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Obrigações acessórias em 2026: o que são, lista completa por regime, prazos e multas

Quer entender as obrigações acessórias? Saiba o que são, os tipos existentes e como surgem. Confira nosso artigo e esclareça suas dúvidas!

imagem de pessoa com braços cruzados

Obrigações acessórias são todas as declarações, escriturações e livros que sua empresa é obrigada a entregar ao governo, mesmo quando não há imposto a pagar. Elas são diferentes do imposto em si: o imposto é a obrigação principal, a declaração é a acessória, e cada uma tem multa própria.

Em 2026, uma empresa de serviço no Simples Nacional entrega pelo menos duas declarações por ano e uma por mês, e uma empresa no Lucro Presumido chega a seis obrigações federais recorrentes, além das estaduais e municipais.

Perder uma delas custa, no mínimo, R$ 50 por mês de atraso no Simples e R$ 200 ou R$ 500 na esfera federal do Lucro Presumido, valores que sobem rápido quando a omissão é antiga.

O que é Obrigação acessória

Obrigação acessória: dever de fazer ou de não fazer, previsto na legislação tributária, que existe no interesse da arrecadação ou da fiscalização. Na prática, é entregar declarações, escriturar livros, emitir nota fiscal e guardar documentos. Está no art. 113, § 2º, do Código Tributário Nacional.

O que são obrigações acessórias e qual a diferença para a obrigação principal?

A diferença é simples: a obrigação principal é pagar, a obrigação acessória é informar. O Código Tributário Nacional separa as duas em dois parágrafos do mesmo artigo. O art. 113, § 1º, diz que a obrigação principal tem por objeto o pagamento de tributo ou de penalidade, ou seja, é sempre dinheiro.

O art. 113, § 2º, diz que a obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização.

O art. 115 completa: o fato gerador da obrigação acessória é qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, imponha a prática ou a abstenção de ato que não configure obrigação principal.

Traduzindo para a rotina da sua empresa: pagar o DAS é obrigação principal, transmitir o PGDAS-D que calcula o DAS é obrigação acessória. Recolher o INSS do pró-labore é principal, declarar esse pró-labore no eSocial e na DCTFWeb é acessória. Emitir a nota fiscal do serviço é acessória. Guardar a nota por cinco anos também.

Três consequências práticas nascem dessa separação, e elas explicam por que tanta gente é multada sem entender o motivo:

  • A acessória existe mesmo quando não há imposto. No Simples, a empresa que não faturou no mês continua obrigada a transmitir o PGDAS-D zerado. Sem movimento não significa sem obrigação.
  • A multa da acessória é independente. Você pode ter pago todos os impostos em dia, no centavo, e ainda assim ser multado por ter entregado a declaração com dois meses de atraso.
  • A acessória descumprida vira obrigação principal. O art. 113, § 3º, do CTN diz que a obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária. Ou seja: a multa da declaração atrasada é cobrada como se fosse imposto, com DARF, juros e inscrição em dívida ativa.

Quem organiza esse calendário no dia a dia é o contador. Nosso guia de agenda tributária mostra como os prazos se distribuem ao longo do mês e do ano.

Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional em 2026?

São quatro grupos, e só dois valem para toda empresa optante. Toda empresa do Simples Nacional entrega o PGDAS-D todo mês e a DEFIS uma vez por ano. Se tiver folha de pagamento ou pró-labore, entram também o eSocial e a DCTFWeb. Se fizer ou sofrer retenções na fonte, entra ainda a EFD-Reinf. Se tiver inscrição estadual ou exigência da prefeitura, entram as obrigações locais. Além disso, todas precisam manter os livros exigidos pela Resolução CGSN 140/2018, entre eles o livro-caixa, quando não há escrituração contábil completa.

A novidade de 2026 é grande e pouca gente percebeu: a Resolução CGSN 183/2025 mudou o termo inicial da multa do PGDAS-D. Até 2025, a multa por atraso só começava a correr no primeiro dia do quarto mês do ano seguinte, o que dava uma janela longa de tolerância.

A partir de 1º de janeiro de 2026, a multa passa a contar do dia seguinte ao fim do prazo. Exemplo dado pela própria Receita Federal: a declaração de dezembro de 2025 vence em 20 de janeiro de 2026 e, se for entregue a partir de 21 de janeiro, já tem multa.

