Entender as obrigações acessórias é essencial para as empresas, pois elas englobam os deveres administrativos a serem cumpridos perante os governos federal, estadual e municipal.
Essas obrigações, que incluem a emissão de documentos fiscais e a manutenção de livros contábeis, são fundamentais para manter a conformidade legal e evitar penalidades.
Neste artigo, vamos explorar as obrigações acessórias, os vários tipos e sua origem. Além disso, forneceremos um guia para ajudar as empresas a lidar com suas obrigações fiscais de maneira eficaz.
Assim, continue conosco para descobrir como essas obrigações afetam sua empresa e como administrá-las adequadamente.
O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são declarações, escriturações e demonstrativos exigidos pelos órgãos fiscalizadores (Receita Federal, Secretarias da Fazenda Estaduais e Prefeituras). Elas não envolvem o pagamento direto de um tributo (essa é a obrigação principal), mas sim a prestação de informações detalhadas que comprovam o cumprimento da legislação tributária e trabalhista.
O não cumprimento ou o cumprimento incorreto/fora do prazo dessas obrigações pode resultar em multas pesadas, juros e, em casos extremos, impedir a empresa de operar ou obter certidões negativas, essenciais para diversas transações comerciais.
Exemplos de obrigações acessórias
- Emissão de Notas Fiscais: Produzir e fornecer documentos fiscais para vendas de produtos ou serviços.
- Geração de Guias de Recolhimento: Criar documentos para o pagamento de tributos.
- Manutenção de Livros Fiscais: Registrar operações financeiras em conformidade com as normas contábeis.
- Elaboração de Declarações Fiscais: Preparar e enviar informações fiscais exigidas pelas autoridades.
- Apresentação de Demonstrações Contábeis: Expor as situações financeiras e patrimoniais da empresa.
- Processamento da Folha de Pagamento: Organizar e gerir os registros de pagamento dos colaboradores.
- Elaboração e Envio de Declarações Sociais: Preparar e transmitir informações relacionadas às obrigações sociais da empresa.
Como surgem as obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são estabelecidas pelos governos federal, estaduais e municipais, definindo os relatórios e informações que as empresas devem submeter dentro de prazos específicos.
Esses requisitos visam garantir a transparência e a conformidade fiscal, e o não cumprimento pode resultar em penalidades, por exemplo multas, ou até mesmo a proibição de operação da empresa.
Aqui está uma atualização do artigo sobre “Obrigações Acessórias”, com foco nas mudanças e informações relevantes para 2025, baseado nas tendências e alterações legislativas observadas.
Obrigações acessórias: mudanças em 2025
Manter uma empresa no Brasil exige mais do que apenas vender produtos ou prestar serviços. É crucial estar atento às chamadas obrigações acessórias, um conjunto de deveres administrativos que informam aos governos federal, estadual e municipal sobre as atividades da sua empresa, garantindo a conformidade fiscal. Em 2025, algumas mudanças importantes consolidam a digitalização e a centralização das informações fiscais.
O ano de 2025 é marcado pela consolidação de importantes mudanças no cenário das obrigações acessórias, visando simplificar (em alguns aspectos) e centralizar a entrega de informações. Fique atento:
- Fim Definitivo da DIRF e a Transição para EFD-Reinf e eSocial:
- A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) foi extinta a partir de 1º de janeiro de 2025. As informações sobre retenções de Imposto de Renda (IRRF), PIS, COFINS e CSLL, que antes constavam na DIRF, agora são integralmente reportadas através da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) e do eSocial. A última DIRF entregue foi referente ao ano-calendário de 2024.
- DCTFWeb: Centralização e Novas Regras:
- A DCTF PGD (Programa Gerador da Declaração) foi extinta em janeiro de 2025. A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) passa a ser a única forma de declarar débitos e créditos tributários federais, incluindo contribuições previdenciárias e, progressivamente, outros tributos federais como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, através do novo Módulo de Inclusão de Tributos (MIT).
- Atenção aos prazos: Verifique sempre o Manual de Orientação da DCTFWeb mais recente para os prazos de entrega, que podem sofrer ajustes.
- eSocial: Novo Leiaute e Mais Detalhes:
- O eSocial continua evoluindo. Para 2025, espera-se a consolidação de novos leiautes (como a versão S-1.0 ou superior, que pode ter evoluído da 3.0 mencionada anteriormente), buscando simplificar alguns campos, mas também exigindo um nível maior de detalhamento em informações trabalhistas e de folha de pagamento (ex: planos de saúde, pensões alimentícias, informações de dependentes).
- A substituição da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) pelo eSocial já está consolidada para todos os grupos de empresas. A “RAIS Negativa” também é informada via eSocial.
- EFD-Reinf: Ampliação de Escopo e Ajustes:
- Com a absorção completa das informações da DIRF, a EFD-Reinf ganha ainda mais importância. É crucial estar atento às atualizações de leiaute (como a versão 2.1.2 e suas notas técnicas) que ajustam campos e regras de validação, especialmente para os eventos da série R-4000 (relacionados a retenções de IR, CSLL, PIS/COFINS e pagamentos diversos).
- A escrituração da CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta) migrou do SPED Fiscal para a EFD-Reinf.
- SPED Fiscal (EFD ICMS IPI): Atualizações de Leiaute:
- Fique atento às novas versões do leiaute do SPED Fiscal, que podem trazer alterações no preenchimento de campos e regras de validação para registros específicos (como os relacionados ao CT-e Simplificado), impactando a apuração do ICMS e do IPI.
