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Calculadora Fator R: como diminuir impostos no Simples Nacional

Descubra como a calculadora fator R simplifica o processo tributário e ajuda você a economizar em impostos.

Grupo de pessoas reunidas de frente para uma mesa com papeis e um notebook. No canto direito da imagem, está o título do artigo: "Como reduzir impostos na empresa com o fator R"

Abrir uma empresa no Simples Nacional pode ser uma excelente forma de simplificar obrigações fiscais e reduzir a carga tributária. Mas dentro desse regime, existe um ponto que passa despercebido por muitos empreendedores e que pode fazer uma enorme diferença nos valores pagos em impostos: o Fator R.

Se você atua como prestador de serviços e quer entender como esse indicador funciona, se ele se aplica ao seu tipo de empresa e, principalmente, como usá-lo para pagar menos impostos, este guia completo é para você.

Vamos descomplicar o Fator R de forma prática e direta.

O que é o Fator R?

O Fator R é um cálculo que compara a folha de pagamento com a receita bruta da empresa. Ele define se o negócio se enquadra no Anexo III ou V do Simples Nacional, influenciando diretamente a alíquota do Simples Nacional.

Ele compara a folha de pagamento da empresa com a receita bruta dos últimos 12 meses. O objetivo é identificar se a sua atividade tem maior peso de mão de obra (serviços mais intelectuais e especializados) ou não.

Se o resultado do cálculo for igual ou superior a 28%, sua empresa pode ser tributada pelo Anexo III, que tem alíquotas menores. Se for inferior a 28%, a tributação é feita pelo Anexo V, que tem alíquotas mais altas.

Principais atividades sujeitas ao fator R

  • Fisioterapia, medicina (inclusive laboratorial), enfermagem, odontologia e prótese dentária, psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia, nutrição, vacinação e bancos de leite.
  • Laboratórios de análises clínicas ou de patologia clínica, serviços de tomografia, diagnósticos médicos por imagem, registros gráficos, métodos óticos e ressonância magnética.
  • Medicina veterinária.
  • Academias de dança, de capoeira, de ioga, de artes marciais, de atividades físicas, desportivas, de natação e escolas de esportes.
  • Arquitetura e urbanismo, engenharia, medição, cartografia, topografia, geologia, geodésia, testes, suporte e análises técnicas e tecnológicas, pesquisa, design, desenho e agronomia.
  • Administração e locação de imóveis de terceiros.
  • Representação comercial e demais atividades de intermediação de negócios e serviços de terceiros.
  • Perícia, leilão e avaliação.
  • Auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração.
  • Elaboração de programas de computadores (inclusive jogos eletrônicos), licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação, planejamento, confecção, manutenção e atualização de páginas eletrônicas.
  • Empresas montadoras de estandes para feiras.
  • Serviços de comissaria, de tradução e de interpretação, e de despachantes.
  • Jornalismo e publicidade, agenciamento.
  • Outros serviços decorrentes do exercício de atividade intelectual, de natureza técnica, desportiva, científica, artística ou cultural, desde que não estejam sujeitas à tributação na forma dos Anexos III ou IV da Lei Complementar 123/2006.

A relevância do Fator R surgiu com a Lei Complementar 155/2016, que alterou a Lei do Simples Nacional (Lei Complementar 123/2006). Uma das mudanças mais significativas foi o fim do Anexo VI. As atividades que antes se enquadravam nele passaram a ser tributadas pelo Anexo V, que tem alíquotas mais altas. No entanto, para as empresas que investem uma parte significativa de sua receita em salários e benefícios, o Fator R permite o enquadramento no Anexo III, que possui alíquotas iniciais mais baixas, resultando em menos impostos a pagar.

Para entender melhor o Fator R, é importante relembrar os conceitos do Simples Nacional e seus anexos, especialmente o Anexo III e o Anexo V, que são diretamente afetados por este cálculo.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado criado para MEIs (Microempreendedores Individuais), microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Ele foi instituído pela Lei Complementar nº 123/2006 com o principal objetivo de unificar o recolhimento mensal de impostos, tornando o processo menos burocrático e com custos potencialmente menores.

