Certidão negativa de débitos: como emitir grátis em 2026 (CNPJ e CPF)

A Certidão Negativa de Débitos (CND) é o documento oficial que prova que sua empresa ou você, como pessoa física, não tem dívida nem pendência com um órgão público em determinada data. A CND federal é emitida grátis, em menos de 5 minutos e sem login, no Portal de Serviços da Receita Federal, e vale 180 dias.

Se ela não sair, o motivo quase sempre é uma declaração omissa (em especial a DCTFWeb), um débito em aberto ou um parcelamento atrasado, e este guia mostra como descobrir qual é o seu caso e resolver.

O que é a certidão negativa de débitos e para que ela serve?

A certidão negativa de débitos serve para provar regularidade fiscal perante um órgão específico. Ela é uma fotografia: mostra que, no dia e hora da emissão, não havia nada em aberto no nome daquele CNPJ ou CPF. Não é um atestado permanente e não cobre outros órgãos. Uma empresa pode ter CND federal limpa e, ao mesmo tempo, dever ISS à prefeitura.

Na prática, sua empresa vai precisar da CND nestas situações:

• Licitações e contratos públicos: a Lei 14.133/2021 exige, no art. 68, regularidade perante a Fazenda federal, estadual e municipal, FGTS e Justiça do Trabalho.
• Financiamento e crédito: bancos públicos e privados pedem a CND federal e o CRF do FGTS antes de liberar empréstimo com recursos oficiais ou linhas de fomento.
• Contratos com grandes empresas: departamentos de compliance exigem as certidões de fornecedores no cadastro e na renovação.
• Recebimento de valores da administração pública: órgãos conferem a regularidade a cada pagamento de contrato.
• Operações societárias: incorporação, cisão e venda de participação, além de algumas alterações contratuais que mudam quadro societário em determinados estados.
• Registro de imóvel e escritura: cartórios pedem a CND da pessoa jurídica vendedora em muitas operações.

Além do uso obrigatório, a CND é um termômetro. Quem consegue emitir a certidão limpa sabe que a situação cadastral do CNPJ está ativa, que as obrigações acessórias foram entregues e que não existe pendência fiscal escondida. Por isso a Contajá recomenda tirar a certidão federal todo mês, mesmo sem ninguém pedir: é a forma mais rápida e gratuita de saber se a empresa está em dia.

Quais são os tipos de certidão negativa de débitos?

Existem cinco certidões que uma empresa costuma precisar: a federal (Receita Federal e PGFN), a estadual (Sefaz), a municipal (prefeitura), a trabalhista (CNDT, da Justiça do Trabalho) e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF, da Caixa). Não existe uma “CND única” que cubra tudo. Quando um edital ou um banco pede “as certidões negativas”, normalmente está pedindo esse conjunto.

A certidão federal é a mais importante e a mais pedida. Desde 2014 ela é conjunta: reúne os tributos administrados pela Receita Federal (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, contribuições previdenciárias) e a dívida ativa da União cobrada pela PGFN, tudo no mesmo documento. A antiga “CND do INSS” deixou de existir como certidão separada. A regra está na Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014.

Fonte: Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, Lei 12.440/2011, Lei 8.036/1990, portais oficiais dos órgãos, consultado em 12/09/2026.

Todas essas certidões são gratuitas quando saem pela internet. A única exceção prática são alguns estados e municípios que cobram taxa quando a certidão precisa de análise manual por causa de pendência. Em São Paulo, por exemplo, a Sefaz emite a certidão de débitos não inscritos de graça pelo sistema eletrônico, mas cobra taxa em UFESP quando há impedimento e o pedido vai para análise.

Como emitir a CND federal pelo CNPJ e pelo CPF em 2026? (passo a passo)

Você emite a CND federal pelo CNPJ em 6 passos, sem login e sem certificado digital, direto no Portal de Serviços da Receita Federal, e pelo CPF o caminho é o mesmo, com 5 passos. O processo leva menos de 5 minutos quando a empresa está regular. Este é um tutorial que o próprio empresário faz sozinho, e recomendamos que faça: nenhuma informação sigilosa é exibida, e a certidão sai na hora.

