Empresa sem faturamento precisa manter a contabilidade?

Sim, empresas sem faturamento precisam manter a contabilidade. Continue lendo esse artigo e entenda o por quê.

Muitas vezes, por não haver faturamento, empresários acreditam que estão dispensados de manter a contabilidade e cumprir obrigações acessórias.

No entanto, mesmo sem receitas, é essencial entender que a empresa continua tendo responsabilidades fiscais e contábeis importantes. Deixar de cumpri-las pode levar à inscrição inapta do CNPJ junto à Receita Federal e acarretar multas significativas.

Neste artigo, vamos esclarecer todas as dúvidas relacionadas à pergunta: afinal, uma empresa sem faturamento precisa manter a contabilidade? Vamos entender as definições de empresa inativa e sem movimentação, quais declarações devem ser entregues e quais riscos existem ao ignorar essas obrigações.

O que é uma empresa sem faturamento?

Já uma empresa sem faturamento (também chamada de empresa sem movimento) é aquela que, independente de qualquer tipo de regime tributário, embora não tenha obtido receitas em certo período, ainda realiza algumas operações esporádicas.

Isso significa que a empresa não teve vendas ou prestação de serviços (faturamento zero), mas pode ter tido outros tipos de movimentações financeiras ou patrimoniais.

Por exemplo, uma empresa pode não ter feito a emissão de notas fiscais de venda, mas ter efetuado pagamentos a fornecedores, pago contas de energia ou honorários contábeis, feito um aporte de capital pelos sócios ou outras transações eventuais.

Nesses casos, mesmo sem receita, ela não é considerada inativa porque houve alguma atividade no período.

O que é considerada uma empresa inativa?

Em termos contábeis e fiscais, empresa inativa é aquela que não realizou qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante determinado período.

Em outras palavras, ela não realizou qualquer movimentação no caixa, no banco ou no estoque, não emitiu notas fiscais, não fez compras nem vendas, nem mesmo aplicações financeiras no período considerado.

Vale destacar que, conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021, se a empresa apenas efetuou pagamentos de obrigações fiscais de períodos anteriores ou pagou multa por obrigações atrasadas, isso não descaracteriza sua condição de inativa naquele mês​.

Ou seja, quitar um imposto antigo não conta como atividade atual. Ela está paralisada de fato, mesmo que ainda formalmente aberta.

Qual a diferença entre empresa inativa e sem faturamento?

É importante diferenciar os dois conceitos, pois as obrigações legais mudam conforme a situação da empresa. Se a empresa for realmente inativa (nenhuma movimentação), ela tem um conjunto reduzido de declarações a entregar, geralmente em periodicidade anual.

Já a empresa apenas sem faturamento (mas com movimento ocasional) deve cumprir praticamente todas as obrigações regulares, da mesma forma que uma empresa com faturamento teria de cumprir​

• Empresa inativa: não teve movimentação nenhuma; entrega algumas obrigações anuais específicas e está dispensada das mensais.
• Empresa sem faturamento (sem movimento): não teve receitas, mas teve alguma atividade; precisa entregar todas as obrigações acessórias normalmente (mensais, trimestrais e anuais), como qualquer empresa em funcionamento.

A seguir, detalhamos quais são essas obrigações em cada caso.

Quais as obrigações para uma empresa sem faturamento?

No caso de empresas sem faturamento, mas não inativas, todas as obrigações acessórias comuns a qualquer companhia devem ser cumpridas normalmente.​

Obrigações mensais federais:

1. A empresa deve apresentar as declarações e apurações mensais habituais. Isso inclui, por exemplo, a DCTF mensal (ou DCTFWeb) informando impostos devidos – mesmo que seja para declarar “sem fatos geradores” naquele mês.
2. PGDAS-D todos os meses informando R$ 0,00 de receita para gerar o DAS zerado (se não houve faturamento).
3. Se a empresa tiver funcionários, também deve enviar eSocial e GFIP/DCTFWeb mensalmente com a folha de pagamento (se houver) ou declarar sem movimento quando aplicável.
4. Obrigações acessórias contábeis (SPED): A empresa sem faturamento também precisa manter a escrituração contábil em dia. Isso significa elaborar balanços, diário e razão, mesmo que praticamente todos os lançamentos sejam zeros ou referentes apenas a despesas básicas. Muitas dessas escriturações hoje são enviadas via SPED.

Declarações fiscais anuais:

Assim como qualquer empresa, ao final do ano a companhia sem faturamento precisa entregar suas declarações anuais.

1. DEFIS anual (relatando receitas zeradas e demais informações exigidas) e a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), caso tenha feito pagamentos que exijam essa declaração, ainda que não tenha tido faturamento.
2. Obrigações trabalhistas e previdenciárias: Caso a empresa tenha empregados registrados, a obrigação de processar a folha de pagamento mensal continua existindo, mesmo que não haja faturamento entrando.

• Salários devem ser pagos normalmente e os encargos (FGTS, INSS) recolhidos. Além disso, continuam valendo as exigências de envio de eSocial e EFD-Reinf periódicos com informações trabalhistas e de retenções, respectivamente.
• Se em algum mês não houver movimentação de folha (por exemplo, nenhum pagamento a funcionários ou pró-labore), deve-se enviar pelo eSocial um evento de “Sem Movimento” para aquele período, conforme orientações do Manual do eSocial​
• Ao final do ano, também é preciso cumprir obrigações anuais como RAIS (caso ainda aplicável) ou eSocial/DIRF referentes a salários e vínculos empregatícios. Resumindo, do ponto de vista trabalhista, nada muda: a empresa tem de cumprir todas as obrigações para com funcionários e previdência normalmente.

