Atualizado em julho de 2026.
A Certidão Negativa de Débitos, a CND, é o documento que comprova que uma empresa ou uma pessoa física está em dia com o Fisco. Neste guia você encontra o passo a passo atualizado para emitir a CND Federal pelo CNPJ e também pelo CPF, entende qual é a validade real da certidão (180 dias, e não 60 dias nem 6 meses, como ainda aparece em conteúdos desatualizados) e descobre o que fazer quando o sistema não libera o documento. Entenda com a Contajá, a melhor contabilidade online do Brasil.
O que é uma certidão negativa e para que ela serve
A Certidão Negativa de Débitos é um documento oficial emitido por um órgão do governo (federal, estadual, municipal ou trabalhista) que atesta que uma pessoa física ou jurídica não tem pendências fiscais naquele órgão em uma data específica. Ela é exigida em licitações, financiamentos, contratos com fornecedores, processos de venda de empresa e diversas operações que dependem de comprovar regularidade fiscal.
Sem a CND em mãos, negócios simples podem travar na etapa final: um banco pode recusar um empréstimo, uma prefeitura pode barrar uma licitação, um comprador pode desistir de uma aquisição. Por isso, manter a certidão sempre disponível é parte da rotina de qualquer empresa que leva a regularidade fiscal a sério.
Tipos de certidão negativa: conheça todas as modalidades
Não existe apenas uma CND. Cada esfera do governo e cada entidade emite a sua própria certidão, cada uma cobrindo uma área específica de obrigações. Veja a tabela comparativa:
| Tipo de certidão | Órgão emissor | O que cobre | Onde emitir |
|---|---|---|---|
| CND Federal (RFB/PGFN) | Receita Federal e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional | IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, contribuições previdenciárias (o antigo “INSS”) e dívida ativa da União | servicos.receitafederal.gov.br |
| CND Estadual | Secretaria da Fazenda de cada estado | ICMS e outros tributos estaduais | Portal da Sefaz do estado |
| CND Municipal | Prefeitura | ISS (prestadores de serviço) e IPTU (imóveis) | Portal da prefeitura |
| CNDT (trabalhista) | Tribunal Superior do Trabalho (TST) | Débitos trabalhistas reconhecidos em decisão judicial | cndt.tst.jus.br |
| CRF do FGTS | Caixa Econômica Federal | Depósitos do FGTS dos funcionários | Portal do FGTS/Caixa Econômica Federal |
Um ponto que gera confusão: não existe mais uma “CND do INSS” separada. Desde 2014, ela foi unificada com a certidão federal, como você vai ver na seção sobre validade.
Como emitir a CND Federal pelo CNPJ (passo a passo)
Emitir a CND Federal para uma empresa é gratuito, feito 100% online, e leva poucos minutos quando não há pendências. O processo acontece no portal de serviços da Receita Federal.
- Acesse o portal de serviços da Receita Federal, em servicos.receitafederal.gov.br.
- Procure a opção “Certidões e Situação Fiscal” e selecione “Emitir Certidão de Regularidade Fiscal”.
- Escolha a opção Pessoa Jurídica.
- Informe o número do CNPJ da empresa.
- Digite o código de segurança exibido na tela e clique em “Consultar”.
- Se não houver pendências, o sistema gera a certidão na hora, em PDF, pronta para download.
Se aparecer alguma restrição, o sistema mostra automaticamente a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN), que explicamos mais à frente. Para empresas que usam certificado digital, também é possível emitir a certidão pelo portal e-CAC, com acesso a mais detalhes sobre a situação fiscal.
Como emitir a CND Federal pelo CPF (pessoa física)
A CND também pode ser emitida por qualquer pessoa física, não só por empresas. Autônomos, sócios que precisam comprovar regularidade pessoal, e qualquer cidadão que precise atestar ausência de pendências com a Receita Federal podem tirar a certidão pelo CPF, no mesmo portal usado pelas empresas, com o mesmo custo zero.
- Acesse servicos.receitafederal.gov.br e procure a mesma opção “Emitir Certidão de Regularidade Fiscal”.
- Escolha a opção Pessoa Física.
- Informe o número do CPF.
- Preencha os dados de identificação solicitados (em alguns casos, data de nascimento ou título de eleitor).
- Digite o código de segurança e clique em “Consultar”.
- Sem pendências, a certidão é emitida imediatamente em PDF.
