No atual cenário de negócios, é fundamental entender o crescimento empresarial e a importância da expansão. A abertura de filiais surge como um passo importante nesse processo de crescimento, permitindo que as empresas alcancem novos mercados e ampliem sua atuação.
Portanto, a abertura de filiais é uma estratégia que está ligada diretamente com o reconhecimento da marca. Quando uma empresa decide expandir suas operações, abrir uma filial pode ser uma excelente maneira de atingir esse objetivo. Contudo, quais são as implicações legais e fiscais envolvidas nesse processo?
Sendo assim, este artigo visa esclarecer o processo de abertura de filiais, destacando o papel da contabilidade online e as possibilidades no Simples Nacional e no Lucro presumido.
Entendendo a Abertura de Filiais
Primeiramente é importante entender que a abertura de filiais é uma estratégia de expansão que permite às empresas estender sua presença para novas localidades. Diferente de outras formas de expansão, como franquias ou joint ventures, uma filial é uma extensão direta da empresa matriz.
Embora não exista uma definição objetiva e clara de “filial”, a Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018 fornece uma compreensão sólida do que constitui um estabelecimento.
Segundo essa instrução, um estabelecimento é um local privado ou público, edificado ou não, móvel ou imóvel, onde a entidade exerce suas atividades em caráter temporário ou permanente.
No contexto atual de negócios, abrir filiais é uma maneira eficaz de aumentar a presença de mercado e responder às demandas do público-alvo. Além disso, é uma estratégia que se adapta tanto a grandes corporações quanto a pequenos negócios.
Quando Considerar a Abertura de Filiais
Empresários devem estar atentos a sinais que indicam o momento certo para expandir através de filiais. A estabilidade financeira, a demanda crescente por produtos ou serviços, e a identificação de novos mercados são indicadores chave.
Ao mesmo tempo, é importante considerar que nem sempre a expansão é aconselhável, especialmente em cenários de incerteza econômica ou quando a empresa ainda não possui uma base sólida.
Abertura de filiais
A princípio, para abrir uma filial, a primeira etapa é realizar uma alteração no contrato social da pessoa jurídica ou usar um instrumento de deliberação pelo administrador – desde que exista expressa autorização contratual. O endereço completo do novo estabelecimento é um requisito obrigatório para a abertura de uma filial.
Quanto ao capital social, não é obrigatório destacar um valor específico para a filial, mas essa é uma possibilidade. O total de capital das filiais deve, obviamente, ser inferior ao capital total da sociedade.
Abertura de Filial em Outra Unidade Federativa ou País
Contudo, se a filial for aberta em outro estado ou país, o processo terá algumas peculiaridades. Por isso, a abertura de uma filial em outro estado, geralmente, envolve o registro da alteração contratual na Junta Comercial do estado da matriz. Uma vez aprovado o processo, as informações são enviadas para a Junta do estado onde a filial será aberta.
A abertura de uma filial em outro país segue um processo semelhante. Após a aprovação do processo pela Junta Comercial do estado da matriz, os próximos passos devem ser realizados de acordo com a legislação do país onde a filial será aberta.
Abertura de Filiais e o Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime tributário simplificado para pequenas e médias empresas. A abertura de filiais pode afetar a tributação no Simples Nacional, especialmente se as novas unidades ultrapassarem o limite de receita estabelecido pelo regime.
Empresas devem analisar cuidadosamente as implicações fiscais e contábeis da expansão, tanto para comércio quanto para a prestação de serviços, garantindo que a abertura de novas unidades esteja em conformidade com as normativas da Receita Federal.
Estratégias para Gerenciar Filiais no Simples Nacional
- Planejamento Tributário Cuidadoso: É essencial realizar um planejamento tributário detalhado antes de abrir filiais, especialmente para avaliar o impacto no limite de faturamento e nas alíquotas de ICMS e ISS.
- Monitoramento do Faturamento: Deve-se monitorar de perto o faturamento total da empresa (matriz e filiais) para garantir que não ultrapasse o limite do Simples Nacional.
- Consultoria Especializada: Ter o apoio de profissionais de contabilidade especializados no Simples Nacional pode ser fundamental para navegar pelas complexidades fiscais e garantir a conformidade em todas as unidades da empresa.
- Gestão Fiscal e Contábil Integrada: Utilizar sistemas de contabilidade online que permitam a gestão integrada de todas as filiais facilita o controle fiscal e contábil, promovendo maior eficiência operacional.
Abertura de filiais e o Lucro presumido
A abertura de filiais em empresas que operam sob o regime de Lucro Presumido traz uma série de considerações importantes, tanto do ponto de vista operacional quanto fiscal.