ObrigaçãoPeriodicidadeQuem entregaPrazoMulta por atraso
PGDAS-D (apuração do Simples)MensalToda empresa optante, inclusive sem faturamentoAté o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 por mês de referência. Desde 1º/01/2026 conta do dia seguinte ao vencimento
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)AnualToda empresa optante, inclusive sem faturamentoAté 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário2% ao mês sobre os tributos informados, limitada a 20%, mais R$ 100,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas, com mínimo de R$ 200,00
eSocial (eventos de folha)MensalEmpresa com empregado, pró-labore ou prestador pessoa físicaAté o dia 15 do mês seguinteVaria conforme o evento e a legislação trabalhista e previdenciária. Empregado sem registro: R$ 3.000,00 por empregado, reduzidos a R$ 800,00 para ME e EPP (CLT, art. 47 e § 1º)
EFD-ReinfMensalEmpresa com retenções, serviços tomados ou prestados sujeitos a retençãoAté o dia 15 do mês seguinte2% ao mês ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, mais R$ 20,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. Mínimos de R$ 200,00 sem fatos geradores e R$ 500,00 nos demais casos, com redução de 50% para ME e EPP
DCTFWebMensalEmpresa com folha, pró-labore ou retenções a confessarAté o último dia útil do mês seguinte (a contribuição previdenciária vence no dia 20)2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, mais R$ 20,00 por grupo de 10 informações incorretas. Mínimos de R$ 200,00 para pessoa jurídica sem débito e R$ 500,00 nos demais casos, com redução de 50% para ME e EPP (IN RFB 2.237/2024, art. 11)
Livro-caixa e livros fiscaisContínuoToda empresa optante que não mantém escrituração contábil completaEscrituração corrente, guarda pelo prazo decadencialNão há multa autônoma de entrega. A ausência do livro embasa arbitramento e exclusão do regime (Resolução CGSN 140/2018)
EFD ICMS/IPIMensal, quando exigidaOptante com inscrição estadual, quando o estado ou município exigirDefinido pela legislação de cada enteDefinida na legislação estadual

Fonte: Código Tributário Nacional, Resolução CGSN 140/2018, Resolução CGSN 183/2025, notícia oficial do Portal do Simples Nacional sobre as novas regras de multa, Instrução Normativa RFB 2.237/2024 e CLT. Consultado em 16/09/2026.

Dois esclarecimentos importantes. O primeiro: o PGDAS-D não é o DAS. O PGDAS-D é a declaração que apura o valor, e o DAS é a guia de pagamento. É possível pagar o DAS do Simples Nacional em dia e mesmo assim estar omisso na declaração, o que trava certidão negativa e conta para inaptidão do CNPJ.

O segundo: a DASN-SIMEI, declaração anual entregue até 31 de maio, vale só para quem é MEI. Se a sua empresa é ME ou EPP no Simples, o que você entrega é DEFIS, não DASN-SIMEI. Quem fez a transição de MEI para microempresa precisa entregar a DASN-SIMEI do período em que ainda era MEI e a DEFIS do período seguinte.

Mito ou verdade?

Alegação: “Empresa do Simples não tem obrigação acessória.”

Veredito: Falso.

O Simples Nacional unifica oito tributos em uma guia só, e é daí que nasce a confusão: a simplificação está no pagamento, não na declaração. Toda empresa optante entrega o PGDAS-D todo mês e a DEFIS todo ano, mesmo sem faturar um real, e quem tem folha ou pró-labore entrega ainda eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb.

A Resolução CGSN 183/2025 ainda ampliou o cenário ao permitir que estados e municípios exijam a Escrituração Fiscal Digital de optantes, desde que ofereçam programa gratuito. Na prática, a diferença de volume entre Simples e Lucro Presumido é real, mas está na casa de duas a quatro declarações a menos, não em zero.

Quais são as obrigações acessórias do Lucro Presumido em 2026?

São seis obrigações federais recorrentes, além das estaduais e municipais, e a mudança mais relevante já aconteceu: desde os fatos geradores de janeiro de 2025, a DCTF tradicional foi extinta e substituída pela DCTFWeb, pela Instrução Normativa RFB 2.237/2024. Os débitos que antes eram declarados no programa da DCTF passaram para o Módulo de Inclusão de Tributos (MIT) dentro da própria DCTFWeb.

Ou seja: hoje a DCTFWeb confessa IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IRRF e contribuições previdenciárias no mesmo lugar. Um erro de um mês na DCTFWeb bloqueia a certidão da empresa inteira, e por isso ela virou a campeã de pendência. Nosso artigo sobre a DCTFWeb detalha o funcionamento.

