A DIRF 2025 é uma obrigação fiscal importante para empresas e profissionais que fazem retenção de impostos na fonte.

Se você pagou salários, prestadores de serviço ou teve retenções ao longo de 2024, precisa enviá-la para a Receita Federal dentro do prazo, evitando multas e problemas fiscais.

Neste artigo, você vai descobrir o que é a DIRF, quem deve entregá-la, quais são os prazos e como evitar erros no preenchimento.

Tópicos desse artigo:

O que é a DIRF e por que ela é importante?

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação fiscal exigida pela Receita Federal para que empresas e algumas pessoas físicas informem os valores de Imposto de Renda (IRRF) e outras contribuições retidas na fonte ao longo do ano-calendário anterior.

A responsabilidade de enviar a DIRF é da fonte pagadora – ou seja, quem fez pagamentos sujeitos à retenção de imposto, como salários, honorários de profissionais autônomos e serviços prestados por empresas.

Em 2025, a DIRF se refere às retenções feitas ao longo de 2024. O envio correto desse documento é importante para evitar inconsistências fiscais e garantir que todas as informações declaradas batam com os dados de funcionários, prestadores de serviço e a própria Receita Federal.

Principais tributos informados na DIRF

A DIRF não se limita apenas ao Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Ela também inclui retenções sobre:

1 – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)

2 – Programa de Integração Social (PIS)

3 – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)

Por que a DIRF é importante para a Receita Federal?

A Receita Federal utiliza a DIRF para cruzar informações com outros documentos fiscais, como a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF), a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e o eSocial.

Caso os valores declarados não coincidam com outras fontes de informação, a empresa ou profissional pode ser notificado para esclarecimentos, estar sujeito a multas ou até mesmo cair na malha fina.

Quem está obrigado a entregar a DIRF 2025?

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) 2025 deve ser enviada por todas as empresas e pessoas físicas que, ao longo de 2024, tenham realizado pagamentos com retenção de Imposto de Renda (IRRF), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS e Cofins.

A obrigatoriedade segue as regras da Instrução Normativa RFB nº 1990/2020, que estabelece que qualquer valor retido na fonte, mesmo que em um único mês do ano, exige a entrega da DIRF.

Quem deve entregar a DIRF?

Empresas e pessoas físicas que realizaram retenções sobre os seguintes pagamentos devem enviar a DIRF 2025:

  • Salários, pró-labore e pagamentos a prestadores de serviço com retenção de Imposto de Renda.
  • Pagamentos a residentes ou empresas no exterior, quando houver retenção de tributos federais.
  • Distribuição de lucros e dividendos tributáveis com retenção de IR.
  • Serviços tomados com retenção de IRRF, CSLL, PIS e Cofins.

Além disso, algumas entidades, mesmo sem retenção de IRRF, são obrigadas a enviar a DIRF, como:

  • Órgãos e empresas públicas federais, estaduais e municipais.
  • Organizações que administram esportes olímpicos no Brasil.
  • Candidatos a cargos políticos (incluindo vices e suplentes) que receberam doações ou realizaram pagamentos sujeitos à retenção.

Empresas do Simples Nacional devem entregar a DIRF?

Empresas do Simples Nacional não estão automaticamente obrigadas a enviar a DIRF. No entanto, se tiverem feito qualquer pagamento com retenção de tributos federais, como serviços tomados com retenção de IRRF, PIS, Cofins ou CSLL, devem cumprir essa exigência.

O que acontece se a DIRF não for enviada no prazo?

Não entregar a DIRF 2025 dentro do prazo pode trazer multas e complicações fiscais para empresas e pessoas físicas obrigadas a declarar. A Receita Federal utiliza a DIRF para cruzar informações e fiscalizar a retenção de impostos na fonte.

Qualquer atraso ou erro pode gerar penalidades que impactam diretamente a regularidade do negócio.

Quais são as penalidades pelo atraso ou erro na DIRF?

  • Multa por atraso na entrega

Caso a DIRF não seja enviada dentro do prazo, a Receita Federal aplica uma multa de 2% ao mês-calendário, ou fração, sobre o montante de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) informado na declaração, limitada a 20% do total devido.