O documento pessoa física é útil para processos de financiamento imobiliário, participação em concursos e licitações em nome próprio, comprovação de regularidade em processos judiciais e até para due diligence em compra e venda de imóveis. A validade e as regras de emissão são exatamente as mesmas da certidão de pessoa jurídica, porque ambas são reguladas pela mesma norma da Receita Federal.
Validade da CND: quanto tempo o documento vale
A CND Federal, emitida pela Receita Federal em conjunto com a PGFN, vale 180 dias a partir da data de emissão. Essa regra está definida na Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 e vale tanto para CNPJ quanto para CPF. Se você já viu a informação de 60 dias ou de 6 meses corridos em outro lugar, desconsidere: o prazo oficial vigente é de 180 dias contados da emissão.
| Certidão | Validade | Fonte |
|---|---|---|
| CND Federal (RFB/PGFN) | 180 dias | Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 |
| CND Estadual | Varia por estado (em geral, de 90 a 180 dias) | Legislação de cada Secretaria da Fazenda estadual |
| CND Municipal | Varia por município (em geral, de 60 a 90 dias) | Legislação de cada prefeitura |
| CNDT (trabalhista) | 180 dias | Lei nº 12.440/2011, regulamentada pelo TST |
| CRF do FGTS | 30 dias | Caixa Econômica Federal |
Vale reforçar: a antiga “CND do INSS” não existe mais como certidão separada. A mesma Portaria 1.751/2014 unificou as contribuições previdenciárias dentro da certidão federal. Hoje, uma única certidão emitida pela Receita Federal cobre IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União ao mesmo tempo.
Certidão negativa x positiva x positiva com efeito de negativa (CPEN)
Existem três resultados possíveis quando você consulta a situação fiscal na Receita Federal:
- Certidão negativa: comprova ausência total de débitos. É o resultado ideal.
- Certidão positiva: indica que existem débitos exigíveis, ou seja, em aberto e sem nenhuma proteção legal.
- Certidão positiva com efeitos de negativa (CPEN): emitida quando há débito, mas com a exigibilidade suspensa, como em um parcelamento em dia, uma ação judicial com depósito garantido ou uma decisão liminar.
Na prática, a CPEN vale como se fosse uma certidão negativa: ela é aceita nas mesmas situações de licitação, financiamento e contratos. O sistema da Receita Federal emite a CPEN automaticamente, sem necessidade de solicitação especial, sempre que identifica esse tipo de pendência suspensa.
CND estadual e municipal: como funciona
Cada estado e cada prefeitura tem seu próprio portal para emissão da certidão negativa. A lógica geral é parecida: acessar o site oficial do órgão, informar CPF, CNPJ ou inscrição (estadual, municipal ou imobiliária) e solicitar o documento.
A CND estadual, ligada principalmente ao ICMS, é emitida pela Secretaria da Fazenda de cada estado. Já a CND municipal cobre tributos como o ISS, para prestadores de serviço, e o IPTU, para imóveis. Por exemplo, para comprovar a quitação do imposto predial na capital paranaense, é preciso emitir a certidão negativa de IPTU diretamente no portal da Prefeitura de Curitiba. O mesmo vale para outras capitais, como o Distrito Federal e o Rio de Janeiro, cada uma com seu próprio sistema de emissão. O passo a passo costuma seguir esta ordem:
- Acesse o site oficial da Secretaria da Fazenda estadual ou da prefeitura.
- Localize a seção de certidões ou débitos tributários.
- Informe o CPF, CNPJ ou número de inscrição solicitado.
- Emita a certidão conforme a disponibilidade do sistema.
CNDT e certificado de regularidade do FGTS
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho e comprova que a empresa não tem condenações trabalhistas transitadas em julgado e ainda não pagas. Ela é obrigatória em praticamente todas as licitações públicas e pode ser consultada gratuitamente no site do TST, informando apenas o CNPJ.
Já o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), embora não leve “CND” no nome, tem a mesma função: comprovar que a empresa está depositando corretamente o FGTS dos funcionários. A emissão é feita diretamente no portal da Caixa Econômica Federal, informando o CNPJ da empresa. É um dos documentos com validade mais curta da lista, apenas 30 dias, o que exige atenção redobrada de quem lida com licitações frequentes.
“Minha certidão não saiu!” O que fazer
Quando o sistema informa que não foi possível emitir a certidão, é sinal de que existe alguma pendência que precisa ser investigada. As causas mais comuns são:
- Falta de entrega de alguma declaração obrigatória, como DCTF, ECF ou DEFIS.