Emissão pelo CPF: os 5 passos da pessoa física (você faz)

A certidão da pessoa física prova que o sócio ou o profissional liberal não tem dívida com a Receita Federal nem com a PGFN. Ela é pedida em financiamento imobiliário, posse em cargo público, inventário, venda de imóvel e em algumas licitações, que pedem a certidão dos sócios além da certidão da empresa. O caminho:

1. Acesse servicos.receitafederal.gov.br/servico/certidoes e clique em “Pessoa Física”.

2. Digite os 11 dígitos do CPF e confirme. Não é preciso informar data de nascimento nem senha.

3. Escolha “Emitir nova certidão” (ou “Consultar certidões emitidas”, se quiser recuperar uma anterior).

4. Aguarde a verificação. Se houver Imposto de Renda não entregue, DARF em atraso ou dívida inscrita, a certidão não sai.

5. Baixe o PDF. A certidão da pessoa física também vale 180 dias e tem código de controle para conferência.

Uma situação comum: o sócio tenta emitir a certidão pessoal e não consegue, e descobre que o motivo é uma declaração de Imposto de Renda omissa de anos atrás. Isso não afeta a CND da empresa, mas afeta o sócio em financiamentos e concursos. A Contajá regulariza a pessoa física dos sócios junto com a empresa quando o cliente pede.

Quanto custa emitir a certidão negativa de débitos?

Emitir a CND federal custa zero. A Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, no art. 2º, garante o direito à certidão “independentemente do pagamento de taxa”. A CNDT também é gratuita por lei (CLT, art. 642-A, incluído pela Lei 12.440/2011), e o CRF do FGTS sai de graça no site da Caixa.

O que pode ter custo é o que vem antes da certidão, quando a empresa não está regular:

• Multa por declaração atrasada: cada obrigação acessória omissa gera multa própria ao ser entregue fora do prazo. A DCTFWeb em atraso, por exemplo, gera multa mínima de R$ 200 para empresa sem movimento e R$ 500 nos demais casos, e a DEFIS do Simples também tem multa por atraso. Os valores estão na Instrução Normativa RFB 2.237/2024 e na legislação de cada declaração.
• Débito em aberto: precisa ser pago ou parcelado, com juros e multa de mora.
• Taxas estaduais e municipais: alguns entes cobram taxa quando a certidão exige análise manual.
• Honorários: se você contrata um contador só para “tirar a CND”, vai pagar pela regularização. Na Contajá, a emissão e o acompanhamento das certidões fazem parte da mensalidade, a partir de R$ 137 no Simples Nacional e a partir de R$ 207,90 no Lucro Presumido.

Se alguém oferece “CND garantida” mediante pagamento sem regularizar as pendências, é golpe. Não existe atalho: a certidão só sai quando a base da Receita e da PGFN não mostra pendência.

Qual é a validade da certidão negativa de débitos?

A CND federal vale 180 dias, contados da data de emissão, conforme o art. 10 da Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014. Muita gente ainda repete que a validade é de 60 dias: esse prazo valia para as antigas certidões separadas, antes de 2014, e não existe mais. A CNDT também vale 180 dias, por força do § 4º do art. 642-A da CLT. O CRF do FGTS é o mais curto: 30 dias, segundo as regras da Caixa.

Certidões estaduais e municipais têm prazo definido em cada legislação local, e o número varia bastante. A regra prática é ler o prazo impresso na própria certidão e nunca supor.

Fonte: Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, Lei 12.440/2011, Caixa Econômica Federal, consultado em 12/09/2026.

Dois cuidados práticos. Primeiro: a validade não “congela” a situação. Se a empresa deixar de entregar uma declaração no dia seguinte à emissão, a certidão em PDF continua válida até o fim dos 180 dias, mas uma nova consulta não sairá.

Bancos e órgãos públicos costumam emitir a certidão na hora em vez de aceitar o PDF antigo, justamente por isso. Segundo: para licitação, o edital pode exigir certidão emitida há menos tempo do que a validade legal. Leia o edital.

