A função do contador é cuidar de toda a vida fiscal, contábil e trabalhista de uma empresa: abrir o CNPJ, calcular impostos, entregar declarações, processar folha e pró-labore e orientar decisões que reduzem tributos de forma legal. Desde 1º de dezembro de 2025, o contador também é obrigatório para a emissão de qualquer novo CNPJ no Brasil.
Se você é prestador de serviços e está abrindo ou tocando um CNPJ, entender o que esse profissional faz deixou de ser curiosidade: virou uma decisão que mexe direto no quanto você paga de imposto todo mês.
Neste guia, você vai ver as 8 funções do contador na prática, as rotinas contábeis que ele executa pela sua empresa (diárias, mensais e anuais), o que mudou na lei em 2026, quando contratar e quanto custa. Tudo com dados reais da base da Contajá.
O que faz um contador na prática?
O contador registra, analisa e interpreta as informações financeiras e fiscais da empresa para mantê-la regular e pagando o menor imposto legal possível. Na prática, o trabalho se divide em 8 frentes, da abertura do CNPJ ao encerramento.
1. Abertura da empresa
O contador define a natureza jurídica (como a SLU ou a LTDA), enquadra o CNAE correto e escolhe o regime tributário junto com você. São as três decisões que definem quanto imposto a empresa vai pagar. Na Contajá, a abertura de empresa é grátis: você paga só as taxas do governo.
2. Escrituração contábil e balanço
A escrituração contábil é o registro organizado de tudo o que entra e sai da empresa, exigida pelo Art. 1.179 do Código Civil. É ela que dá validade ao balanço patrimonial, documento que bancos e licitações pedem. Sem contador, o balanço não tem valor legal.
3. Apuração de impostos e guias
Todo mês, o contador faz a apuração dos impostos e emite as guias: o DAS no Simples Nacional, ou DARF e ISS nos demais regimes. Um erro de anexo na tabela do Simples Nacional pode dobrar o imposto do mês sem você perceber.
4. Obrigações acessórias
Além dos impostos, a empresa entrega declarações: DEFIS, DCTFWeb, eSocial, ECD e ECF. São as obrigações acessórias, e o atraso gera multa mesmo se a empresa não faturou nada no período.
5. Folha de pagamento e pró-labore
O contador processa a folha de pagamento dos funcionários e define o pró-labore dos sócios, com os recolhimentos de INSS e IRPF corretos. É o que garante sua aposentadoria e evita autuação previdenciária.
6. Certidões e regularidade
Para fechar contratos, participar de licitações ou pegar crédito, a empresa precisa provar que está em dia. O contador emite e acompanha as certidões negativas de débitos e resolve pendências antes que virem problema.
7. Planejamento tributário
Aqui o contador deixa de ser custo e vira investimento: com planejamento tributário preventivo, ele ajusta Fator R, pró-labore e regime para reduzir o imposto de forma legal. Em prestadores de serviços, a economia pode chegar perto da metade do tributo.
8. Alterações e encerramento
Mudança de endereço, entrada de sócio, novo CNAE ou baixa do CNPJ: toda alteração contratual passa pelo contador, que garante o registro correto nos órgãos e evita pendências futuras.
Quer entender como tudo isso funciona no modelo digital e quanto custa? Veja o guia completo de contador online.
Quais são as rotinas contábeis de uma empresa?
As rotinas contábeis são as tarefas que se repetem em ciclos: lançamentos e conciliação no dia a dia, apuração de impostos, folha e declarações todo mês, e balanço e declarações anuais no fechamento do ano. Veja o calendário completo e quem executa cada uma quando a empresa tem contabilidade online:
| Periodicidade | Rotinas contábeis | Quem faz na Contajá |
|---|---|---|
| Diária / semanal | Lançamentos contábeis, conciliação bancária, emissão e organização de notas fiscais | Você emite as notas na plataforma; o time contábil registra e concilia |
| Mensal | Apuração de impostos e emissão do DAS, folha de pagamento e pró-labore, DCTFWeb e eSocial, relatórios gerenciais | Time contábil, com as guias liberadas antes do vencimento |
| Trimestral | Apuração de IRPJ e CSLL no Lucro Presumido | Time contábil |
| Anual | DEFIS, ECD, ECF, balanço patrimonial e apoio na declaração de IR dos sócios | Time contábil |
O ponto importante: essas rotinas existem em toda empresa, do Simples Nacional ao Lucro Real. O que muda com um bom contador é quem carrega esse peso. Entenda por que até empresa do Simples Nacional precisa de contador.
