Contabilidade: o que é e para que serve [guia completo]

A contabilidade é uma ciência social que estuda as as mudanças no patrimônio de uma entidade (uma empresa ou PF). Ela envolve vários processos, como: mensuração, análise, registro e comunicação de informações financeiras de uma entidade, e possui um objetivo claro: fornecer dados relevantes para a tomada de decisões estratégicas e econômicas.

Em outras palavras, a contabilidade é a língua dos negócios que registra e reestrutura as informações financeiras de uma empresa ou pessoa física, permitindo que se entenda a sua situação financeira e resultados. 

Ainda há muitas dúvidas sobre o tema: “será que uma contabilidade online confiável realmente existe?”, “como funciona um contador online?“, “será que o preço é justo?”. Este guia completo foi criado para ser o seu manual definitivo sobre o assunto.

O que é contabilidade e como funciona na prática?

A contabilidade online é a prestação de serviços contábeis por meio de uma plataforma digital, que integra tecnologia de ponta com a expertise de contadores qualificados. Esqueça a imagem do contador cercado por arquivos físicos e processos manuais. Neste modelo, a relação entre empresa e contador acontece em um ambiente 100% digital, seguro e eficiente.

Mas como isso funciona no dia a dia? O processo é simples:

1. Plataforma Centralizada: Você recebe acesso a uma plataforma online onde todas as informações e documentos da sua empresa são gerenciados. É através dela que você envia e recebe informações.
2. Envio de Informações: Você envia suas notas fiscais de venda (muitas vezes de forma automatizada, integrando com seu emissor de NF), comprovantes de despesas e extratos bancários diretamente pela plataforma.
3. Processamento e Cálculo de Impostos: A tecnologia da plataforma processa esses dados, calcula seus impostos (como o DAS do Simples Nacional) e gera as guias para pagamento.
4. Suporte de um Contador Dedicado: Aqui está o ponto-chave que desfaz o mito de que tudo é feito por robôs. Por trás da plataforma, existe uma equipe de contadores reais e qualificados. Um contador online é designado para sua empresa, sendo responsável por revisar todas as informações, garantir a conformidade fiscal, preparar suas declarações obrigatórias (como a DEFIS e o IRPJ) e, o mais importante, estar disponível para tirar suas dúvidas e oferecer orientação estratégica.
5. Acesso 24/7: Todas as suas guias de impostos, relatórios contábeis (como DRE e Balanço Patrimonial), e documentos importantes ficam armazenados de forma segura na nuvem, disponíveis para você acessar quando e onde quiser.

Em resumo, a contabilidade online une a eficiência da automação com a segurança e a inteligência da consultoria humana, entregando um serviço mais ágil, transparente e econômico.

Qual a origem da contabilidade?

A palavra “contabilidade” tem origem do latim computabilis, que significa “o que se pode contar”. Porém, o termo em português tem origem do francês contabilité. Pela história, é possível dizer que a contabilidade é tão antiga quanto o ser humano é capaz de contar.

Os primeiros exemplos de contabilidade se encontram na Suméria e Babilônia, há mais de 2.000 anos a.C., quando os comerciantes trocavam seus produtos e precisavam anotar obrigações, direitos e os bens de terceiros, segundo o artigo A História da Contabilidade: Origem e Evolução.

Já a técnica aprimorada como conhecemos é um símbolo dos comerciantes italianos do século XIII, quando a ciência moderna teve como fundador o Frei Luca Pacioli, conhecido como o “pai da contabilidade”.

Hoje, já estamos na 4º Revolução Industrial e os contadores (inclusive contadores online) têm um papel fundamental na readaptação desse mercado financeiro.

O símbolo da contabilidade

Qual é o papel do contador?

Os contadores têm um papel importante na gestão financeira: prestar serviços de assessoria contábil, fiscal, societária e trabalhista para que as entendidas fiquem em dia com suas obrigações.

E qual a diferença entre esses serviços? veja o resumo:

• Contábil: contabilidade e às finanças em geral, sendo: escrituração, controle do caixa, conferência de saldos, entre outras atividades;
• Fiscal: relacionado à tributos devidos pela empresa;
• Societária: cuida das alterações na constituição e quadro societário do negócio;
• Trabalhista: se refere às obrigações trabalhistas e relativas à folha de pagamento.

