A obrigação tributária acessória é um dever (obrigação) que as empresas têm de fornecer informações à Receita Federal, aos fiscos estaduais/ municipais, com o intuito de permitir que o governo controle e a fiscalização do cumprimento das obrigações fiscais principais.
Mesmo com o nome de “acessória”, ela tem uma particularidade: obrigação acessória, sendo “secundária”, é a que mais pesa no valor.
Essas obrigações, que incluem a emissão de documentos fiscais e a manutenção de livros contábeis, são fundamentais para manter a conformidade legal e evitar penalidades.
Neste artigo, vamos explorar as obrigações acessórias, os vários tipos e sua origem. Além disso, forneceremos um guia para ajudar as empresas a lidar com suas obrigações fiscais de maneira eficaz.
Assim, continue conosco para descobrir como essas obrigações afetam sua empresa e como administrá-las adequadamente.
O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são declarações, escriturações e demonstrativos exigidos pelos órgãos fiscalizadores (Receita Federal, Secretarias da Fazenda Estaduais e Prefeituras). Elas servem para documentar, informar e fiscalizar as operações que geraram (ou não) o dever de pagar os tributos específicos.
Essas obrigações envolvem a emissão de documentos, escrituração de livros fiscais e contábeis, e a entrega de declarações e demonstrativos que reportam os fatos geradores dos impostos. O seu objetivo é fornecer às autoridades tributárias os dados necessários para verificar a correta apuração e recolhimento dos impostos devidos.
O não cumprimento ou o cumprimento incorreto/fora do prazo dessas obrigações pode resultar em multas pesadas, juros e, em casos extremos, impedir a empresa de operar ou obter certidões negativas, essenciais para diversas transações comerciais.
Exemplos de obrigações acessórias
- Emissão de Notas Fiscais: Produzir e fornecer documentos fiscais para vendas de produtos ou serviços.
- Geração de Guias de Recolhimento: Criar documentos para o pagamento de tributos.
- Manutenção de Livros Fiscais: Registrar operações financeiras em conformidade com as normas contábeis.
- Elaboração de Declarações Fiscais: Preparar e enviar informações fiscais exigidas pelas autoridades.
- Apresentação de Demonstrações Contábeis: Expor as situações financeiras e patrimoniais da empresa.
- Processamento da Folha de Pagamento: Organizar e gerir os registros de pagamento dos colaboradores.
- Elaboração e Envio de Declarações Sociais: Preparar e transmitir informações relacionadas às obrigações sociais da empresa.
Como surgem as obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são estabelecidas pelos governos federal, estaduais e municipais, definindo os relatórios e informações que as empresas devem submeter dentro de prazos específicos.
Esses requisitos visam garantir a transparência e a conformidade fiscal, e o não cumprimento pode resultar em penalidades, por exemplo multas, ou até mesmo a proibição de operação da empresa.
Obrigações acessórias: mudanças em 2026
O ano de 2026 funciona como um ano de teste da CBS e do IBS, os dois tributos criados pela reforma tributária. Quem cumprir corretamente as novas obrigações acessórias fica dispensado do recolhimento efetivo desses tributos em 2026, conforme o art. 348 da Lei Complementar 214/2025. Na prática, o que importa neste primeiro ano é emitir os documentos fiscais com os campos novos e entregar as declarações dentro do prazo.
O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22/12/2025, define quais são essas obrigações e alcança praticamente todos os documentos fiscais eletrônicos: NF-e, NFC-e, NFS-e e CT-e passam a ter campos de destaque do IBS e da CBS. Sistemas de emissão atualizados tendem a cumprir essa parte de forma automática, mas vale revisar como emitir nota fiscal eletrônica já considerando os campos novos.
Para quem está no Simples Nacional, pouco muda no dia a dia: o DAS continua sendo pago normalmente. Já Lucro Presumido e Lucro Real precisam de atenção redobrada aos campos novos e ao cruzamento de dados entre nota fiscal e declarações, porque a cobrança plena de CBS e IBS começa em 2027.
Obrigações acessórias e as obrigações tributárias: Quais as diferenças?
As obrigações acessórias são exigências legais que empresas e pessoas físicas devem seguir para comprovar o cumprimento de suas obrigações fiscais, incluindo a entrega de declarações e o cumprimento de prazos estabelecidos pelos órgãos competentes, como a Receita Federal, estados e municípios.