O erro mais caro que vejo é o empresário tirar a CND só quando alguém pede. Aí descobre a pendência na véspera da licitação ou da assinatura do financiamento, e não dá tempo de resolver. A certidão federal é gratuita e sai em minutos: o certo é emitir todo mês, como quem confere o extrato do banco. Na Contajá esse hábito virou rotina do contador da carteira, e a maioria dos problemas aparece semanas antes de virar urgência.

João Henrique Silva Costa, contador e CEO da Contajá, CRC MG-116388

Qual é a diferença entre certidão negativa, positiva e positiva com efeitos de negativa?

A diferença está no que a Receita encontrou: a negativa sai quando não há nenhuma pendência; a positiva sai quando há débito exigível ou declaração omissa; e a positiva com efeitos de negativa (CPEN) sai quando há débito, mas ele está com a cobrança suspensa ou garantido. Para quase todos os fins práticos, a CPEN vale como negativa.

• Certidão Negativa de Débitos (CND): nenhuma pendência em nome do contribuinte na Receita Federal e na PGFN. É o documento ideal.
• Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN ou CPD-EN): existe débito, mas ele está parcelado e com as parcelas em dia, ou está com exigibilidade suspensa por decisão judicial, depósito integral, ou garantido por penhora. A base está no art. 206 do Código Tributário Nacional e no art. 5º da Portaria Conjunta 1.751/2014. Ela é aceita em licitação, financiamento e contratos exatamente como a negativa.
• Certidão Positiva de Débitos (CPD): existe pendência sem suspensão. Na prática, o portal não emite um PDF “positivo” na consulta simples: ele informa que não foi possível emitir a certidão pela internet e orienta a regularizar. A certidão positiva formal pode ser emitida em processo específico.

Uma dúvida frequente: “estou com o parcelamento do Simples Nacional em dia, por que não sai a negativa?”. Porque parcelamento é débito com exigibilidade suspensa, não débito quitado. O que sai é a CPEN, e ela cumpre o mesmo papel. O mesmo vale para quem negociou dívida no Programa Regularize da PGFN: enquanto paga a transação em dia, tem direito à positiva com efeitos de negativa.

Na CNDT a lógica é igual: o § 2º do art. 642-A da CLT prevê Certidão Positiva de Débitos Trabalhistas “com os mesmos efeitos da CNDT” quando o débito está garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa.

Como emitir a CND estadual e a municipal?

A CND estadual sai no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa tem inscrição estadual, e a municipal sai no portal da prefeitura da cidade da sede. Não existe portal único nacional para elas, e as regras mudam de um ente para o outro. Abaixo estão os padrões mais comuns e exemplos confirmados.

CND estadual (Sefaz): quem precisa e como funciona

Precisa da CND estadual toda empresa com inscrição estadual, ou seja, que vende mercadorias e recolhe ICMS. Prestadores de serviço puros, sem inscrição estadual, em geral não têm débito de ICMS, mas podem ter IPVA de veículo da empresa ou ITCMD, e muitos editais pedem a certidão estadual mesmo assim. Nesse caso, a empresa emite uma certidão “de não contribuinte” ou a certidão de débitos inscritos em dívida ativa.

Em vários estados a certidão é dividida em duas: uma da Sefaz, para débitos ainda não inscritos em dívida ativa, e outra da Procuradoria-Geral do Estado, para débitos já inscritos. São Paulo funciona assim: a Sefaz SP emite a Certidão Negativa de Débitos Não Inscritos, gratuita, pelo sistema eletrônico, e a PGE-SP emite a certidão de débitos inscritos (e-CRDA).

Em Minas Gerais, a Sefaz emite a Certidão de Débitos Tributários (CDT) pelo sistema SIARE, em versão digital, com validação por QR Code. Em cada estado, procure no portal da Sefaz por “certidão de débitos” ou “certidão de regularidade fiscal”, informe o CNPJ e siga as telas.

CND municipal (ISS): o que é preciso saber

A certidão municipal é a que mais trava prestador de serviço. O motivo é simples: ISS é imposto municipal, e quase toda empresa de serviço tem inscrição municipal. Débitos de ISS, taxa de licença de funcionamento (TFE, TLF ou nome equivalente) e IPTU do imóvel da sede aparecem nessa certidão. Em muitas prefeituras há ainda a exigência de declaração mensal de serviços (DES ou similar), e a omissão dela impede a certidão.