Mas, com as mudanças rápidas no mercado e aumento da competitividade, o contador online deixou de ser apenas um profissional para ajudar na hora de fazer as demonstrações contábeis e se tornou um parceiro que vê potenciais economias.

Quais as principais funções da contabilidade:

1. Registro e controle: A contabilidade registra as transações financeiras de uma empresa, como receitas, despesas, investimentos, impostos e dívidas. 
2. Análise: A contabilidade analisa as informações financeiras para identificar atualizações contábeis, oportunidades de economia.
3. Relatórios:A contabilidade prepara relatórios financeiros, como: balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, DMED, DBE, que são necessárias para diversas finalidades.
4. Tomada de decisões:As informações fornecidas pela contabilidade auxiliam os gestores a tomar decisões informadas sobre a situação da empresa, como: estratégias, corte de gastos, melhorias.

Contabilidade online vs. tradicional: qual a melhor escolha para sua empresa?

A decisão entre um modelo online e um tradicional depende das necessidades e do perfil de cada negócio. Para facilitar sua análise, criamos uma tabela comparativa que destaca as principais diferenças:

Principais vantagens de contratar um escritório de contabilidade online

Ao analisar a tabela acima, as vantagens do modelo online ficam claras. Vamos detalhá-las:

• Redução de custos: A automação de tarefas repetitivas permite que os escritórios online ofereçam preços muito mais competitivos. A economia com honorários contábeis pode ser reinvestida no crescimento do seu negócio.
• Otimização do tempo: Você gasta menos tempo com burocracia, envio de documentos e idas ao contador. Isso libera seu foco para o que você faz de melhor: gerenciar e expandir sua empresa.
• Acesso à informação a qualquer momento: Precisa de um balancete para apresentar ao banco? Quer conferir se a guia do imposto do mês passado foi paga? Todas as informações estão a poucos cliques de distância, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Segurança de dados: A tecnologia em nuvem utilizada pelas melhores plataformas de contabilidade online confiável segue rigorosos padrões de segurança, protegendo suas informações confidenciais de forma muito mais eficaz do que um arquivo de papel.
• Suporte especializado: Ao contrário do que alguns pensam, você não está sozinho. Você tem um contador online dedicado, um especialista que entende do seu negócio e está disponível para te ajudar por diversos canais digitais, de forma rápida e eficiente.
• Alcance em todas as cidades: Um escritório de contabilidade online como a Contajá é única contabilidade que atende todas as regiões do Brasil. Não importa se sua empresa está em uma grande capital ou em uma cidade do interior, você terá acesso ao mesmo nível de serviço de excelência.

Entenda mais: Vale a pena contratar uma contabilidade online?

Para quem a contabilidade é mais indicada?

Embora empresas de diversos portes possam se beneficiar, a contabilidade online é especialmente vantajosa para um perfil específico de negócio, que geralmente inclui:

• Micro e Pequenas Empresas (ME e EPP): Principalmente as optantes pelo Simples Nacional, cujo volume de operações e complexidade tributária se encaixam perfeitamente na eficiência do modelo online.
• Prestadores de Serviços: Profissionais liberais como engenheiros, consultores, desenvolvedores de software, advogados, designers, Profissionais da Saúde e mais!
• Startups e Empresas de Tecnologia: Negócios que já nascem com um DNA digital e valorizam agilidade, escalabilidade e custos enxutos.
• E-commerces: Lojas virtuais que precisam de uma gestão fiscal eficiente para lidar com um alto volume de notas fiscais e operações interestaduais.
• Empreendedores que estão abrindo seu primeiro negócio: A facilidade para abrir empresa online oferecida por essas plataformas é um grande diferencial, desburocratizando o início da jornada empreendedora.

Quanto custa um serviço de contabilidade online confiável em 2025?

Uma das perguntas mais importantes é sobre o investimento. Em 2025, os preços da contabilidade online continuam sendo um de seus maiores atrativos. Os valores variam conforme o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido), o faturamento mensal e o número de funcionários.

Para empresas do Simples Nacional, que representam a maioria dos clientes deste modelo, os planos costumam ser muito acessíveis. Na Contajá, por exemplo, oferecemos soluções completas com planos a partir de R$ 117,90 por mês.

