
Como emitir invoice dentro do seu escritório
- Escolha uma ferramenta de emissão (planilha, ERP, etc.).
- Padronize o layout com logotipo, cores institucionais e numeração sequencial.
- Treine a equipe para preenchimento correto.
- Reforce processos fiscais com o contador.
- Inclua nota fiscal no Brasil como complemento contábil para receita.
- Automatize integração entre emissão de invoice e sistema financeiro / contábil.
Casos de uso reais: empresas que faturam com invoice
- Agências de marketing digital que cobram clientes da Europa
- Consultores de TI exportando serviços para startups americanas
- Arquitetos que vendem projetos para clientes estrangeiros
- E‑commerces que enviam produtos físicos para o exterior via dropshipping
Como a contabilidade pode ajudar
O apoio de um contador especializado em operações internacionais traz benefícios como:
- Identificação do tributo adequado ao exterior
- Organização de documentação de exportação de serviços
- Integração entre “invoice” e “nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)”
- Acompanhamento de câmbio para declaração e apuração do IRPJ/CSLL
- Controles integrados para fluxo de caixa, projeções e cumprimento fiscal
Para operar com segurança, conte com uma contabilidade online especializada, que auxilie desde o cálculo de impostos e câmbio até a emissão de documentos e integração contábil, garantindo que sua empresa cresça legalmente além das fronteiras.
Como a Contabilidade pode ajudar na gestão de Invoices?
A contabilidade online, oferecida por diversos escritórios de contabilidade, ganhou força. Ao entrar no time da melhor contabilidade online, a Contajá orienta como você pode emitir suas invoices.
Além disso, é possível pedir ajuda de um de nossos contadores online para te orientar como é feita a criação e o envio de invoices de forma rápida e eficiente.
Lembre-se: esses documentos precisam ser integrados ao sistema contábil, facilitando a gestão financeira e a conformidade fiscal. Além disso, a contabilidade online oferece diversas vantagens, tais como:
- Facilita o rastreamento de transações: Em virtude de sua natureza digital, a contabilidade online facilita o rastreamento de transações e o gerenciamento de registros financeiros.
- Redução de erros: Devido à automatização de processos, o risco de erros humanos na entrada de dados é reduzido.
- Acesso em tempo real: Como resultado da digitalização, é possível acessar informações financeiras em tempo real, a qualquer hora e em qualquer lugar.
- Economia de tempo: Antes de mais nada, a contabilidade online economiza tempo, permitindo que as empresas se concentrem em suas atividades principais.
Não. A nota fiscal continua obrigatória para fins fiscais dentro do Brasil.
Em geral não, desde que o destinatário compreenda inglês. Para alguns países (Holanda, França, Alemanha), pode ser necessária tradução.
Não é obrigatório, mas pode inserir assinatura digital ou selo para reforço de autenticidade.
A receita convertida em reais deve constar no livro de receitas e no SPED Fiscal, conforme regime tributário
