Manter a documentação contábil em dia é fundamental para a saúde fiscal de qualquer empresa. Entre as principais obrigações acessórias que empresas de todos os portes precisam entregar estão a DIRBI, o PGDAS-D, a DCTFWeb e a ECF. Cada um desses documentos possui prazos específicos de entrega ao Fisco e regras próprias, e o descumprimento pode acarretar penalidades severas.
Neste artigo, vamos explicar o que são essas obrigações, quem deve cumpri-las, os prazos de envio (em todos os períodos, com destaque para as datas recorrentes no calendário anual) e as multas por atrasos ou erros em cada caso.
O que são documentações contábeis? Quais são
A documentação contábil reúne todas as obrigações acessórias e registros que uma empresa precisa manter atualizados e entregar aos órgãos fiscais. Isso inclui declarações mensais, anuais e eventuais que comprovam a regularidade das atividades econômicas, o recolhimento correto de tributos e o cumprimento da legislação trabalhista e tributária. São documentos que ajudam a proteger a empresa contra autuações, além de fornecerem um retrato fiel da sua situação financeira.
As principais documentações contábeis incluem:
- DIRBI
- PGDAS-D
- DCTFWeb
- ECF
- ECD (quando obrigatória)
- DEFIS (para optantes do Simples Nacional)
- eSocial e EFD-Reinf
Cada uma tem regras específicas de preenchimento, prazos e públicos obrigados. Manter todas em dia evita multas e reforça a credibilidade da empresa no mercado.
DIRBI – Declaração de Incentivos, Renúncias, Benefícios e Imunidades Tributárias
A DIRBI é uma obrigação acessória relativamente nova, instituída em 2024, voltada para empresas que usufruem de incentivos fiscais, renúncias, benefícios ou imunidades tributárias.
Em resumo, pessoas jurídicas de direito privado (inclusive imunes e isentas) que gozam de algum benefício fiscal listado pela Receita Federal devem apresentar mensalmente a DIRBI.
A entrega é feita de forma centralizada pelo estabelecimento matriz, por meio de formulário no e-CAC com certificado digital.
Qual o prazo para entregar o DIRBI?
O prazo de envio da DIRBI é até o dia 20 do segundo mês subsequente ao mês de referência, por exemplo, fatos geradores ocorridos em maio devem ser reportados até 20 de julho. Caso no período não haja nenhum benefício fiscal a informar, a empresa fica desobrigada de enviar a DIRBI naquele mês.
É importante notar que a DIRBI se aplica a empresas de qualquer regime tributário que tenham benefícios fiscais federais. Portanto, embora muitas micro e pequenas empresas (optantes do Simples Nacional) não possuam incentivos desse tipo, aquelas que tiverem isenções ou estejam em programas especiais precisam ficar atentas.
Empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real que gozem de incentivos fiscais certamente estão obrigadas. Vale destacar que a Contajá oferece orientação especializada para identificar se a sua empresa se enquadra na obrigatoriedade da DIRBI e para preparar a declaração corretamente, evitando contratempos.
PGDAS-D – Declaração Mensal do Simples Nacional
Para negócios enquadrados no Simples Nacional (micro e pequenas empresas), a principal obrigação acessória mensal é o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Trata-se do sistema online pelo qual a empresa declara seu faturamento de cada mês e calcula os tributos devidos no regime unificado.
Qual o prazo para entregar o PGDAS-D?
O PGDAS-D deve ser preenchido e transmitido mensalmente até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração – e o pagamento do DAS gerado também vence nessa data, prorrogando-se para o dia útil seguinte caso caia em fim de semana ou feriado. Por exemplo, a receita de junho deve ser declarada até 20 de julho (em 2025, esse prazo foi até 21 de julho por conta do dia 20 ser domingo).
Os MEIs (Microempreendedores Individuais), por sua vez, têm um tratamento diferenciado: pagam um valor fixo mensal via DAS-MEI e fazem apenas uma declaração anual (DASN-SIMEI). Portanto, o PGDAS-D mensal não se aplica ao MEI típico. Já as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes do Simples devem enviar o PGDAS-D todo mês, mesmo nos meses sem faturamento (nesse caso, declarando R$0,00).
Com o suporte de plataformas contábeis online como a Contajá, esse processo torna-se bem mais simples, pois a plataforma integra os dados de vendas e emite a guia DAS online, reduzindo riscos de erro.
DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (Web)
A DCTFWeb é a declaração que consolida os débitos e créditos de tributos federais, em especial contribuições previdenciárias e outros tributos apurados via eSocial e EFD-Reinf. Praticamente todas as empresas com empregados ou que recolhem contribuições estão obrigadas a enviar a DCTFWeb periodicamente.