- Pagamento de algum imposto em valor menor que o devido.
- Parcela de parcelamento de débitos em atraso.
- Inconsistências nos dados cadastrais da empresa ou da pessoa física.
O primeiro passo para resolver é acessar o portal e-CAC da Receita Federal com certificado digital ou código de acesso. Dentro do portal, gere o Relatório de Situação Fiscal, um diagnóstico completo que aponta exatamente qual é a pendência. Com essa informação em mãos, um contador consegue agir rápido para resolver o problema, inclusive negociando débitos por meio do Programa Regularize da PGFN, quando for o caso. Se a pendência persistir mesmo após a regularização, vale procurar uma unidade de atendimento da Receita Federal com os comprovantes de quitação em mãos.
Perguntas frequentes sobre CND
O que é CND e para que serve?
A Certidão Negativa de Débitos (CND) é o documento que comprova, perante um órgão público, que uma empresa ou pessoa física não tem pendências fiscais. Serve para participar de licitações, contratar empréstimos e financiamentos, fechar contratos com fornecedores e comprovar regularidade em processos societários, como venda ou encerramento de empresa.
Como emitir a CND Federal pelo CNPJ?
Acesse o portal de serviços da Receita Federal, procure a opção de emissão de certidão de regularidade fiscal, escolha Pessoa Jurídica e informe o CNPJ da empresa. Preencha o código de segurança exibido na tela e clique em consultar. Se não houver pendências, o PDF da certidão é gerado na hora, de forma gratuita.
Como tirar certidão negativa pelo CPF?
O processo é igual ao do CNPJ e acontece no mesmo portal da Receita Federal. Escolha a opção Pessoa Física, informe o CPF e os dados solicitados, digite o código de segurança e clique em consultar. Sem pendências, a certidão é emitida na hora, em PDF, sem nenhum custo.
Qual a validade da CND Federal?
A CND Federal, emitida pela Receita Federal e PGFN, vale 180 dias a partir da data de emissão, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014. O prazo vale tanto para CNPJ quanto para CPF. Depois de vencida, é só emitir uma nova, um processo rápido que pode ser repetido quantas vezes forem necessárias.
O que fazer quando a certidão não sai?
Quando o sistema não emite a CND, geralmente há uma pendência: declaração não entregue, imposto pago a menor ou parcela de parcelamento em atraso. O primeiro passo é acessar o e-CAC com certificado digital e gerar o Relatório de Situação Fiscal, que aponta exatamente o problema. Com o diagnóstico em mãos, um contador consegue resolver a pendência e destravar a emissão.
Qual a diferença entre certidão negativa e positiva com efeito de negativa?
A certidão negativa comprova ausência total de débitos. A certidão positiva mostra que existem débitos exigíveis, em aberto. Já a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN) é emitida quando há débito, mas com exigibilidade suspensa, como um parcelamento em dia. Na prática, a CPEN vale como negativa e é aceita nas mesmas situações.
CND do INSS ainda existe?
Não como documento separado. Desde a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014, as contribuições previdenciárias, o antigo “INSS”, foram unificadas na Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União. Hoje, uma única certidão federal cobre IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, contribuições previdenciárias e dívida ativa da União.
Como consultar uma CND já emitida?
Toda CND emitida pela Receita Federal traz um código de controle no rodapé do PDF. Para validar a autenticidade, acesse o mesmo portal de emissão de certidões e utilize a opção de consulta por código de controle, informando o número impresso no documento. O sistema confirma se a certidão é válida e se ainda está dentro do prazo.
Como a Contajá garante que sua CND esteja sempre disponível
Imagine fechar um grande contrato, uma oportunidade única para a sua empresa, e ser barrado na etapa final por uma CND que não sai por causa de uma pendência que você nem sabia que existia. Isso acontece mais do que parece, e quase sempre por descuido com uma obrigação acessória simples.
Na Contajá, a regularidade fiscal do seu negócio é prioridade máxima. Nosso trabalho vai além de calcular e enviar guias de impostos: monitoramos ativamente a situação fiscal da sua empresa, cruzando dados e conferindo a entrega de todas as obrigações acessórias em tempo real. Isso significa que, quando você precisar de uma CND (federal, estadual ou municipal), ela estará a um clique de distância, pronta para ser emitida sem surpresas.
Identificamos e resolvemos pequenas pendências antes que elas virem um problema, liberando você para focar no que realmente importa: fechar negócios e crescer com a segurança de quem está sempre em dia com o Fisco.