Prefeituras de capitais têm emissão online pelo portal do contribuinte, geralmente com CNPJ e inscrição municipal ou senha web. Cidades menores às vezes exigem pedido presencial ou por e-mail, com prazo de alguns dias. Empresa que usa endereço fiscal em outra cidade deve emitir a certidão do município onde está a inscrição, não onde o sócio mora.

Na Contajá, o contador da carteira emite e arquiva as certidões estaduais e municipais junto com a federal, e avisa quando uma pendência local aparece. Isso é parte da rotina de regularização de empresas que o cliente não precisa aprender a fazer.

Como emitir a CNDT e o certificado de regularidade do FGTS?

A CNDT sai no site do Tribunal Superior do Trabalho e o CRF do FGTS sai no site da Caixa, ambos grátis, na hora e sem login. As duas certidões são obrigatórias em licitação (art. 68, incisos IV e V, da Lei 14.133/2021) e costumam ser pedidas por bancos e por grandes clientes, mesmo de empresas sem funcionários.

CNDT (Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas)

A CNDT foi criada pela Lei 12.440/2011 e prova que a empresa não tem dívida trabalhista com decisão definitiva e não paga, incluindo acordos homologados e recolhimentos previdenciários, custas e honorários decorrentes de processo trabalhista. Quem tem processo em andamento, sem condenação definitiva, não aparece como devedor.

Para emitir: acesse cndt-certidao.tst.jus.br, clique em “Emitir certidão”, informe o CNPJ da matriz (a certidão cobre todos os estabelecimentos), digite o código de verificação e baixe o PDF. A validade é de 180 dias.

Se a certidão sair positiva, o documento lista os processos e o tribunal de origem. A regularização é feita no processo: pagamento, acordo ou garantia. Depois, o tribunal atualiza o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas e a certidão volta a sair negativa.

CRF (Certificado de Regularidade do FGTS)

O CRF prova que a empresa está em dia com os depósitos do FGTS dos empregados e com eventuais parcelamentos. A base é o art. 27 da Lei 8.036/1990. Para emitir: acesse consulta-crf.caixa.gov.br, informe o CNPJ, digite o código de segurança e clique em “Consultar”. Se a empresa estiver regular, o botão “Obtenha o Certificado” libera o PDF.

A validade é de 30 dias, por isso ele é o documento que mais vence no meio de um processo de licitação.

Empresa sem empregados também consegue emitir o CRF, desde que tenha cadastro regular no FGTS. Quem tem empregados precisa ter a folha declarada no eSocial e o FGTS Digital recolhido em dia. A ausência de recolhimento, o recolhimento parcial, parcelamento em atraso ou inconsistência cadastral bloqueiam o certificado. Neste caso o caminho é regularizar pelo FGTS Digital e aguardar a atualização da base da Caixa. Nosso artigo sobre a certidão do FGTS detalha o processo.

Por que a certidão negativa não sai e o que fazer?

A certidão negativa não sai por quatro motivos: declaração omissa ou em andamento (a DCTFWeb lidera de longe), débito em aberto sem parcelamento, parcelamento com parcela atrasada, e problema cadastral, como CNPJ inapto. O primeiro passo é sempre o mesmo: descobrir qual é a pendência no relatório oficial da Receita. O segundo é corrigir na origem. O terceiro é aguardar a liberação, que a Receita informa levar de 2 a 5 dias corridos após a regularização.

O relatório oficial mudou em 2026. Desde 9 de março de 2026 a antiga “Consulta Situação Fiscal” do e-CAC foi substituída pelo serviço “Minhas Dívidas e Pendências”, no Portal de Serviços da Receita Federal, com acesso pela conta gov.br.

Ele mostra, em uma tela só, os débitos, as declarações omissas e as pendências cadastrais que impedem a certidão, e permite gerar o DARF de vários débitos de uma vez. Nosso artigo sobre o portal e-CAC explica o acesso e as procurações.