Outra diferença estrutural: no Lucro Presumido a ECD é obrigatória para a empresa que distribui lucros isentos acima da base de cálculo presumida, descontados os tributos devidos. Quem não distribui acima desse limite e mantém livro-caixa fica dispensado da ECD. Ainda assim, a legislação comercial exige escrituração contábil, e a Contajá recomenda mantê-la completa, com diário e razão, para comprovar a distribuição de lucros e alimentar a ECF.

ObrigaçãoPeriodicidadeQuem entregaPrazoMulta por atraso
DCTFWeb (com MIT)MensalToda empresa do Lucro Presumido com débitos a declarar. Sem movimento, entrega só a DCTFWeb do primeiro mês paradoAté o último dia útil do mês seguinte ao dos fatos geradores2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, mais R$ 20,00 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. Mínimos de R$ 200,00 para pessoa jurídica sem débito e R$ 500,00 nos demais casos (IN RFB 2.237/2024, art. 11)
eSocial (eventos de folha)MensalEmpresa com empregado, pró-labore ou prestador pessoa físicaAté o dia 15 do mês seguinteVaria conforme o evento. Empregado sem registro: R$ 3.000,00 por empregado (CLT, art. 47)
EFD-ReinfMensalEmpresa com retenções na fonte, serviços tomados ou prestados sujeitos a retençãoAté o dia 15 do mês seguinte2% ao mês ou fração, limitada a 20%, mais R$ 20,00 por grupo de 10 informações incorretas. Mínimos de R$ 200,00 e R$ 500,00
EFD-ContribuiçõesMensalEmpresa sujeita a PIS e Cofins, o que inclui o Lucro PresumidoAté o 10º dia útil do 2º mês seguinte ao período de apuração0,02% por dia de atraso sobre a receita bruta do período, limitada a 1% da receita bruta (Lei 8.218/1991, art. 12), com redução de 50% se entregue antes de procedimento de ofício
ECD (Escrituração Contábil Digital)AnualEmpresa do Lucro Presumido que distribui lucro isento acima da base presumida (quem mantém livro-caixa e não distribui acima disso é dispensado)Até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário (IN RFB 2.003/2021, com a redação da IN RFB 2.142/2023)0,02% por dia de atraso sobre a receita bruta, limitada a 1% da receita bruta (Lei 8.218/1991, art. 12)
ECF (Escrituração Contábil Fiscal)AnualLucro Real, Presumido, Arbitrado, imunes e isentas. Optantes do Simples são dispensadosAté o último dia útil de julho do ano seguinte ao ano-calendário (IN RFB 2.004/2021)Lucro Presumido: 0,02% por dia sobre a receita bruta, limitada a 1% (Lei 8.218/1991, art. 12). Lucro Real: 0,25% ao mês sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, limitada a 10% (DL 1.598/1977, art. 8º-A)
Obrigações estaduais e municipaisMensal ou anualConforme inscrição estadual e exigência do municípioDefinido em cada legislaçãoDefinida em cada legislação

Fonte: Instrução Normativa RFB 2.237/2024, Instrução Normativa RFB 2.003/2021, Instrução Normativa RFB 2.004/2021, Lei 8.218/1991, Decreto-Lei 1.598/1977 e CLT. Consultado em 16/09/2026.

Repare na lógica das multas, porque ela muda de família para família. Declarações que confessam tributo (DCTFWeb, EFD-Reinf, PGDAS-D, DEFIS) cobram percentual sobre o tributo declarado, com piso em reais. Escriturações digitais (ECD, ECF de presumido, EFD-Contribuições) cobram percentual sobre a receita bruta por dia de atraso. Na primeira família, empresa parada paga o piso.

Na segunda, empresa parada tende a pagar pouco, porque a base é a receita, mas empresa com faturamento alto paga caro depressa: 0,02% ao dia sobre receita bruta significa 0,6% ao mês até bater o teto de 1%.

Empresas de serviço com faturamento acima do limite do Simples, escritórios de advocacia e consultorias que migraram por conta do Fator R costumam subestimar esse salto. É um dos motivos pelos quais a contabilidade para Lucro Presumido custa mais que a do Simples Nacional: não é preço de tabela, é volume de entrega.

Passam mais de 170 mil atendimentos por ano pela nossa operação, e tem uma conversa que se repete demais: o cliente diz que não deve nada para a Receita e mesmo assim recebeu uma cobrança. Quando abrimos o e-CAC, é declaração, não imposto.

