DBE: Consulta, o que é e como emitir?

Se você está pensando em abrir uma empresa, realizar alterações cadastrais ou até mesmo encerrar as atividades do seu negócio em 2025, certamente já ouviu falar ou vai se deparar com uma sigla fundamental: DBE. Mas, afinal, o que é esse tal de DBE? Para que ele serve exatamente?

Esse completo foi elaborado para desmistificar o DBE (Documento Básico de Entrada). Vamos explorar em detalhes sua finalidade, as situações em que ele é indispensável, o passo a passo para sua emissão através da Redesim.

O que é o DBE (Documento Básico de Entrada)?

O DBE, sigla para Documento Básico de Entrada, é um formulário eletrônico utilizado para a prática de diversos atos perante o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). Ele é gerado através do sistema Coletor Nacional, disponibilizado na Redesim (Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios), um portal do Governo Federal que visa integrar e simplificar os processos de abertura, alteração e baixa de empresas no Brasil.

Pense no DBE como uma espécie de “pré-cadastro” ou uma solicitação formal à Receita Federal para realizar alguma modificação nos dados de uma empresa. As informações preenchidas no DBE são validadas e, após aprovado, o documento é necessário para dar prosseguimento ao registro do ato desejado no órgão competente, como a Junta Comercial do seu estado ou o Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.

Para que serve o DBE? Principais finalidades

O DBE é um documento versátil e obrigatório para uma série de procedimentos relacionados ao ciclo de vida de uma empresa. Suas principais finalidades incluem:

1. Abertura de Empresa (Inscrição no CNPJ): É o primeiro passo para formalizar um novo negócio e obter o CNPJ. O DBE consolida as informações básicas da futura empresa.
2. Alteração de Dados Cadastrais: Sempre que houver qualquer modificação nas informações da empresa já constituída, como:
   • Mudança de endereço (sede, filial).
   • Alteração do nome empresarial (razão social).
   • Mudança de atividades econômicas (CNAEs).
   • Alteração do capital social.
   • Entrada ou saída de sócios, e alteração de suas participações.
   • Mudança do quadro de administradores.
   • Alteração da natureza jurídica.
   • Qualquer outra informação que conste no cadastro do CNPJ.
3. Baixa de Empresa (Encerramento do CNPJ): Para encerrar formalmente as atividades de uma empresa e cancelar seu CNPJ, a emissão do DBE de baixa é indispensável.
4. Outras Situações:
   • Restabelecimento de Inscrição: Para reativar um CNPJ que estava baixado ou nulo.
   • Declaração de Nulidade de Ato Cadastral: Em casos específicos de anulação de atos registrados.
   • Inscrição de Estabelecimento Filial.

Em suma, qualquer evento que modifique a estrutura ou os dados fundamentais de uma pessoa jurídica perante a Receita Federal e outros órgãos exigirá a emissão prévia do DBE.

Quem precisa emitir o DBE?

Basicamente, toda pessoa jurídica (empresas de diferentes portes e naturezas jurídicas, como LTDA, S.A., Empresário Individual, etc.) que precise realizar qualquer um dos atos cadastrais mencionados acima junto ao CNPJ necessitará emitir o DBE. Isso inclui:

• Empreendedores que estão abrindo uma nova empresa.
• Sócios ou administradores de empresas existentes que precisam atualizar informações cadastrais.
• Responsáveis legais pelo processo de encerramento de uma empresa.

É importante notar que os Microempreendedores Individuais (MEI) possuem um processo de formalização e alteração simplificado, realizado diretamente no Portal do Empreendedor, e geralmente não precisam emitir o DBE para a maioria dos atos relacionados ao seu CNPJ MEI. Para eles, o CCMEI (Certificado da Condição de Microempreendedor Individual) serve como comprovante.

Passo a passo: como emitir o DBE em 2025 pela Redesim

A emissão do DBE em 2025 é um processo totalmente online, realizado através do portal da Redesim. Embora os detalhes possam variar ligeiramente dependendo do estado ou do tipo de ato, o fluxo geral é o seguinte:

1. Acesso ao Portal Redesim:
   • Acesse o portal oficial da Redesim: gov.br/redesim.
   • Você precisará de uma conta Gov.br (nível Prata ou Ouro geralmente são necessários para as etapas de assinatura ou transmissão) ou um Certificado Digital (e-CPF do responsável ou e-CNPJ da empresa, se for uma alteração).