Elas são distintas das obrigações tributárias, que se referem diretamente ao pagamento de impostos e taxas. Enquanto as obrigações tributárias envolvem a transferência de recursos financeiros ao Estado, as obrigações acessórias não envolvem pagamento direto, mas são fundamentais para validar e garantir a transparência da arrecadação tributária.
Assim, se as obrigações acessórias não forem cumpridas, elas podem se tornar dívidas tributárias, acarretando multas e juros até que o valor devido seja completamente pago.
Pra visualizar a diferença de uma vez:
| Critério | Obrigação principal | Obrigação acessória |
|---|---|---|
| O que é | Pagar o tributo | Declarar, informar e documentar |
| Natureza | Pecuniária, envolve dinheiro | Formal, envolve informação |
| Exemplos | DAS, ICMS, ISS, IRPJ | PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb, NF-e, eSocial |
| Se descumprir | Cobrança com juros e multa de mora | Multa por atraso ou omissão |
Obrigações acessórias do Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional têm um conjunto próprio e mais enxuto de obrigações acessórias, mas ele existe e tem prazo: o PGDAS-D é mensal, a DEFIS é anual e o eSocial vale pra quem tem empregados. Em caso de dúvida sobre o enquadramento, dá pra consultar o Simples Nacional pelo CNPJ e conferir a situação da empresa.
PGDAS-D
O PGDAS-D é a declaração mensal em que a empresa apura o valor do DAS. A entrega vale mesmo em mês sem faturamento e deve ser feita até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração. A partir de 1º de janeiro de 2026, quem atrasa paga multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos apurados, com valor mínimo de R$ 50,00, conforme a Resolução CGSN nº 183/2025.
DEFIS
A DEFIS é a declaração anual que consolida os dados do ano anterior das ME e EPP do Simples: receita bruta, número de empregados, saldo em caixa e bancos. O prazo em 2026 é 31 de março, referente ao ano-calendário de 2025. A alíquota e o anexo em que a empresa se enquadra podem ser conferidos na tabela do Simples Nacional.
DCTFWeb, eSocial e EFD-Reinf
Esses três sistemas substituíram a antiga DIRF, extinta a partir do ano-calendário de 2024. O eSocial reúne os dados trabalhistas, a EFD-Reinf informa as retenções sobre notas fiscais e outras rendas, e a DCTFWeb consolida tudo pra apurar as contribuições previdenciárias. Empresa do Simples com empregados entrega os três normalmente. Se a rotina apertar, uma contabilidade online especializada em Simples Nacional assume esses envios. E se a dúvida é tocar sozinho ou não, veja se o Simples Nacional precisa de contador.
Obrigações acessórias no Lucro Presumido
No Lucro Presumido o volume de obrigações acessórias é maior, porque não existe uma declaração unificada como o PGDAS-D. As principais são a ECF (anual), a DCTFWeb (mensal), a EFD-Contribuições (PIS e Cofins) e a ECD quando obrigatória, além das obrigações estaduais e municipais de ICMS e ISS. A lista completa está em quais declarações as empresas de Lucro Presumido precisam entregar.
A empresa também precisa manter escrituração contábil completa, com livro diário e livro razão, o que reforça a necessidade de acompanhamento contábil mensal e de fechamento conferido antes de cada envio.
Calendário de prazos 2026
Os prazos que mais geram multa estão concentrados nesta tabela:
| Obrigação | Quem entrega | Prazo em 2026 |
|---|---|---|
| PGDAS-D | ME e EPP do Simples Nacional | Todo dia 20 do mês seguinte |
| DEFIS | ME e EPP do Simples Nacional | 31 de março |
| DCTFWeb | Empresas com folha ou retenções | Dia 25 do mês seguinte |
| eSocial e EFD-Reinf | Empresas com empregados ou retenções | Dia 15 do mês seguinte |
| ECD | Lucro Presumido e Lucro Real, quando obrigadas | Último dia útil de maio |
| ECF | Lucro Presumido e Lucro Real | Último dia útil de julho |
| EFD-Contribuições | Lucro Presumido e Lucro Real | 10º dia útil do segundo mês seguinte |
| ICMS e ISS | Conforme a atividade | Calendário de cada estado e município |
Vale confirmar os vencimentos no site da Receita Federal, porque feriados podem antecipar ou adiar prazos.