Este valor geralmente inclui:

• Acesso à plataforma online.
• Cálculo de todos os impostos e emissão das guias.
• Envio de todas as declarações obrigatórias (DEFIS, etc.).
• Atendimento ilimitado com um contador dedicado.
• Pró-labore dos sócios.
• Relatórios contábeis.

É um custo-benefício incomparável quando comparado aos honorários de um escritório tradicional.

Entenda mais: Contabilidade em BH: abra sua empresa

Passo a passo: como migrar para uma contabilidade online?

Trocar de contador pode parecer um processo complexo, mas com um bom escritório de contabilidade online, a migração é surpreendentemente tranquila e rápida. Veja os passos:

1. Escolha seu parceiro: Pesquise, compare e escolha a contabilidade online confiável que melhor atende às suas necessidades.
2. Contratação : Você contrata o plano online e fornece os dados básicos da sua empresa e do seu contador anterior.
3. A Nova Contabilidade cuida de tudo: Este é o grande diferencial. A equipe do seu novo contador online entrará em contato com o contador antigo para solicitar toda a documentação necessária para a transição (o chamado “distrato de serviços contábeis” e a transferência de responsabilidade técnica). Você não precisa se envolver nessa parte burocrática.
4. Comece a Usar a Plataforma: Assim que a transição for concluída, você receberá seu acesso à plataforma e um onboarding para aprender a usar todas as funcionalidades. Pronto! Sua empresa já está sendo cuidada pelo seu novo contador online.

O processo todo geralmente leva poucos dias e é conduzido de forma a não gerar nenhuma interrupção ou pendência para sua empresa.

Saiba mais: Abrir empresa em São Paulo

Conheça a Contajá: a melhor opção de contabilidade online do Brasil

Quando o assunto é escolher a melhor opção do mercado, a Contajá se destaca por uma combinação única de tecnologia de ponta, suporte humanizado e resultados comprovados. Não é à toa que somos considerados pelo Reclame Aqui, a melhor contabilidade online do país, com abrangência nacional e preços acessíveis.

• Experiência Comprovada: Com mais de 10.000 clientes satisfeitos em todo o território nacional, temos a expertise necessária para atender empresas de diversos segmentos e tamanhos. Sabemos os desafios que você enfrenta e temos as soluções.
• Reputação: O reconhecimento dos nossos clientes é nosso maior orgulho. Somos a número 1º no Reclame Aqui no setor de contabilidade online, um feito que comprova nosso compromisso com a excelência no atendimento e na solução de problemas.
• Especialistas no Simples Nacional: Somos especialistas em empresas do Simples Nacional, o regime tributário da grande maioria das pequenas e médias empresas brasileiras. Entendemos todas as suas particularidades para garantir a menor carga tributária possível para você.
• Atendimento em Todo o Brasil: Somos uma contabilidade que atende todas as regiões do Brasil. Não importa onde sua empresa esteja, nossa plataforma e nossos contadores estarão sempre ao seu alcance.
• Processos Simplificados: Quer abrir empresa online? Precisa trocar de contador? Quer migrar de MEI para ME? Cuidamos de toda a burocracia para você, de forma rápida e sem custos de serviço adicionais pela abertura de empresa ou migração de contador.
• Preço Justo e Transparente: Oferecemos planos completos e acessíveis, a partir de R$ 117,90 por mês, sem surpresas no final do mês.

Na Contajá, acreditamos que a contabilidade deve ser uma parceira estratégica do seu negócio, e não uma fonte de preocupação.

Fatores a considerar ao escolher a melhor contabilidade online para você

Para garantir que você está fazendo a escolha certa, considere os seguintes fatores ao avaliar um escritório de contabilidade online:

• Reputação e Avaliações: Pesquise a reputação da empresa em sites como o Reclame Aqui. O que outros clientes estão dizendo?
• Público-Alvo: Verifique se a contabilidade tem experiência com seu tipo de empresa e regime tributário (ex: Simples Nacional, Lucro Presumido, serviços, comércio).
• Escopo dos Serviços: Entenda exatamente o que está incluso no plano mensal. A abertura de empresa está inclusa? E as declarações anuais?
• Qualidade do Suporte: Como é o atendimento? Você terá um contador dedicado? Quais são os canais de comunicação disponíveis?
• Tecnologia da Plataforma: A plataforma é intuitiva e fácil de usar? Ela oferece os recursos que você precisa?
• Transparência nos Preços: Os preços são claros e sem taxas escondidas?

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