1. Consulta de Viabilidade (para abertura e algumas alterações):
   • Antes de preencher o DBE para abertura de empresa ou alteração de nome e endereço, é obrigatório realizar a “Consulta Prévia de Viabilidade”. Esta consulta verifica se o nome empresarial desejado está disponível e se a atividade pode ser exercida no local pretendido. Essa etapa é feita no sistema da Junta Comercial do seu estado, geralmente integrado à Redesim.

1. Acesso ao Coletor Nacional:
   • Dentro do portal Redesim, procure pela opção de “Coleta de Dados” ou “Coletor Nacional”. É aqui que o DBE será efetivamente preenchido.
   • Selecione a opção desejada: “Inscrição de Pessoa Jurídica” (abertura), “Alteração Cadastral”, “Baixa”, etc.

1. Preenchimento dos Dados:
   • Preencha todas as informações solicitadas pelo sistema com máxima atenção. Os dados variam conforme o ato:
     • Para abertura: Informações sobre os sócios, capital social, endereço, atividades (CNAE), natureza jurídica, etc.
     • Para alteração: Informe o CNPJ da empresa e selecione os eventos de alteração desejados (ex: evento de alteração de endereço, evento de alteração de sócio). Preencha os novos dados.
     • Para baixa: Informe o CNPJ e siga as instruções para preenchimento do pedido de baixa.
   • O sistema é interativo e indicará pendências de preenchimento.
2. Geração do Protocolo e DBE:
   • Após finalizar o preenchimento, o sistema gerará um número de protocolo (recibo de entrega da solicitação). Com este número, você poderá acompanhar o andamento e, se deferido, imprimir o DBE.

1. Assinatura Digital (quando exigida):
   • Em muitos casos, especialmente para alterações e baixas, o DBE precisará ser assinado digitalmente pelo responsável legal ou por um procurador com certificado digital.
2. Próximos Passos (Junta Comercial/Cartório):
   • Com o DBE deferido e assinado (se necessário), e os demais documentos exigidos para o ato (contrato social, alterações contratuais, etc.), você deverá protocolar o processo no órgão de registro competente:
     • Junta Comercial: Para a maioria das empresas (Sociedades Limitadas, S.A., Empresário Individual).
     • Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas: Para Sociedades Simples, Associações, Fundações.
   • Em muitos estados, o envio do DBE e dos documentos para a Junta Comercial já é feito de forma eletrônica, integrado à Redesim.

O processo busca ser cada vez mais integrado, mas é fundamental verificar os procedimentos específicos do órgão de registro do seu estado.

Como consultar o DBE?

Apesar de ser um processo que exige atenção, tanto a emissão quanto a consulta do documento são relativamente simples. Contudo, é preciso estar atento a alguns passos cruciais:

1. O documento é emitido pelo Programa Gerador de Documentos da Receita Federal e é necessário para o preenchimento da ficha cadastral. Entretanto, indica-se que nesta etapa já se tenha a ajuda de um contador online especializado em abertura de empresas que vai saber preencher todos os dados corretamente. Conte conosco neste momento, é imprescindível!
2. Preenchimento dos dados: Aqui, é fundamental ter atenção a detalhes como inscrição do primeiro estabelecimento, identificação dos dados da empresa, natureza jurídica, CNAE, entre outros.
3. Acompanhamento da solicitação: Após a solicitação, é possível fazer o acompanhamento de solicitação de CNPJ pelo portal da Receita.

Entenda mais: Como escolher um bom contador online

Como consultar DBE no site do gov.br?

Nós preparamos um tutorial para você! Diana Nacif, nossa especialista em alteração contratual do departamento de Legalização da Contajá, conta o passo a passo para realizar a consulta do documento.