O que mudou em 2026: contador obrigatório para abrir CNPJ
Desde 1º de dezembro de 2025, com o Módulo Administração Tributária (MAT) da Receita Federal, nenhum CNPJ é emitido no Brasil sem a assinatura de um profissional da contabilidade. A regra foi anunciada em 28 de novembro de 2025 e vale para todas as empresas, exceto o MEI. Fonte: Conselho Federal de Contabilidade.
Na prática, o contador passou a fazer parte da constituição da empresa: ele assina o processo, valida as informações cadastrais e define o regime tributário já no ato da abertura.
Dado Contajá: a nova exigência não deixou a abertura mais lenta. Na base de 10,2 mil empresas abertas pela Contajá, metade conclui o cadastro em menos de 24 horas e a mediana do processo completo, da contratação ao CNPJ ativo, é de 4,7 dias.
Eu realmente preciso de um contador?
Sim. O Art. 1.179 do Código Civil obriga toda empresa a manter escrituração contábil assinada por contador registrado no CRC, e a única exceção é o MEI. Veja em detalhe o que a lei diz em empresa precisa de contador em 2026.
Mas a resposta vai além da lei. O contador é quem evita que você pague imposto errado, perca prazos e acumule multas. É a diferença entre saber o lucro real do negócio e olhar só o saldo do banco. Entenda a importância da contabilidade para a gestão.
Dado Contajá: das mais de 20 mil empresas ativas na base da Contajá, 94% estão no Simples Nacional. Mesmo no regime mais simplificado do país, todas mantêm contador responsável, porque DAS com anexo certo, Fator R e DEFIS não se resolvem sozinhos.
Posso fazer a contabilidade da minha empresa sozinho?
Não, exceto se você for MEI. Para ME, EPP e demais empresas, a escrituração e as declarações exigem assinatura de contador com registro ativo no CRC. E, desde dezembro de 2025, nem o CNPJ nasce sem essa assinatura.
Mesmo onde a lei permitisse, o risco não compensa: a diferença entre o Anexo III e o Anexo V do Simples é pagar 6% ou 15,5% de imposto sobre o mesmo faturamento. Um CNAE errado ou um Fator R fora do ponto custam muito mais do que a mensalidade de um contador.
Quando devo contratar um contador?
Antes de abrir o CNPJ. Como a assinatura do contador agora é exigência da Receita Federal para a emissão do número, ele precisa estar presente desde o primeiro dia, e é nessa etapa que as decisões mais caras (CNAE, natureza jurídica, regime) são tomadas.
Outros momentos em que o contador se torna urgente:
- Ao sair do MEI e virar ME, quando a dispensa de contabilidade acaba. Veja como funciona a transição de MEI para ME e o desenquadramento do MEI;
- Ao contratar o primeiro funcionário, com folha e eSocial;
- Quando o atendimento do contador atual é lento ou o honorário pesa. A troca de contador é gratuita e pode ser feita a qualquer momento;
- Em fiscalização, malha fiscal ou pendência com a Receita.
Dado Contajá: 44% dos clientes da Contajá chegaram trocando de contador. Os cinco perfis que mais trocam na base: advogados, serviços de escritório e apoio administrativo, engenharia, treinamento e desenvolvimento profissional, e desenvolvimento de software. Se a sua contabilidade atual não responde, você não é o único.
Quanto custa um contador em 2026?