Para optar por este regime, sua empresa deve atender a algumas regras de porte e faturamento anual:

  • ME (Microempresa): Faturamento de até R$ 360 mil por ano.
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte): Faturamento de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões por ano.

Além disso, outras condições devem ser observadas:

  • Os sócios não podem morar no exterior.
  • O quadro societário deve ser composto apenas por pessoas físicas.
  • Se um dos sócios possuir outra empresa, a soma dos faturamentos não pode ultrapassar R$ 4,8 milhões.
  • A empresa não pode ter seu CNPJ como parte do capital social de outra.
  • O negócio não pode ser uma sociedade por ações (S/A).
  • Não deve haver débitos estaduais, municipais, junto à Previdência ou à Receita Federal.
  • A atividade exercida pela empresa deve estar na lista de CNAEs permitidos para o Simples Nacional.

Apesar de parecer complexo, as vantagens do Simples Nacional são significativas: cobrança simplificada dos impostos via guia única (DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional), tabela de alíquota de impostos reduzida, contabilidade simplificada, menor número de declarações, e benefícios em exportações e licitações.

O que são os anexos do Simples Nacional?

As atividades econômicas do Simples Nacional são divididas em anexos, cada um com alíquotas progressivas. Isso significa que quanto maior o faturamento da empresa, maior o valor do imposto a ser pago, tornando a cobrança mais justa.

Atualmente, o Simples Nacional possui 5 anexos:

A extinção do antigo Anexo VI foi o que gerou a necessidade do cálculo do Fator R, para que as atividades que pertenciam a essa tabela pudessem se enquadrar no Anexo III (mais vantajoso) ou no Anexo V (com alíquotas mais altas).

Todos os anexos seguem as mesmas faixas de receita bruta em 12 meses, mas o que diferencia a tributação é a alíquota específica de cada faixa e o valor a deduzir, além do percentual de repartição de impostos, de acordo com a atividade.

O que é o fator R no Simples Nacional?

Fator R é o cálculo capaz de determinar se a atividade exercida por uma empresa tem como base de tributos as alíquotas do Anexo III ou do Anexo V do Simples Nacional.

Anexo Tipo de atividade
I Comércio
II Indústria
III Serviços com alíquota reduzida
IV Serviços com contribuição patronal
V Serviços com alíquota mais elevada

Calculadora Fator R – Simples Nacional 2025

A calculadora Fator R é uma ferramenta para empreendedores consultarem se é possível economizar com impostos a partir do tamanho da sua folha de pagamento. Com a nossa Calculadora Fator R, você identifica com rapidez se sua empresa de serviços pode ser tributada por uma alíquota menor. Uma ótima oportunidade para economizar e investir ainda mais no seu crescimento! Simule e aproveite essa oportunidade!

Para iniciar o cálculo, preencha abaixo:

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Como calcular o fator R do Simples Nacional?

O cálculo do Fator R é simples, mas exige atenção aos dados. Ele compara o total da sua folha de pagamento nos últimos 12 meses com o total da sua receita bruta no mesmo período.

A fórmula oficial é:

Fator R = FS12 ÷ RBT12

  • FS12: total da folha de pagamento (inclusive encargos) dos últimos 12 meses
  • RBT12: receita bruta total acumulada dos mesmos 12 meses

Fator R = (Folha de pagamento dos últimos 12 meses / Receita bruta dos últimos 12 meses) x 100

No cálculo da folha entram:

  • Salários
  • Pró-labore dos sócios
  • Encargos trabalhistas (INSS, FGTS, etc.)

A receita bruta é o total de vendas e prestação de serviços do mesmo período.

Exemplo prático:

  • Folha de pagamento anual: R$ 240.000
  • Receita bruta anual: R$ 800.000
  • Fator R = (240.000 / 800.000) x 100 = 30%

Se o fator R for igual ou superior a 28%, a empresa poderá ser tributada pelo Anexo III, com alíquotas mais baixas. Caso contrário, continua no Anexo V.

Como calcular o fator R de uma empresa nova?

Para empresas com menos de 13 meses de abertura, o Fator R será calculado proporcionalmente. A fórmula continua sendo Fator R = FSPA / RPA (Folha de Pagamento Acumulada / Receita Bruta Acumulada), considerando os meses de existência da empresa. Por exemplo, se a empresa tem apenas 1 mês, você usará os valores desse mês.