- FGTS Digital: Obrigatoriedade Ampliada:
- Desde março de 2024, o FGTS Digital se tornou a forma padrão de recolhimento do FGTS para a maioria dos empregadores. Para 2025, a obrigatoriedade de uso exclusivo do FGTS Digital foi estendida também aos órgãos públicos (a partir de fatos geradores de janeiro de 2025). O SEFIP/Conectividade Social permanece apenas para recolhimentos de competências anteriores à implantação do FGTS Digital ou situações específicas.
Exemplos de Obrigações Acessórias em 2025 (variam por regime tributário e atividade):
- Emissão de Documentos Fiscais: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
- Escriturações Digitais (SPED):
- ECD (Escrituração Contábil Digital): Livro Diário, Razão e Balancetes.
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Apuração do IRPJ e CSLL (para Lucro Real, Presumido e Arbitrado).
- EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal): Apuração de ICMS e IPI.
- EFD Contribuições: Apuração de PIS e COFINS.
- EFD-Reinf: Retenções na fonte (IR, CSLL, PIS, COFINS, INSS) e outras informações fiscais.
- Declarações:
- DCTFWeb: Declaração de débitos e créditos tributários federais.
- eSocial: Informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais da folha de pagamento.
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Para empresas do Simples Nacional.
- DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação): Para empresas do Simples Nacional com operações sujeitas a estas modalidades de ICMS.
- GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): Obrigação estadual, pode variar ou ser dispensada conforme o estado.
- Outras: Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR), Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie (DME), entre outras específicas de cada setor ou operação.
Obrigações Acessórias por Regime Tributário em 2025 (Principais):
- Simples Nacional:
- DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): Pagamento mensal unificado.
- DEFIS: Declaração anual (prazo geralmente em março).
- eSocial: Para empresas com empregados.
- EFD-Reinf: Se houver retenções na fonte ou outras situações previstas.
- DESTDA: Mensal, se aplicável.
- Emissão de documentos fiscais.
- Lucro Presumido:
- DCTFWeb: Mensal.
- SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): Mensal.
- EFD Contribuições: Mensal.
- eSocial: Para empresas com empregados.
- EFD-Reinf: Mensal.
- ECD: Anual (para algumas situações, como distribuição de lucros acima da presunção sem incidência de IR).
- ECF: Anual.
- Emissão de documentos fiscais.
- GIA Estadual (se exigível).
- Lucro Real:
- DCTFWeb: Mensal.
- SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): Mensal.
- EFD Contribuições: Mensal (com apuração mais complexa devido aos créditos).
- eSocial: Para empresas com empregados.
- EFD-Reinf: Mensal.
- ECD: Anual (obrigatória).
- ECF: Anual (obrigatória e mais detalhada).
- LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real): Integrado à ECF.
- Emissão de documentos fiscais.
- GIA Estadual (se exigível).
Lembre-se que os prazos são rigorosos (ex: eSocial e EFD-Reinf geralmente até o dia 15 do mês subsequente, DCTFWeb com prazos específicos a serem confirmados, SPEDs com prazos variados). Consulte sempre a agenda tributária oficial.
Obrigações acessórias e as obrigações tributárias: Quais as diferenças?
As obrigações acessórias são exigências legais que empresas e pessoas físicas devem seguir para comprovar o cumprimento de suas obrigações fiscais, incluindo a entrega de declarações e o cumprimento de prazos estabelecidos pelos órgãos competentes, como a Receita Federal, estados e municípios.
Elas são distintas das obrigações tributárias, que se referem diretamente ao pagamento de impostos e taxas. Enquanto as obrigações tributárias envolvem a transferência de recursos financeiros ao Estado, as obrigações acessórias não envolvem pagamento direto, mas são fundamentais para validar e garantir a transparência da arrecadação tributária.
Assim, se as obrigações acessórias não forem cumpridas, elas podem se tornar dívidas tributárias, acarretando multas e juros até que o valor devido seja completamente pago.
Quais as obrigações acessórias que minha empresa deve atender?
Para identificar as obrigações acessórias que sua empresa deve cumprir, siga estes passos:
- Consulte um contador especializado: Primeiramente, um especialista em contabilidade pode identificar claramente todas as obrigações acessórias aplicáveis à sua empresa, garantindo conformidade com os regulamentos fiscais.
- Verifique o regime tributário: As obrigações variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa, seja Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
- Pesquise as normas locais: As obrigações podem diferir com base nas regras específicas do estado ou município onde sua empresa opera.
- Avalie obrigações de classe trabalhista: Entenda se há exigências específicas relacionadas ao setor de atividade da sua empresa ou à classe trabalhadora a que pertence.
Por fim, as obrigações acessórias são elementos fundamentais na gestão fiscal das empresas, exigindo atenção ao livro caixa, à conformidade com a Secretaria da Receita Federal do Brasil e ao cumprimento do público de escrituração digital, incluindo a escrituração digital SPED.
Assim, cumprir com estas obrigações especialmente em março de cada ano e em outros prazos críticos, é vital para evitar penalidades.
Nesse contexto, contar com uma assessoria contábil é importante. Um contador experiente não apenas explica as obrigações acessórias, mas também assegura que sejam cumpridas correta e pontualmente, garantindo que a empresa fique em dia com a lei.
