O FGTS Digital substituiu o sistema antigo (GRRF e GRF) e ainda gera dúvidas semanais no balcão de qualquer departamento pessoal. Em maio de 2026, o Ministério do Trabalho e Emprego publicou a versão 1.60 do manual, com orientações novas sobre processos trabalhistas, rescisões e atrasos.
Este artigo traduz o que mudou e mostra três casos práticos que travam o empregador pequeno e médio. Se a sua empresa tem entre 1 e 50 funcionários CLT, está no Simples Nacional Anexos III, IV ou V, ou no Lucro Presumido, este conteúdo te economiza tempo e evita multa.
O que é o FGTS Digital e por que ele substituiu o sistema antigo?
O FGTS Digital é a plataforma da Caixa que centralizou o recolhimento do Fundo de Garantia. Antes dele, o empregador conviva com dois sistemas: o GFIP (que gerava a guia mensal GRF) e o sistema de rescisão (que gerava a GRRF). Eram dois ambientes, com cadastros sobrepostos, com regras diferentes e com risco constante de divergência entre folha de pagamento e recolhimento.
O FGTS Digital integrou tudo. O empregador transmite o eSocial e o sistema gera, dentro do FGTS Digital, a guia única de recolhimento. Essa guia já vem com base no que foi declarado no eSocial, com cálculo automático do FGTS sobre cada rubrica. Resultado prático: menos retrabalho, menos divergência, menos chance de glosa.
O que mudou na versão 1.60 do manual?
A versão 1.60, publicada em maio de 2026, traz três blocos de mudança relevantes para o empregador.
Recolhimento em processo trabalhista
A mudança mais demandada. O manual agora explica em detalhe como tratar o FGTS de empregado com ação trabalhista em curso. O ponto principal é a separação clara entre o FGTS da folha mensal (que continua sendo recolhido normalmente) e o FGTS apurado por decisão judicial (que tem guia específica e regra própria).
Antes da versão 1.60, muito empregador tratava como se fosse a mesma coisa. Resultado: bitributação, guia dobrada, dor de cabeça para reaver. Agora há fluxo definido.
Atualização monetária e juros
O manual padronizou a forma de cálculo da atualização monetária e dos juros para guias geradas com atraso. Antes, cada guia podia trazer cálculo diferente conforme o módulo do sistema usado. A nova versão consolidou a regra: TR mais juros de 3% ao ano, capitalizados na forma definida pela Caixa.
Outros ajustes
A versão 1.60 também atualizou tabelas de códigos de situação para casos específicos de afastamento, regras de compensação para empregador que emitiu guia com erro de valor, e procedimento para retificação de guia já paga.
Quem não acompanha o manual costuma perder pequenos detalhes que viram fiscalização anos depois.
Caso prático 1: rescisão por acordo (artigo 484-A da CLT)
A rescisão por acordo entre empregador e empregado, prevista no artigo 484-A da CLT desde a Reforma Trabalhista, segue gerando confusão na hora de recolher o FGTS.
Como funciona o FGTS em rescisão por acordo
A regra é a metade. O empregado tem direito a sacar 80% do saldo do FGTS (em vez dos 100% da rescisão sem justa causa). E a multa rescisória do FGTS é de 20% sobre o saldo (em vez dos 40% da sem justa causa).
Como gerar a guia no FGTS Digital
Na sequência: lançamento da rescisão no eSocial com motivo “rescisão por acordo entre as partes” (código S-2299, evento de desligamento, motivo “Rescisão por acordo, art. 484-A CLT”). O eSocial transmite. O FGTS Digital recebe e calcula a multa com a regra dos 20% automaticamente. O empregador acessa o sistema, valida e paga.
Prazo e erro mais comum
O prazo para recolher é até o décimo dia após o desligamento. O erro mais comum é lançar como rescisão sem justa causa por engano e gerar a guia com 40% de multa, ou o oposto, lançar como rescisão por acordo e pagar com 20%, mas o sistema do eSocial estava com motivo errado. Conferir o motivo lançado no eSocial antes de gerar a guia evita 90% dos casos.
Caso prático 2: empregado com ação trabalhista em curso
Esse é o cenário mais delicado. O empregado entra com ação contra a empresa pedindo verbas trabalhistas (horas extras, adicional, equiparação). Enquanto a ação tramita, o empregado ainda está na folha (ou já saiu) e o FGTS continua incidindo sobre o que está sendo pago normalmente.
O que entra na folha mensal
O FGTS sobre o salário regular, comissão, hora extra paga regularmente, adicional noturno habitual, todo o salário de fato pago. Continua sendo recolhido pelo FGTS Digital, no fluxo normal, mês a mês.
O que sai pela ação
Quando a ação é julgada e há condenação, a sentença determina o valor de FGTS adicional sobre as verbas reconhecidas (por exemplo, horas extras não pagas no passado). Esse FGTS é recolhido em guia específica gerada pelo FGTS Digital, com base nos valores liquidados na sentença.