Além disso, existem valores mínimos estabelecidos:

  • Multa por informações incorretas ou omissão de dados

Caso a DIRF seja entregue com erros ou omissões, a empresa poderá ser penalizada com uma multa de 3% sobre o valor total das transações declaradas de forma incorreta, sem limite de valor.

  • Restrições fiscais e bloqueios

Empresas que não enviam a DIRF podem enfrentar dificuldades para obter certidões negativas de débito (CND), importantes para participação em licitações, financiamentos e contratos com órgãos públicos. Além disso, o CNPJ pode ficar irregular na Receita Federal, prejudicando a operação do negócio.

É possível corrigir a DIRF após o envio?

Sim! Se a empresa perceber um erro após a entrega da DIRF, é possível enviar uma declaração retificadora sem custos adicionais, desde que seja feita antes de qualquer ação fiscal da Receita Federal.

Caso tenha perdido o prazo final, o ideal é enviar a DIRF o mais rápido possível para minimizar as multas e evitar complicações fiscais.

Quando emitir a DIRF 2025?

A DIRF 2025 deve ser enviada dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal, que se inicia em 2 de janeiro de 2025 e se encerra em 28 de fevereiro de 2025, às 23h59min59s.

O envio deve ser feito exclusivamente pelo Programa Gerador da DIRF (PGD DIRF 2025), disponível no site da Receita Federal.

E se a empresa encerrar atividades antes do prazo?

Se o encerramento ocorrer em 2025, ainda será necessário entregar a DIRF de Extinção referente a 2024.

O mesmo vale para empresas que passam por fusão, incorporação ou cisão total.

Como emitir a DIRF 2025 corretamente?

O envio da DIRF 2025 é feito por meio do PGD DIRF 2025, um software oficial da Receita Federal que permite o preenchimento, validação e transmissão da declaração. Para garantir que o envio seja feito sem erros, siga este passo a passo:

1 – Baixe e instale o PGD DIRF 2025

O Programa Gerador da DIRF 2025 pode ser baixado diretamente do site da Receita Federal:

Acesse aqui o Programa Gerador da DIRF 2025.

2 – Preencha corretamente os dados da empresa ou pessoa física

Insira as informações cadastrais e fiscais da fonte pagadora, garantindo que todos os campos estejam preenchidos conforme solicitado pelo programa.

3 – Informe os rendimentos pagos e tributos retidos na fonte

Inclua todos os pagamentos feitos em 2024 que tiveram retenção de Imposto de Renda (IRRF), CSLL, PIS e Cofins.

4 – Valide a declaração e corrija possíveis erros

O próprio PGD DIRF 2025 realiza a validação dos dados antes do envio. Se houver erros, o programa apontará os problemas para que sejam corrigidos antes da transmissão.

5 – Transmita a DIRF pelo Receitanet

O envio deve ser feito pelo Receitanet, com o uso de certificado digital, exceto para alguns casos específicos, como MEIs e pequenas empresas sem obrigatoriedade do certificado.

6 – Guarde o recibo de entrega

Após a transmissão, o recibo de entrega gerado pelo sistema deve ser armazenado, pois pode ser solicitado pela Receita Federal em caso de fiscalização.

O que acontece depois do envio da DIRF?

Após o envio da DIRF 2025, a Receita Federal processa os dados e realiza um cruzamento de informações com outras declarações fiscais para verificar possíveis inconsistências.

Esse processo é importante para garantir que os valores declarados pelas empresas estejam corretos e condizentes com os dados fornecidos por funcionários e prestadores de serviço.

Principais declarações cruzadas com a DIRF:

  • Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) – Verifica se os rendimentos informados pelos contribuintes coincidem com os valores declarados pela fonte pagadora.
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) – Confirma se os tributos retidos foram devidamente recolhidos.
  • eSocial – No caso de empresas com funcionários registrados, a Receita Federal compara os valores informados na folha de pagamento com os dados da DIRF.

Se houver inconsistências, a Receita pode solicitar esclarecimentos ou retificações. Em casos mais graves, o contribuinte pode ser autuado e multado, sendo necessário corrigir as informações para evitar penalidades.

Além disso, o contribuinte pode acompanhar o status da DIRF no sistema da Receita Federal, que pode apresentar cinco situações:

✅ Em processamento – A Receita está analisando a declaração.