DCTFWeb de um mês que ficou em andamento e ninguém transmitiu, DEFIS que não foi entregue porque a empresa não faturou. O tributo estava pago, a empresa estava certa no mérito e mesmo assim tomou multa. Obrigação acessória é a parte da contabilidade que ninguém vê funcionando e todo mundo vê quebrando.

João Henrique Silva Costa, contador e CEO da Contajá, CRC MG-116388

Empresa sem movimento precisa entregar obrigações acessórias?

Sim, e essa é a causa número um de multa e de CNPJ irregular em pequenas empresas de serviço. Sem faturamento não significa sem obrigação. A empresa parada continua existindo para a Receita Federal, e o sistema espera a declaração zerada no prazo normal. Quando a declaração não chega, o que o Fisco enxerga não é “empresa sem movimento”, é “empresa omissa”.

Na prática, uma empresa do Simples sem nenhum faturamento no ano ainda deve entregar 12 PGDAS-D zerados e 1 DEFIS. Se houver pró-labore, somam-se eSocial e DCTFWeb todo mês (e a EFD-Reinf, se houver retenções). Uma empresa do Lucro Presumido parada entrega a DCTFWeb sem movimento só no primeiro mês parado; EFD-Contribuições, ECD e ECF seguem regras próprias de dispensa, e quem ficou inativa o ano inteiro fica dispensada da ECD e da ECF.

A conta de uma empresa do Simples que ficou um ano inteiro omissa no PGDAS-D já começa em R$ 600, somando o piso de R$ 50 por mês de referência, e sobe conforme o tempo de atraso de cada competência.

Duas saídas legítimas existem para quem não pretende operar por um tempo. A primeira é manter a empresa regular com as declarações zeradas, o que custa a mensalidade da contabilidade e evita tudo o que vem depois. A segunda é dar baixa no CNPJ, encerrando formalmente a atividade. O que não é saída é simplesmente parar de entregar.

Detalhamos o cálculo das duas opções no artigo sobre empresa sem faturamento e a necessidade de contabilidade, e explicamos os efeitos do abandono em CNPJ inativo.

Quais obrigações acessórias existem no estado e no município?

Depende de duas coisas: se a empresa tem inscrição estadual e o que o município da sede exige. Empresas de serviço puro, que é o perfil da maioria dos leitores deste artigo, costumam ter obrigação municipal e nenhuma obrigação estadual. Empresas que vendem mercadoria ou prestam serviços de transporte e comunicação têm as duas.

No estado. Quem tem inscrição estadual e apura ICMS entrega a EFD ICMS/IPI, conhecida como SPED Fiscal, com prazo definido na legislação de cada estado, normalmente entre os dias 15 e 25 do mês seguinte. Alguns estados exigem ainda declarações próprias de apuração, como a GIA em São Paulo e a DAPI em Minas Gerais.

Optantes do Simples Nacional estavam historicamente dispensados da EFD, mas a Resolução CGSN 183/2025 passou a permitir que o ente exija a escrituração do optante, desde que disponibilize programa gratuito para o cumprimento. Vale conferir a regra do seu estado antes de assumir dispensa.

No município. Quase toda empresa de serviço tem inscrição municipal e, com ela, uma declaração mensal de serviços. O nome muda de cidade para cidade: DES, DMS, DES-IF, GISS, NFS-e com apuração automática. A função é a mesma: informar as notas emitidas e tomadas no mês e apurar o ISS.

Duas armadilhas são frequentes. A primeira é a declaração sem movimento: em muitos municípios ela é obrigatória mesmo no mês sem nota emitida, e a omissão gera multa fixa em UFM ou valor equivalente. A segunda é o ISS retido do tomador: quem contrata serviço de pessoa jurídica pode ter obrigação de reter e declarar, mesmo sendo optante do Simples.

Como as regras locais mudam por município, não existe tabela nacional confiável de prazos e multas municipais. O caminho correto é o contador conferir o código tributário do município da sede, e é isso que a Contajá faz no onboarding de cada cliente.

O que acontece se a empresa não entregar uma obrigação acessória?

Acontecem cinco coisas, em ordem, e nenhuma delas se resolve sozinha com o tempo. A primeira é a multa. A segunda é o bloqueio de certidão negativa. A terceira é a intimação. A quarta é a inaptidão do CNPJ. A quinta, para quem está no Simples, é a exclusão do regime.