O que entra na folha de pagamento no fator R?

Para o cálculo da folha de pagamento no Fator R, considere a soma de todos os custos referentes a remuneração de mão de obra para pessoas físicas nos últimos 12 meses. Isso inclui:

  • Salários.
  • 13º salário.
  • Retiradas de pró-labore.
  • INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).
  • FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).

Importante: Valores pagos a título de aluguéis e de distribuição de lucros não são considerados na folha de pagamento para o Fator R.

As regras de cálculo também incluem:

Se ambos (massa salarial e receita bruta) forem maiores que zero, o Fator R corresponderá à divisão entre eles.

Se a massa salarial for maior que zero e a receita bruta igual a zero, o Fator R será igual a 0,28 (28%).

Se a massa salarial for igual a zero e a receita bruta maior que zero, o Fator R será igual a 0,01 (1%).

Qual a diferença entre Anexo III e Anexo V?

A escolha entre o Anexo III e o Anexo V no regime do Simples Nacional é feita nas empresas brasileiras, devendo ser estrategicamente pensada, já que pode significar uma grande diferença na carga tributária e a economia de impostos. O que muda, basicamente, é o valor da alíquota inicial e a forma como ela evolui.

  • Anexo III: Alíquotas iniciam em 6%, com uma progressão mais suave.
  • Anexo V: Alíquotas começam em 15,5% e sobem mais rapidamente conforme o faturamento.

Estar no Anexo III pode representar uma economia de milhares de reais por ano, dependendo do porte da empresa. E tudo depende da forma como a empresa gerencia sua folha de pagamento.

Portanto, a decisão entre o Anexo III e o Anexo V deve ser tomada com base em uma análise cuidadosa da estrutura de custos da empresa, especialmente em relação à folha de pagamento e à receita bruta.

Como usar o Fator R para economizar impostos

Saber o que é o Fator R é importante. Mas mais importante ainda é entender como ele pode ser usado a seu favor. Veja algumas estratégias:

  • Formalize o pró-labore: Empresários que não retiram pró-labore estão deixando de somar esse valor na folha e, portanto, reduzindo o Fator R.
  • Evite contratar como PJ: Se você terceiriza mão de obra com CNPJs, isso não entra na folha e diminui seu Fator R.
  • Planeje aumentos salariais estratégicos: Pequenos aumentos na folha, combinados com controle de receitas, podem fazer sua empresa atingir os 28%.
  • Use a previsão de faturamento a seu favor: Se você está perto da margem, vale avaliar a previsão de faturamento para os próximos meses antes de tomar decisões tributárias.

Como saber o anexo ideal da minha empresa?

A maneira mais segura de descobrir em qual anexo sua empresa deve ser enquadrada é analisando o CNAE — a Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Cada código de atividade está vinculado a um ou mais anexos do Simples Nacional.

Além do CNAE, é necessário considerar:

  • O tipo de serviço prestado
  • A estrutura de custos com pessoal
  • A forma de organização da empresa (MEI, ME, EPP)
  • E a realidade financeira da operação

Como a legislação é ampla e possui detalhes técnicos, a recomendação é sempre consultar uma contabilidade especializada que domine a legislação do Simples e saiba aplicar corretamente o fator R e os enquadramentos por anexo.

Conte com a Contajá para definir o anexo ideal da sua empresa

Aqui na Contajá, somos especialistas em contabilidade online para pequenos negócios e prestadores de serviço, com mais de 10.000 clientes atendidos desde 2016. Nosso time de contadores conhece a fundo a legislação do Simples Nacional, os anexos, o fator R e como aplicá-los corretamente para garantir economia, conformidade e tranquilidade para o seu negócio.

Se você está abrindo um CNPJ, precisa alterar seu CNAE ou quer entender melhor o regime tributário mais vantajoso, fale com a gente. A Contajá cuida de toda a burocracia para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.

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Carla Tomaz

Coordenadora de operações da Contajá e especialista em Departamento Pessoal, com ampla experiência em legislação trabalhista, gestão de folha e processos admissionais e demissionais. Com olhar técnico e foco em eficiência, lidera a área que garante segurança jurídica e organização para centenas de empresas em todo o Brasil.