Para prestadores de serviços no Simples Nacional, a contabilidade online custa a partir de R$ 137 por mês, como na Contajá. No Lucro Presumido, a partir de R$ 207,90. Escritórios tradicionais costumam cobrar a partir de cerca de um salário mínimo mensal.
| Modelo | Faixa mensal (2026) | O que inclui |
|---|---|---|
| Contabilidade online (Simples Nacional) | A partir de R$ 137 | Contabilidade completa, abertura grátis, emissão de notas, atendimento por contadores |
| Contabilidade online (Lucro Presumido) | A partir de R$ 207,90 | Apuração trimestral de IRPJ e CSLL, PIS, Cofins e ISS |
| Escritório tradicional | Cerca de um salário mínimo ou mais | Varia por cidade, porte e número de funcionários |
Antes de fechar com qualquer escritório, vale conferir os critérios do nosso guia de como escolher um contador online e o comparativo de melhor contabilidade online, com preços e notas de reputação. Se quiser entender as diferenças de modelo, veja contabilidade online e tradicional.
Como a Contajá cuida de tudo isso pela sua empresa
Recapitulando: o contador abre sua empresa, mantém a escrituração, apura impostos, entrega declarações, cuida de folha e pró-labore e planeja seus tributos. A Contajá faz tudo isso de forma 100% digital, e os números mostram a escala:
- Mais de 20 mil empresas ativas, com estrutura para atender os 5.570 municípios do Brasil e presença real em quase 2.000 municípios de todos os 27 estados;
- Abertura com mediana de 4,7 dias, com metade dos cadastros concluídos em menos de 24 horas;
- Advogados são o perfil nº 1 da base, seguidos de profissionais de TI, engenheiros e psicólogos, os mesmos prestadores de serviços que este artigo descreve;
- Mais de 8,1 mil empresas novas só em 2026, entre aberturas e trocas de contador.
Metodologia: dados agregados da base interna da Contajá, extraídos em 21/07/2026. Nenhum dado individual de cliente é divulgado.
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Perguntas frequentes sobre a função do contador
A principal função do contador é manter a empresa regular e pagando o menor imposto legal possível. Ele cuida da escrituração contábil, da apuração de impostos, das declarações obrigatórias, da folha de pagamento e do planejamento tributário, além de assinar a abertura do CNPJ, exigência da Receita Federal desde dezembro de 2025.
Todo mês, o contador apura os impostos e emite as guias (como o DAS do Simples Nacional), processa a folha de pagamento e o pró-labore, transmite DCTFWeb e eSocial e gera os relatórios da empresa. Nos regimes de Lucro Presumido, também apura IRPJ e CSLL a cada trimestre.
Sim, para toda empresa exceto o MEI. O Art. 1.179 do Código Civil exige escrituração contábil assinada por contador registrado no CRC e, desde 1º de dezembro de 2025, o Módulo Administração Tributária (MAT) da Receita Federal exige a assinatura de um contador para a emissão de qualquer novo CNPJ.
Não, exceto se você for MEI. Balanços, livros contábeis e declarações como a DEFIS só têm validade com assinatura de contador habilitado no CRC. Além do impedimento legal, erros de enquadramento fazem a empresa pagar imposto a mais todos os meses, o que costuma custar bem mais do que os honorários.
O contador tem graduação em Ciências Contábeis e registro no CRC, podendo assinar balanços, perícias e auditorias. O técnico em contabilidade tem formação de nível médio e atuação mais limitada. Para assinar a escrituração e as demonstrações da sua empresa, é preciso um contador com registro ativo.
Na contabilidade online, os planos para prestadores de serviços no Simples Nacional partem de R$ 137 por mês, como na Contajá, e de R$ 207,90 no Lucro Presumido. Escritórios tradicionais costumam cobrar a partir de cerca de um salário mínimo mensal, variando com a cidade e a complexidade da empresa.
Sim. O contador tem responsabilidade técnica pelos atos que assina, conforme o Código Civil, e responde perante o CRC e a Justiça por erros ou fraudes na escrituração. Por isso, verificar o registro CRC do escritório antes de contratar é essencial: é essa responsabilidade que protege a sua empresa.