✅ Aceita – A declaração foi aprovada sem erros.

⚠ Rejeitada – Foram encontrados erros, sendo necessário o envio de uma retificação.

⚠ Retificada – A declaração original foi substituída por outra versão corrigida.

❌ Cancelada – A DIRF foi anulada e perdeu validade legal.

Como evitar erros na DIRF?

Para garantir que a DIRF 2025 seja enviada corretamente e sem complicações, siga estas boas práticas:

  • Mantenha registros organizados – Armazene todos os comprovantes de retenção de imposto, recibos de pagamento e dados de funcionários ou prestadores de serviço.
  • Confira os dados antes do envio – Verifique CNPJ, CPF, valores retidos e códigos de tributação para evitar divergências na Receita Federal.
  • Utilize o validador da Receita Federal – O Programa Gerador da DIRF (PGD DIRF 2025) possui um validador que aponta erros antes da transmissão.
  • Respeite os prazos – O prazo final para envio da DIRF 2025 é 28 de fevereiro de 2025, e atrasos podem gerar multas a partir de R$ 200 para pessoas físicas e empresas do Simples Nacional e R$ 500 para outras empresas.
  • Corrija erros rapidamente – Se perceber um erro após o envio, envie uma declaração retificadora para evitar notificações e penalidades.

Alerta: Você sabia que mais de 1,4 milhão de contribuintes caíram na malha fina recentemente? De acordo com o G1, 71% dessas pessoas tinham imposto a restituir, mas enfrentaram problemas por conta de erros na declaração. Isso mostra como é importante revisar as informações antes do envio para evitar complicações com a Receita Federal.

Fim da DIRF: o que muda e como sua empresa deve se preparar

A partir de 2025, a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) chega ao fim. A mudança faz parte da modernização da Receita Federal, que busca reduzir burocracia e tornar o sistema tributário mais eficiente.

Com isso, as informações que antes eram enviadas na DIRF agora serão reportadas por meio do eSocial e da EFD-Reinf, exigindo que as empresas adaptem seus processos para evitar problemas fiscais.

Mas afinal, por que a DIRF está sendo eliminada e como as empresas devem se preparar para essa mudança?

Por que a DIRF será extinta?

A DIRF foi criada para garantir que as empresas declarassem corretamente os impostos retidos, evitando erros e problemas fiscais. Mas, com a modernização dos sistemas tributários, essa obrigação acabou se tornando desnecessária.

A Receita Federal decidiu substituí-la para:

  • Reduzir burocracia, integrando as informações em sistemas mais modernos;
  • Facilitar a fiscalização, permitindo um cruzamento de dados mais eficiente;
  • Diminuir custos administrativos, eliminando declarações duplicadas;
  • Automatizar processos, tornando o controle tributário mais ágil e seguro.

O que muda para as empresas?

Agora, as empresas precisarão reportar retenções tributárias diretamente no eSocial e na EFD-Reinf. Isso inclui informações sobre:

  • Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Contribuições Previdenciárias.

Com essa mudança, os principais impactos para as empresas são:

  • Maior atenção ao compliance tributário – Processos precisam estar alinhados às novas exigências para evitar inconsistências e multas.
  • Adaptação aos novos sistemas – A equipe contábil precisará acompanhar a transmissão correta das informações nos novos formatos.
  • Redução de obrigações acessórias – A eliminação da DIRF simplifica as declarações e reduz a carga administrativa.

Como sua empresa deve se preparar?

Para uma transição tranquila e sem riscos fiscais, as empresas devem adotar algumas medidas:

  • Revisar os processos internos – Certifique-se de que os dados estão sendo coletados corretamente para envio pelo eSocial e EFD-Reinf.
  • Capacitar a equipe contábil e fiscal – Treinamentos são importantes para garantir que todos estejam preparados para as novas regras.
  • Acompanhar as atualizações da Receita Federal – Mudanças podem ocorrer, e estar atento aos prazos evita penalidades.
  • Investir em tecnologia – Um bom sistema de gestão tributária pode facilitar a adaptação e garantir que sua empresa cumpra todas as exigências.

Com um planejamento adequado, sua empresa pode se adaptar ao novo modelo com segurança e eficiência.

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