Erro mais comum
Recolher o FGTS da sentença na guia mensal regular. Isso confunde a base, gera divergência no relatório de auditoria do empregado e pode ser questionado pela Caixa. A guia da sentença é separada e identificada como tal.
Caso prático 3: recolhimento em atraso
Empresa atrasou. Acontece. O FGTS Digital tem fluxo claro para regularizar.
Multa, juros e atualização
O atraso gera três encargos.
Atualização monetária pela TR, contada do mês de competência ao mês de pagamento.
Juros de 3% ao ano, calculados na forma definida pelo manual.
Multa de 0,5% por mês de atraso, com teto de 10% do valor original.
Para uma guia mensal de R$ 1.000 com 12 meses de atraso, o valor final fica em torno de R$ 1.080 a R$ 1.130, dependendo das atualizações.
Como gerar a guia retroativa
No FGTS Digital, a função “Guias retroativas” permite gerar guia para competência específica. O sistema calcula automaticamente os encargos, gera o boleto e dá baixa após o pagamento. Importante: se a folha do mês daquela competência já foi transmitida no eSocial e estava correta, a guia retroativa segue a base já declarada. Se houver erro de declaração, o eSocial precisa ser retificado primeiro.
Quando o atraso vira crime
A retenção deliberada de valor de FGTS já descontado do empregado pode ser caracterizada como apropriação indébita previdenciária. Isso é raro acontecer no FGTS, mais comum no INSS. Mas vale o alerta: deixar de recolher por mais de seis meses, com folha lançada e tudo declarado, é um sinal vermelho que extrapola o risco trabalhista.
Os 5 erros mais cometidos no FGTS Digital pelo empresário pequeno
Erros recorrentes que aparecem em fiscalização e em ação trabalhista.
1. Confiar na geração automática sem conferir. O FGTS Digital calcula com base no que vem do eSocial. Se o eSocial estava errado, a guia sai errada.
2. Esquecer rubricas eventuais. Comissão, hora extra, prêmio. Se a rubrica não foi marcada como base de FGTS no eSocial, fica de fora.
3. Pagar guia com valor diferente do gerado. O sistema rejeita compensação automática. Pagar R$ 990 onde o sistema gerou R$ 1.000 deixa a guia com saldo aberto.
4. Não retificar competência antiga. Erro de meses anteriores que ficou sem correção volta a aparecer em auditoria. O custo de retificar dois anos depois é maior do que retificar no mês seguinte.
5. Não reservar o caixa para o décimo dia. O prazo do FGTS é dia 7 do mês seguinte para folha mensal e décimo dia para rescisão. Empresa que não reserva o valor entra em ciclo de atraso.
Como o seu contador deve estar usando o FGTS Digital
A relação com o contador é parte da equação. Três sinais de que o seu contador está no padrão atual.
Relatório mensal de fechamento da folha. Antes de gerar guia, o contador deve enviar relatório com totais de FGTS, INSS e DARF, para o empresário validar.
Conferência cruzada eSocial e FGTS Digital. Ferramentas de qualidade fazem essa conferência automaticamente. O contador deve ter esse fluxo no fechamento mensal.
Comprovante de transmissão arquivado. Toda guia paga deve ter comprovante guardado, idealmente em pasta digital acessível ao empresário. Se você precisa pedir, é sinal de processo fraco.
Se algum desses três pontos falha, vale revisar a contabilidade. Empresa de contabilidade online estruturada entrega esses três como padrão.
Perguntas frequentes sobre FGTS Digital 2026
O que mudou na versão 1.60 do FGTS Digital?
A versão 1.60, publicada em maio de 2026, trouxe orientações detalhadas sobre recolhimento em processo trabalhista, padronização de cálculo de juros e atualização monetária e ajustes em códigos de situação.
Como recolher FGTS de rescisão por acordo no FGTS Digital?
Lançar a rescisão no eSocial com o motivo “rescisão por acordo entre as partes”. O FGTS Digital recebe e gera guia com multa de 20% automaticamente. Pagar até o décimo dia após o desligamento.
Qual a multa por atraso no FGTS Digital em 2026?
Atualização monetária pela TR, juros de 3% ao ano e multa de 0,5% por mês de atraso, com teto de 10% do valor original.
Tenho processo trabalhista em curso, preciso continuar recolhendo FGTS?
Sim. O FGTS sobre o salário regular continua sendo recolhido no fluxo mensal normal. O FGTS sobre verbas reconhecidas em sentença é recolhido em guia específica.
Posso retificar guia já paga no FGTS Digital?
Sim. O FGTS Digital tem fluxo para retificação. Se houve erro de valor, gera diferença para complemento ou compensação. Se houve erro de competência, o sistema corrige e ajusta.
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