1. Multa por atraso. Cada declaração tem a sua, como nas tabelas acima. Ela é gerada de forma automática pelos sistemas da Receita no momento da transmissão fora do prazo, com DARF próprio. Na maioria das declarações federais há redução de 50% quando a entrega é espontânea, antes de qualquer procedimento de ofício, e de 25% quando ocorre dentro do prazo de uma intimação. Entregar atrasado por conta própria sempre custa menos do que esperar ser chamado.

2. Certidão negativa bloqueada. Declaração omissa impede a emissão da Certidão Negativa de Débitos, mesmo que a empresa não deva um centavo. Isso derruba participação em licitação, trava financiamento e barra cadastro de fornecedor em grandes clientes. É onde o problema costuma aparecer: ninguém procura saber se está omisso, descobre quando precisa da certidão.

3. Intimação e cobrança. A Receita envia a intimação fiscal pela caixa postal do portal e-CAC, com prazo para regularizar. O prazo corre a partir da ciência, e a ciência acontece pela abertura da mensagem ou, se ela não for aberta, pelo decurso do prazo previsto na norma. Não abrir a caixa postal não suspende nada.

As pendências ficam listadas no relatório de dívidas e pendências do próprio Portal de Serviços da Receita, que é onde a pendência fiscal aparece antes de virar cobrança.

4. CNPJ inapto. Pela Lei 9.430/1996, art. 81, a inscrição no CNPJ pode ser declarada inapta quando a pessoa jurídica deixa de cumprir obrigações acessórias por, no mínimo, 90 dias contados da omissão.

A Receita Federal pode declarar o CNPJ inapto quando a empresa deixa de entregar declarações por, no mínimo, 90 dias contados do vencimento (Lei 9.430/1996, art. 81, I, e Instrução Normativa RFB 2.119/2022, art. 38, I). O efeito é pesado: nota fiscal rejeitada, conta bancária bloqueada por muitos bancos, contrato suspenso e responsabilidade que pode alcançar os sócios.

Explicamos a reversão no artigo sobre CNPJ inapto e a leitura de cada status em situação cadastral do CNPJ.

5. Exclusão do Simples Nacional. Débitos não regularizados e algumas falhas de escrituração, como a falta de livro-caixa, podem levar ao termo de exclusão, com efeitos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. A omissão de declarações agrava o quadro, porque bloqueia a certidão e pode tornar o CNPJ inapto. Excluída, a empresa passa às regras gerais de tributação, em geral o Lucro Presumido, com carga maior e mais obrigações, exatamente o oposto do que ela queria. O caminho para reverter está em exclusão do Simples Nacional, e quem já tem dívida acumulada encontra as opções em parcelamento do Simples Nacional.

Quanto custa perder uma declaração, comparado com a mensalidade da contabilidade?

Custa mais, quase sempre, e a conta é fácil de fazer. Um cenário real e comum: empresa de serviço no Simples, com um sócio recebendo pró-labore e sem empregados, que ficou seis meses sem entregar nada porque trocou de contador e ninguém assumiu a transição.

  • PGDAS-D: 6 competências omissas, piso de R$ 50 por mês de referência, R$ 300 no mínimo, antes do percentual sobre os tributos.
  • DCTFWeb: 6 competências omissas, piso de R$ 200 para quem não tem débito e R$ 500 nos demais casos, o que já parte de R$ 1.200 e pode chegar a R$ 3.000, antes da redução de 50% aplicável a ME e EPP.
  • DEFIS: se o período atravessou 31 de março, mais R$ 200 no mínimo.
  • Certidão negativa: bloqueada até tudo ser transmitido e processado, com o custo indireto do contrato ou da licitação perdida no meio.

Só de piso, sem nenhum percentual sobre tributo, o intervalo fica entre R$ 1.700 e R$ 3.500 em seis meses. No mesmo período, a contabilidade online da Contajá custa a partir de R$ 137 por mês no Simples Nacional, o que dá a partir de R$ 822 em seis meses, e a partir de R$ 207,90 por mês no Lucro Presumido. A multa de um único descuido paga vários meses de mensalidade, e não entrega nada em troca.

Há ainda o custo que não aparece em boleto. Regularizar omissão antiga exige reconstruir apuração de meses fechados, conferir o que foi pago com o que foi declarado e retificar. É trabalho de recuperação, não de rotina, e leva semanas. Por isso a decisão certa quase nunca é economizar na mensalidade: é pagar a rotina e nunca precisar da recuperação.

Quem quer entender o que diferencia um serviço de outro pode comparar critérios no guia sobre a melhor contabilidade online, e quem já tem contador e vive correndo atrás de prazo pode trocar de contador sem interromper as entregas.