O que acontece se não entregar uma obrigação acessória
A empresa paga multa mesmo sem ter imposto devido, porque declarações como PGDAS-D e DEFIS têm natureza de confissão de dívida, conforme o art. 40-A da Resolução CGSN 140/2018. A multa padrão é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, com valor mínimo de R$ 50,00, e cai pela metade quando a entrega em atraso acontece de forma espontânea, antes de qualquer notificação.
Atrasos repetidos criam pendências que podem deixar o CNPJ inapto e, no caso do Simples, levar até à exclusão do regime.
Quais as obrigações acessórias que minha empresa deve atender?
Para identificar as obrigações acessórias que sua empresa deve cumprir, siga estes passos:
- Consulte um contador especializado: Primeiramente, um especialista em contabilidade pode identificar claramente todas as obrigações acessórias aplicáveis à sua empresa, garantindo conformidade com os regulamentos fiscais.
- Verifique o regime tributário: As obrigações variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa, seja Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
- Pesquise as normas locais: As obrigações podem diferir com base nas regras específicas do estado ou município onde sua empresa opera.
- Avalie obrigações de classe trabalhista: Entenda se há exigências específicas relacionadas ao setor de atividade da sua empresa ou à classe trabalhadora a que pertence.
Por fim, as obrigações acessórias são elementos fundamentais na gestão fiscal das empresas, exigindo atenção ao livro caixa, à conformidade com a Secretaria da Receita Federal do Brasil e ao cumprimento do público de escrituração digital, incluindo a escrituração digital SPED.
Assim, cumprir com estas obrigações especialmente em março de cada ano e em outros prazos críticos, é vital para evitar penalidades.
Nesse contexto, contar com uma assessoria contábil é importante. Um contador experiente não apenas explica as obrigações acessórias, mas também assegura que sejam cumpridas correta e pontualmente, garantindo que a empresa fique em dia com a lei.
Perguntas frequentes sobre obrigações acessórias
Obrigações acessórias são declarações, escriturações e documentos que a empresa entrega à Receita Federal, aos estados e aos municípios para comprovar o cumprimento das regras tributárias. Elas têm caráter informativo, diferente da obrigação principal, que é pagar o tributo, e geram multa mesmo quando não há imposto a recolher no período.
A obrigação principal é o dever de pagar o tributo. A obrigação acessória é o dever de informar, declarar ou documentar a operação ao Fisco. A acessória pode existir mesmo sem tributo a pagar no período, e o descumprimento gera multa própria, independente do valor do imposto.
As principais são o PGDAS-D, declaração mensal que apura o DAS, e a DEFIS, declaração anual com prazo até 31 de março. Empresas com empregados também entregam eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb todo mês. Todas têm natureza declaratória e o atraso gera multa de 2% ao mês a partir de 2026.
As principais são ECF anual, DCTFWeb mensal, EFD-Contribuições, ECD quando obrigatória e as declarações estaduais e municipais de ICMS e ISS. A empresa também precisa manter escrituração contábil completa, com livro diário e livro razão, diferente do que ocorre no Simples Nacional.
A empresa paga multa mesmo sem imposto devido, porque declarações como PGDAS-D e DEFIS valem como confissão de dívida. A multa padrão é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos declarados, com valor mínimo de R$ 50,00, e cai pela metade quando a entrega em atraso é espontânea.
DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, entregue uma vez por ano por todas as ME e EPP optantes pelo Simples Nacional. Ela consolida os dados do ano-calendário anterior, como receita e número de empregados. O prazo em 2026 é 31 de março, e o atraso gera multa de 2% ao mês.
Sim, quando tem empregados ou faz retenções informadas na EFD-Reinf. A DCTFWeb consolida os dados do eSocial e da EFD-Reinf para apurar as contribuições previdenciárias. Ela substituiu a DIRF, extinta a partir do ano-calendário de 2024, e vale também para empresas do Simples com folha de pagamento.
Em 2026, ano de teste da CBS e do IBS, quem cumprir as obrigações acessórias definidas pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 fica dispensado do recolhimento desses tributos, conforme o art. 348 da LC 214/2025. Na prática, é preciso emitir os documentos fiscais com os novos campos de IBS e CBS.
Sim. A obrigação acessória é independente da principal e continua valendo mesmo quando não há tributo a recolher. O exemplo mais comum é o PGDAS-D sem movimento: a empresa precisa declarar todo mês, mesmo sem faturamento, sob pena de multa por atraso ou omissão.
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