Como podemos ver, não ter faturamento não significa ter “trabalho zero” na contabilidade.

A empresa deve manter uma rotina de declarações, mesmo informando dados negativos ou ausência de movimentação. Isso é fundamental para evitar irregularidades cadastrais e multas.

Quais as obrigações para uma empresa inativa?

Mesmo sem atividade, a empresa inativa não está totalmente isenta de declarar informações ao Fisco. De forma geral, empresas inativas ficam dispensadas de obrigações mensais, porém devem entregar obrigações anuais obrigatórias para manter o CNPJ regular​. As principais obrigações de uma empresa inativa são:

1. DCTF sem movimento: A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) deve ser enviada indicando a condição de inatividade. Até pouco tempo, exigia-se o envio da DCTF de inativas todo ano em janeiro, porém, a partir de 2023, ela precisa ser transmitida apenas uma vez via DCTF (ou DCTFWeb) informando a situação “sem movimento”.​
2. RAIS negativa: A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) ou eSocial deve ser entregue anualmente, informando ausência de empregados ou movimentações trabalhistas, quando for o caso.

3. GFIP sem movimento: A Guia de Informações à Previdência Social/FGTS (GFIP) é exigida se sua empresa ainda estiver no regime antigo, lembre-se de enviar a GFIP informando “sem movimento” nos prazos requeridos (janeiro e dezembro) para evitar penalidades. Se você já migrou a DCTFWeb cumpre esse papel.

4. DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) entregue até 31 de março do ano seguinte, informando que não houve receitas.

Em geral, porém, cumprindo as declarações acima a empresa inativa se mantém regular.

Quais são as multas e penalidades para empresas sem faturamento que não cumprem as obrigações

Deixar de entregar declarações nos prazos legais pode gerar mais do que uma situação irregular — pode pesar no bolso da empresa. Mesmo empresas inativas ou sem movimentação estão sujeitas a multas pelo descumprimento de obrigações acessórias obrigatórias. Veja algumas penalidades previstas:

• Multa por atraso na GFIP: A Guia de FGTS/Previdência em atraso gera multa de no mínimo R$ 200,00 quando se trata de empresa sem fatos geradores (GFIP sem movimento) e de R$ 500,00 para empresas com movimento. ​Além disso, a multa cresce 2% ao mês sobre os valores devidos (se houver), limitada a 20%​.
• Multa por omissão na DCTF ou DCTFWeb: A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais também prevê penalidades. Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018, a multa mínima aplicada pelo não envio da DCTF é de R$ 200,00 nos casos de declarações sem movimento, e R$ 500,00 nos demais casos​.
• Multas trabalhistas e do eSocial: As obrigações acessórias relacionadas a folha de pagamento e trabalhadores também possuem multas específicas. Por exemplo, não enviar informações obrigatórias ao eSocial (como a folha de pagamento mensal) ou enviá-las com erros pode gerar multa a partir de R$ 1.812,87​.
• Outras consequências administrativas: Além das multas em dinheiro, a empresa que não mantém suas obrigações em dia corre o risco de ter a inscrição estadual ou federal inapta.

O que acontece se a minha empresa se tornar inapta?

A Receita Federal poderá declarar a empresa inapta se constatar omissão na entrega de declarações por um período prolongado.

Uma vez inapta, o CNPJ fica irregular: a empresa fica impedida de emitir notas fiscais, obter certidões negativas, contratar com o governo, entre outras restrições. Pior, os débitos e pendências da pessoa jurídica podem ser transferidos para o CPF dos sócios ou responsáveis legais

Em suma, ignorar a contabilidade e as obrigações de uma empresa sem faturamento sai caro. A economia aparente em não ter um contador ou não enviar declarações acaba se convertendo em multas e problemas maiores adiante. Por isso, mesmo que sua empresa esteja temporariamente sem receitas, mantenha-se em dia com todas as obrigações legais para evitar essas penalidades.​

FAQs – Perguntas frequentes

Preciso ter um contador se minha empresa não tem faturamento?

Sim, é importante manter um contador mesmo sem faturamento. Legalmente, empresas devem ter contabilidade regular e apresentar declarações periódicas. Um contador irá preparar e enviar essas obrigações corretamente, mesmo que seja tudo zerado.

Quais declarações uma empresa sem faturamento precisa entregar?

Uma empresa sem faturamento deve entregar praticamente as mesmas declarações que uma empresa ativa entregaria. Isso inclui, por exemplo, a DCTF ou DCTFWeb, obrigações do Simples Nacional (como o PGDAS-D mensal zerado e a DEFIS anual, se for optante), escrituração SPED Contábil/Fiscal quando aplicável, e a DEFIS informando os dados do ano.

No âmbito trabalhista, se houver empregados, deve enviar eSocial e GFIP/DCTFWeb referentes a folha de pagamento e informar a RAIS (ou cumprir essa obrigação via eSocial).

Em resumo, todas as obrigações acessórias continuam de pé – a diferença é que muitas serão informadas sem valores de faturamento, mas ainda precisam ser transmitidas nos prazos corretos.

O que acontece se eu não cumprir as obrigações da minha empresa sem movimentação?

Caso a empresa sem faturamento deixe de cumprir suas obrigações, ela ficará irregular perante o Fisco. Isso pode resultar em multas e juros por declarações não entregues, além da empresa poder ser classificada como inapta pela Receita Federal.

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