O que mudou na legislação de obrigações acessórias em 2025 e 2026?

Quatro mudanças mexem diretamente com o calendário da sua empresa. Duas já estão valendo há mais de um ano, uma começou em janeiro de 2026 e uma está em fase de teste durante todo o ano de 2026.

DCTF extinta, DCTFWeb ampliada (desde janeiro de 2025). A Instrução Normativa RFB 2.237/2024 criou o Módulo de Inclusão de Tributos na DCTFWeb e extinguiu a DCTF antiga para fatos geradores a partir de 1º de janeiro de 2025. Resultado prático: uma declaração a menos na lista, mas uma declaração muito mais crítica, porque agora ela concentra a confissão de quase todos os tributos federais.

Quem faz folha e fiscal em sistemas separados precisa confirmar que a transmissão foi concluída, e não apenas salva.

Novas regras de multa do Simples (desde 1º de janeiro de 2026). A Resolução CGSN 183/2025 alterou a Resolução CGSN 140/2018 e antecipou o termo inicial da multa do PGDAS-D para o dia seguinte ao fim do prazo de entrega. Mais importante: criou multa para o atraso da DEFIS, que até então não tinha penalidade própria nenhuma.

Agora são 2% ao mês sobre os tributos informados na declaração, com mínimo de R$ 200, teto de 20% e adicional de R$ 100 por grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

A regra já vale para a DEFIS dos fatos geradores de 2025, cujo prazo terminou em 31 de março de 2026, então quem entregar de 1º de abril em diante paga. É a mudança mais subestimada do pacote, porque atinge justamente a empresa parada, que sempre deixou essa declaração para depois sem consequência.

E abriu a possibilidade de estados e municípios exigirem a Escrituração Fiscal Digital de optantes do Simples, desde que disponibilizem programa gratuito de preenchimento.

Fase de teste de CBS e IBS (durante todo o ano de 2026). A Lei Complementar 214/2025 instituiu a CBS, federal, e o IBS, de estados e municípios, que vão substituir PIS, Cofins, ICMS e ISS.

Segundo o cronograma oficial da Receita Federal, 2026 é ano de teste, com CBS a 0,9% e IBS a 0,1%, compensados com PIS e Cofins do mesmo período, e o contribuinte que cumprir as obrigações acessórias fica dispensado do recolhimento de teste.

O Ato Conjunto RFB/CGIBS 1/2025 definiu essas obrigações: os documentos fiscais eletrônicos ganharam campos próprios de IBS e CBS e a apuração de 2026 tem caráter meramente informativo, sem efeitos tributários.

A orientação conjunta da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS deixou claro que a ausência ou o preenchimento incompleto desses campos não gera sanção durante o período de adaptação. O recado para o pequeno prestador de serviço é objetivo: em 2026 o risco não é multa da reforma, é chegar em 2027 sem sistema e sem cadastro preparados. Acompanhamos as definições em IBS e CBS e em Reforma Tributária.

Tributação de lucros e dividendos (Lei 15.270/2025, a partir de 2026). A Lei 15.270, de 26 de novembro de 2025 criou retenção de Imposto de Renda na fonte sobre lucros e dividendos pagos por uma mesma pessoa jurídica a uma pessoa física quando o valor mensal ultrapassa R$ 50 mil, além do imposto mínimo para rendimentos anuais acima de R$ 600 mil.

Do ponto de vista de obrigação acessória, o efeito é direto: onde há retenção, há dever de declarar e confessar essa retenção, o que joga o valor para dentro da rotina mensal de DCTFWeb e EFD-Reinf da empresa que paga. Para a maioria dos leitores deste artigo, sócios que retiram valores bem abaixo desse patamar, nada muda na prática.

Para quem distribui volumes altos, o desenho do pró-labore e da distribuição passa a exigir planejamento. Tratamos do tema em Reforma do Imposto de Renda, em INSS sobre pró-labore e em planejamento tributário.

Como funciona a entrega das obrigações acessórias na Contajá?

Funciona como rotina do contador da sua carteira, não como tarefa sua. Entregar declaração é serviço técnico, com responsabilidade profissional e risco de multa em caso de erro, e por isso não faz sentido virar tutorial. O que você precisa saber é o que acontece nos bastidores e o que é pedido de você em cada etapa.