Estratégias para Gerenciar Filiais no Lucro Presumido
- Planejamento Tributário: Um planejamento tributário eficaz é crucial para garantir a otimização fiscal, considerando as particularidades de cada filial.
- Sistemas de Gestão Integrados: Utilizar sistemas de gestão integrados que consolidem informações de todas as unidades para facilitar o controle financeiro e fiscal.
- Consultoria Especializada: Considerar a consultoria de contadores especializados em Lucro Presumido para orientar as práticas fiscais e contábeis mais adequadas para o negócio.
Passo a Passo para uma Abertura Tranquila de Filiais
Passo 1: Análise e Planejamento de Mercado
Antes de mais nada, é fundamental realizar um plano de negócios, que envolve uma análise detalhada do mercado alvo. Isso inclui entender a demanda local, a concorrência e avaliar a viabilidade econômica. Planeje estrategicamente a localização e os recursos necessários para a nova filial.
Passo 2: Revisão da Estrutura Jurídica e Contratual
A abertura de filiais pode exigir alterações na estrutura jurídica da empresa. Isso envolve a revisão e, se necessário, a alteração do contrato social junto à Junta Comercial do Estado. Este passo é crucial para definir a natureza jurídica da filial e suas implicações legais.
Passo 3: Regularização Fiscal e Obtenção do CNPJ
Com a estrutura jurídica definida, o próximo passo é a regularização fiscal. Isso envolve a obtenção de um CNPJ para a filial, processo que é feito junto à Receita Federal. Também é necessário verificar a necessidade de inscrições estaduais ou municipais, dependendo da atividade da filial.
Passo 4: Adequação ao Regime Tributário
Neste momento é importante avaliar seu regime tributário e como a abertura da filial afeta seu . A contabilidade online é uma ferramenta valiosa neste passo, ajudando a empresa a permanecer em conformidade com as normativas fiscais.
Passo 5: Gestão de Documentação e Certificado Digital
Neste estágio, é essencial organizar toda a documentação necessária para a operação da filial, incluindo alvarás, licenças e registros específicos. Além disso, a obtenção de um certificado digital é fundamental para a emissão de notas fiscais eletrônicas e demais documentos fiscais.
Passo 6: Implementação de Sistemas de Contabilidade e Gestão
Implemente sistemas de contabilidade online e outras ferramentas de gestão empresarial. Isso inclui softwares para gestão de folha de pagamento, estoque, vendas, entre outros. A tecnologia é uma aliada para garantir a eficiência operacional da filial.
Passo 7: Contratação e Treinamento de Equipe
Contrate e treine uma equipe qualificada para a filial. Isso abrange desde a seleção de pessoal até o treinamento em processos e cultura da empresa. Uma equipe bem preparada é essencial para o sucesso da nova unidade.
Passo 8: Marketing e Lançamento
Desenvolva uma estratégia de marketing específica para a nova localidade. Isso pode incluir campanhas de lançamento, promoções e ações de relacionamento com a comunidade local. O objetivo é estabelecer uma presença sólida e atrair clientes para a filial.
Passo 9: Monitoramento e Ajustes Contínuos
Após a abertura, é vital monitorar o desempenho da filial e fazer ajustes conforme necessário. Isso inclui avaliar indicadores financeiros, operacionais e de satisfação do cliente. Esteja pronto para fazer mudanças rápidas para otimizar operações e atender melhor às necessidades do mercado local.
O Papel do Contador Online no Processo
A contabilidade online revoluciona a gestão financeira na abertura de filiais. Contadores online oferecem agilidade, precisão e acessibilidade, facilitando processos tanto na abertura de empresas como a regularização, a gestão da folha de pagamento, envio de notas fiscais e imposto de renda.
Com o uso de tecnologias avançadas, esses profissionais são capazes de gerenciar as demandas contábeis de várias localidades simultaneamente, proporcionando suporte durante todo o processo de expansão e depois, no dia a dia do negócio.
Contabilidade e Tributação
Quando uma pessoa jurídica possui diferentes estabelecimentos – ou seja, matriz e filiais – a Resolução CFC nº 1.330/2011 permite que a escrituração contábil seja realizada de maneira centralizada ou descentralizada, a critério da entidade.
Na escrituração centralizada, todas as operações, seja da matriz ou da filial, são registradas em uma única escrituração contábil.
Por outro lado, na escrituração descentralizada, as operações são registradas de acordo com o estabelecimento que as realizou. No entanto, mesmo com escriturações individuais, todas devem integrar um único sistema contábil, e os resultados das filiais são incorporados na escrituração da matriz.
Quanto à tributação, os tributos federais – IRPJ, CSLL, PIS e COFINS – são recolhidos de forma centralizada pelo estabelecimento matriz. Isso ocorre porque, em âmbito federal, matriz e filiais são considerados uma única pessoa jurídica.
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