Documentos e informações necessárias para gerar o DBE

A documentação e as informações exatas variam consideravelmente dependendo do ato que você está realizando (abertura, alteração ou baixa). No entanto, de forma geral, tenha em mãos:

• Dados Pessoais dos Sócios/Titular: RG, CPF, título de eleitor, comprovante de endereço, estado civil, profissão. Para sócios casados, podem ser necessários dados do cônjuge.
• Dados da Empresa (para alteração/baixa): Número do CNPJ, Contrato Social ou última alteração consolidada.
• Endereço Completo da Empresa: Incluindo CEP e, se possível, número de Inscrição Imobiliária (IPTU) do imóvel.
• Atividades Econômicas (CNAEs): Definição clara das atividades que a empresa exercerá (principal e secundárias).
• Capital Social: Valor e forma de integralização.
• Certificado Digital: e-CPF do(s) administrador(es) ou sócio(s) responsáveis, ou e-CNPJ da empresa (para alterações e baixas).
• Resultado da Consulta de Viabilidade: Quando aplicável.

Recomenda-se sempre verificar a lista completa de exigências no portal da Redesim ou junto ao seu contador antes de iniciar o preenchimento.

Como consultar o status do seu DBE?

Após transmitir a solicitação do DBE, é natural querer saber como está o andamento. Para consultar DBE, siga estes passos:

1. Acesse o portal da Redesim (gov.br/redesim).
2. Procure pela opção “Acompanhar Protocolo Redesim” ou “Acompanhamento da solicitação CNPJ via Internet (Situação do Pedido)”.
3. Você precisará informar o número do protocolo gerado no momento da solicitação do DBE.
4. O sistema mostrará o status atual do seu pedido (ex: “Em análise”, “Deferido”, “Indeferido com pendências”).

Se houver pendências, o sistema geralmente indicará quais são para que você possa corrigi-las e reenviar a solicitação.

É possível cancelar um DBE? Como fazer?

Sim, é possível cancelar DBE caso você tenha cometido algum erro no preenchimento, desistido do ato ou precise fazer alguma correção antes de prosseguir com o registro. O cancelamento também é feito online:

1. Acesse o portal da Redesim.
2. Vá para a seção de acompanhamento de protocolo, como na consulta.
3. Localize sua solicitação usando o número do protocolo.
4. Geralmente, haverá uma opção como “Cancelar Solicitação” ou similar.
5. Confirme o cancelamento.

Uma vez cancelado, você pode iniciar um novo preenchimento do Coletor Nacional se necessário. Se o motivo do cancelamento for um erro e você já sabe qual é, pode ser mais rápido iniciar uma nova solicitação já corrigida. Em alguns casos, o sistema pode permitir recuperar dados de uma solicitação anterior para facilitar um novo preenchimento.

Qual a validade do DBE e quanto custa para emiti-lo?

O DBE, após ser deferido pela Receita Federal, possui um prazo de validade, que geralmente é de 90 dias (esse prazo pode ser confirmado no próprio documento ou no sistema da Redesim). É crucial protocolar o DBE junto com os demais documentos no órgão de registro (Junta Comercial ou Cartório) dentro desse período. Caso contrário, o DBE expira e você precisará gerar um novo.

Custo para Emitir o DBE: A geração do DBE em si, através do Coletor Nacional na Redesim, é gratuita. Não há taxas cobradas pela Receita Federal para a emissão deste documento eletrônico.

No entanto, é importante não confundir isso com os custos totais do processo de abertura, alteração ou baixa de uma empresa. Após a emissão do DBE, haverá taxas a serem pagas ao órgão de registro (Junta Comercial ou Cartório) pelo arquivamento do ato. Essas taxas variam significativamente de estado para estado e conforme a natureza jurídica da empresa. Além disso, podem haver custos com certificado digital e honorários contábeis.

O papel do contador na emissão e acompanhamento do DBE

Embora o processo de emissão do DBE seja online, ele envolve uma série de detalhes técnicos, conhecimentos sobre legislação societária, tributária e os procedimentos específicos de cada órgão de registro. Um erro no preenchimento ou na escolha dos eventos corretos pode atrasar significativamente a formalização do seu ato empresarial.

É aqui que a expertise de um contador se torna indispensável. Um profissional contábil qualificado irá:

• Orientar sobre a melhor natureza jurídica e regime tributário.
• Auxiliar na escolha correta dos CNAEs.
• Realizar a Consulta de Viabilidade.
• Preencher corretamente o Coletor Nacional para geração do DBE.
• Providenciar a assinatura digital, se necessário.
• Orientar sobre toda a documentação complementar exigida.
• Acompanhar o processo junto à Receita Federal e ao órgão de registro.

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