1. Mapeamento das obrigações da sua empresa (a Contajá faz por você)

No começo do relacionamento, o contador levanta regime tributário, CNAE, inscrição estadual e municipal, existência de folha e de pró-labore, e monta a lista exata de obrigações que a sua empresa tem. Esse mapa é o que evita a situação clássica de descobrir uma declaração municipal dois anos depois. Se houver omissão anterior, ela entra num plano de regularização separado, descrito no artigo sobre regularização de empresas.

2. Coleta mensal de informações (você faz, em minutos)

A única parte que depende de você é enviar o que só você tem: notas emitidas no mês, extratos, movimentações de folha e comprovantes de pagamento. O envio é digital e a Contajá avisa com antecedência o que falta. Quanto mais cedo chega, mais folga existe para conferência antes do prazo.

3. Apuração e conferência cruzada (a Contajá faz por você)

O contador apura os tributos, monta as declarações e faz a conferência cruzada entre elas, porque os sistemas da Receita comparam eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb entre si, e PGDAS-D com as notas emitidas. Divergência entre declarações gera malha e intimação mesmo quando o imposto foi pago corretamente.

4. Transmissão dentro do prazo e guarda dos recibos (a Contajá faz por você)

Cada declaração é transmitida no prazo legal e o recibo é arquivado. O recibo é a prova da entrega, e é ele que resolve discussão futura quando o sistema perde um envio. Nenhuma declaração fica “salva e não transmitida”, que é o erro mais comum e mais silencioso da DCTFWeb.

5. Monitoramento de pendências e certidões (a Contajá faz por você)

O contador acompanha a caixa postal do e-CAC e a situação fiscal da empresa, para que intimação e omissão apareçam cedo. A emissão periódica de certidão negativa entra nessa rotina como termômetro: se a certidão sai limpa, as entregas estão em dia.

Tudo isso está incluído na mensalidade, a partir de R$ 137 no Simples Nacional e a partir de R$ 207,90 no Lucro Presumido, com mais de 20 mil clientes atendidos por contadores com registro no CRC. Empresas de serviço com perfil específico contam com times dedicados, como a contabilidade para advogados, a contabilidade para tecnologia e a contabilidade para marketing.

Obrigação acessória não é burocracia inútil, é o que o Fisco usa para saber que a sua empresa existe e está certa. Quem entende isso para de tratar declaração como papelada e passa a tratar como registro. E registro em dia é o que libera certidão, crédito e contrato. A gente costuma dizer para o cliente que a melhor obrigação acessória é aquela que ele nunca precisou lembrar que existia.

João Henrique Silva Costa, contador e CEO da Contajá, CRC MG-116388

O que você precisa lembrar sobre obrigações acessórias

Obrigação acessória é informar, obrigação principal é pagar, e as duas têm multa própria e independente. Os pontos que resumem este guia:

  • A base legal é o art. 113, § 2º, e o art. 115 do Código Tributário Nacional. A acessória descumprida vira obrigação principal em forma de multa, pelo § 3º do mesmo artigo.
  • No Simples Nacional, o mínimo é PGDAS-D mensal, até o dia 20, e DEFIS anual, até 31 de março. Com folha ou pró-labore, somam-se o eSocial, até o dia 15, e a DCTFWeb, até o último dia útil do mês seguinte. Se houver retenções na fonte, entra também a EFD-Reinf, até o dia 15.
  • No Lucro Presumido, são seis obrigações federais recorrentes, com DCTFWeb mensal, EFD-Contribuições, ECD até o último dia útil de junho e ECF até o último dia útil de julho.
  • A DCTF antiga acabou em 2025 e foi absorvida pela DCTFWeb, que passou a confessar quase todos os tributos federais.
  • Desde 1º de janeiro de 2026 a multa do PGDAS-D conta do dia seguinte ao vencimento, sem a janela de tolerância que existia até 2025.
  • Empresa sem movimento continua com obrigações. No Simples, o PGDAS-D e a DEFIS são entregues mesmo zerados. Na DCTFWeb, basta informar o primeiro mês sem movimento. Empresa inativa durante todo o ano fica dispensada da ECD e da ECF. Deixar de entregar o que é devido gera multa e bloqueio de certidão e, com 90 dias de omissão, o CNPJ pode ser declarado inapto.
  • 2026 é ano de teste de CBS e IBS. A apuração é informativa e não gera sanção por campo não preenchido, mas quem não se preparar em 2026 chega despreparado em 2027.

A regra prática é uma só: prazo de declaração não se negocia e não se recupera de graça. Manter a rotina custa menos que qualquer regularização.

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Perguntas frequentes sobre obrigações acessórias

Qual é a diferença entre PGDAS-D e DAS no Simples Nacional?