Prazo para entregar o DCTFWeb
Desde 2025 houve uma mudança importante no prazo: agora a DCTFWeb mensal deve ser transmitida até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. Essa mudança (instituída pela IN RFB nº 2.248/2025) atendeu a pedidos da sociedade por mais prazo, alinhando o envio da DCTFWeb com a data de pagamento de tributos como IRPJ e CSLL, que também vencem no fim do mês seguinte. Por exemplo, a DCTFWeb referente a junho/2025 teve data-limite em 31/07/2025.
Quem precisa entregar?
Empresas do Lucro Presumido e Lucro Real estão obrigadas à DCTFWeb mensalmente. Já as optantes do Simples Nacional também devem transmitir a DCTFWeb caso tenham fatos geradores de contribuições previdenciárias (por exemplo, se possuem funcionários registrados ou retêm INSS/IR de terceiros).
Para empresas sem movimento (sem nenhuma contribuição devida no período), a norma dispensa o envio mensal, mas exige uma DCTFWeb “Sem Movimento” pelo menos uma vez ao ano (geralmente em janeiro) para informar a inatividade. Em todos os casos, a Contajá auxilia seus clientes a cumprir essa obrigação dentro do prazo, inclusive enviando lembretes no calendário contábil e integrando os dados do eSocial automaticamente no sistema, o que é essencial para micro e pequenas empresas com estrutura enxuta.
ECF – Escrituração Contábil Fiscal (Obrigação Anual)
A ECF é a obrigação acessória anual que integra o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e substituiu a antiga DIPJ. Nela, a empresa entrega à Receita Federal toda a escrituração do ano-base, incluindo demonstrações financeiras e ajustes do lucro para fins de IRPJ e CSLL.
Quem deve declarar o ECF?
Devem entrar a ECF todas as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado, além das entidades imunes ou isentas. Atenção: empresas optantes pelo Simples Nacional são dispensadas da ECF, pois já prestam informações por meio do PGDAS-D e da DEFIS anual. No entanto, se uma empresa era do Simples e desenquadrou-se (por exemplo, passou ao Lucro Presumido), deverá entregar a ECF referente ao período em que esteve fora do Simples.
Qual o prazo para entregar o ECF?
O prazo de entrega da ECF é padronizado: até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere. Ou seja, considerando o ano-base 2024, o envio deve ocorrer até 31/07/2025 (nesse caso, 31 de julho de 2025). Empresas extintas, fusionadas ou cindidas entre janeiro e abril precisam entregar a ECF antecipadamente, até o último dia útil de julho do próprio ano em que ocorreu o evento, mas as situações normais seguem o prazo geral anual.
Por envolver grande volume de dados contábeis e fiscais, a preparação da ECF requer bastante cuidado – conferir saldos contábeis, conciliá-los com a ECD (Escrituração Contábil Digital) e validar as informações dos módulos do SPED.
Contar com uma contabilidade confiável, como a Contajá, é importante para que empresas do Lucro Real e Presumido cumpram essa obrigação sem erros. A Contajá auxilia desde a geração dos livros contábeis até a entrega final da ECF, o que reduz drasticamente a chance de equívocos que possam gerar penalidades.
Penalidades por atraso ou erros
O não cumprimento dos prazos ou o preenchimento incorreto dessas obrigações acessórias pode resultar em multas significativas, variando conforme o documento e o regime da empresa.
- DIRBI: multa de 0,5% a 1,5% da receita bruta por mês de atraso, limitada a 30% do valor do benefício fiscal. Multa de 3% sobre o valor omitido ou incorreto, não inferior a R$500,00.
- PGDAS-D: multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor dos tributos declarados, limitada a 20%.
- DCTFWeb: multa de 2% ao mês sobre o total dos débitos declarados, limitada a 20%, com multa mínima de R$ 500,00 (ou R$ 200,00 sem movimento). Reduções de até 90% para MEI.
- ECF: multa de até 0,02% da receita bruta por dia de atraso, limitada a 1%, ou até 0,25% do lucro líquido por mês, dependendo do regime. Multa mínima de R$500,00 ou R$1.500,00 por mês de atraso, conforme o porte da empresa.
Dicas para manter sua documentação contábil em dia
- Organize um calendário fiscal com todas as datas de vencimento relevantes.
- Atualize dados mensalmente, especialmente os de faturamento e folha de pagamento.
- Revise declarações antes de enviar.
- Mantenha a contabilidade regular para facilitar obrigações como ECF.
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