O PGDAS-D é a declaração que apura o valor devido, e o DAS é a guia de pagamento gerada a partir dessa apuração. São coisas diferentes com destinos diferentes: o DAS quita a obrigação principal, o PGDAS-D cumpre a obrigação acessória. É perfeitamente possível pagar o DAS todo mês em dia e ainda assim estar omisso no PGDAS-D, situação que gera multa mínima de R$ 50 por mês de referência e bloqueia a certidão negativa da empresa.

Quem entrega a DEFIS e quem entrega a DASN-SIMEI?

A DEFIS é entregue por microempresas e empresas de pequeno porte optantes do Simples Nacional, até 31 de março do ano seguinte. A DASN-SIMEI é a declaração anual exclusiva do MEI, com prazo até 31 de maio. Uma empresa não entrega as duas no mesmo ano-calendário, exceto quando houve transição de MEI para microempresa no meio do período: nesse caso, entrega a DASN-SIMEI do tempo em que era MEI e a DEFIS do tempo em que já era ME.

Posso entregar uma declaração atrasada por conta própria e pagar menos multa?

Sim. Na maioria das declarações federais existe redução de 50% na multa quando a entrega é espontânea, ou seja, feita antes de qualquer procedimento de ofício ou intimação, e de 25% quando a entrega ocorre dentro do prazo fixado em intimação. Microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional têm ainda redução adicional de 50% nas multas de DCTFWeb e EFD-Reinf, e o MEI tem redução de 90%. Esperar ser chamado é sempre a opção mais cara.

Obrigação acessória prescreve ou caduca se eu nunca entregar?

Não da forma como muita gente imagina. O direito de a Receita constituir o crédito relativo à multa segue o prazo decadencial de cinco anos, mas a omissão continua registrada no sistema e continua bloqueando certidão negativa enquanto a declaração não for transmitida, mesmo depois desse período. Além disso, a omissão prolongada é justamente o que embasa a inaptidão do CNPJ. Na prática, esperar não resolve: a declaração precisa ser entregue de qualquer forma.

Quem é responsável pela multa: o contador ou o empresário?

A responsabilidade tributária perante o Fisco é da empresa e, conforme o caso, dos sócios e administradores. O contador responde contratual e profissionalmente pelo erro que cometeu, mas quem recebe a cobrança do DARF é o CNPJ. Por isso vale guardar os recibos de transmissão de cada declaração e conferir periodicamente a situação fiscal no e-CAC, mesmo quando a contabilidade é terceirizada. É um controle de cinco minutos que evita surpresa de anos.

Empresa que só emite nota fiscal eletrônica já está cumprindo as obrigações acessórias?

Não. Emitir a nota é uma obrigação acessória, mas é só uma delas. A nota informa a operação individual; as declarações consolidam o período e confessam o tributo. Uma empresa pode emitir todas as notas corretamente e mesmo assim estar omissa no PGDAS-D, na DCTFWeb ou na declaração mensal de serviços do município, porque esses documentos não são gerados automaticamente a partir das notas emitidas na maior parte dos casos.

O que acontece com as obrigações acessórias atuais quando a CBS e o IBS entrarem em vigor?

Elas convivem durante toda a transição. Em 2026, a apuração de CBS e IBS é informativa e se soma às declarações que já existem, sem substituir nenhuma. PIS e Cofins só são extintos em 2027, e ICMS e ISS saem de cena de forma gradual entre 2029 e 2032, com o modelo novo valendo integralmente em 2033. Ou seja, o período de transição é o de maior volume de obrigações da história recente, e não o de menor.

Minha empresa mudou de contador e descobriu declarações atrasadas de anos anteriores. Por onde começar?

Comece levantando o que está omisso, na consulta de pendências do e-CAC com procuração eletrônica. Priorize as declarações que travam certidão e contam para a inaptidão do CNPJ, depois as escriturações anuais. Entregue da mais antiga para a mais recente, porque muitas dependem dos dados da anterior. É um trabalho de regularização, cobrado à parte da rotina mensal, e leva de semanas a alguns meses conforme o volume.

Lívia Barroso

COO e contadora responsável técnica da Contajá, contabilidade online para micro e pequenas empresas. Graduada em Ciências Contábeis pela UFV, registrada no CRC MG-116855 e com MBA em Gestão de Pessoas com Ênfase em Liderança Organizacional pela USP/Esalq, lidera as operações da empresa aliando visão estratégica, excelência técnica e foco total na experiência do cliente.