Na Contajá, o diagnóstico e a correção são processo do contador da carteira, não tarefa do cliente. Funciona assim:

1. Leitura do relatório de pendências (a Contajá faz por você)

O contador acessa “Minhas Dívidas e Pendências” com a procuração eletrônica da empresa e separa cada item por tipo: omissão de declaração, débito, parcelamento, cadastro. Você recebe um resumo em linguagem simples, com o que trava a certidão e quanto tempo leva para destravar.

2. Declarações omissas ou “em andamento” (a Contajá faz por você)

Aqui entra a principal causa desde 2023. Uma DCTFWeb omissa, ou uma DCTFWeb retificadora que ficou “em andamento” sem ser transmitida, impede a CND e a CPEN. Isso vale para qualquer empresa que tenha folha ou pró-labore, inclusive do Simples Nacional.

Desde 2025 a DCTFWeb também substituiu a DCTF antiga para os tributos federais, o que ampliou o alcance da pendência. Outras omissões que travam a certidão: DEFIS e PGDAS-D (Simples), ECF e EFD-Contribuições (Lucro Presumido), DIRF nos anos em que ainda era exigida, e o eSocial sem fechamento da folha.

O contador transmite o que falta, retifica o que está errado e calcula a multa por atraso, que é o custo de ter deixado passar o prazo da agenda tributária.

3. Débitos em aberto (a Contajá faz por você)

Para cada débito, o contador confere se ele é devido mesmo ou se é erro de alocação de pagamento (DARF pago com código errado, por exemplo, que se corrige por pedido de retificação, sem custo). Débito devido é pago ou parcelado. Débito já na dívida ativa vai para negociação na PGFN, pelo Regularize, com desconto quando há edital de transação. Nosso guia sobre como consultar dívidas do CNPJ mostra onde cada dívida aparece.

4. Parcelamento irregular (a Contajá faz por você)

Parcelamento com parcela atrasada deixa de suspender a exigibilidade, e a CPEN cai. Se atrasar três parcelas (consecutivas ou não), o parcelamento é rescindido e o saldo volta a ser cobrado integralmente. O contador identifica a parcela pendente, emite o documento de arrecadação, e, se o parcelamento já foi rescindido, avalia um novo parcelamento ou transação. Enquanto a parcela não é paga e processada, a certidão fica bloqueada.

5. Problema cadastral ou CNPJ inapto (a Contajá faz por você)

CNPJ inapto por omissão de declarações por dois anos seguidos, dados cadastrais divergentes (endereço, sócio, natureza jurídica), ou empresa que ficou inativa sem entregar as obrigações mínimas: tudo isso trava a certidão. A regularização passa por entregar as declarações em atraso e, quando necessário, pedir a alteração cadastral. Empresas sem faturamento são as campeãs desse problema, porque o sócio acha que “sem movimento não precisa declarar”.

6. Liberação e emissão (a Contajá faz por você)

Depois de corrigir tudo, o contador tenta a emissão. Se a base ainda não atualizou, aguarda os 2 a 5 dias corridos informados pela Receita e tenta de novo. Quando há comprovante de pagamento ou de parcelamento que o sistema não reconheceu, abre processo digital no e-CAC, na área “Certidões e atestados”, e a Receita analisa em até 10 dias. Você recebe a certidão em PDF e um aviso 30 dias antes de ela vencer.

Quando a empresa precisa apresentar a CND?

A empresa precisa apresentar a CND quando for contratar com o poder público, pedir crédito, receber pagamento de órgão público, participar de operação societária e em várias exigências de clientes privados. Em algumas situações a lei dispensa a certidão, e vale conhecer essas exceções para não pagar por algo desnecessário.

Licitação e contratos públicos. A Lei 14.133/2021 lista no art. 68 os documentos de habilitação fiscal, social e trabalhista: inscrição no CNPJ, inscrição estadual ou municipal, regularidade perante a Fazenda federal, estadual e municipal, regularidade com a Seguridade Social e o FGTS, e regularidade perante a Justiça do Trabalho (CNDT).

Dois pontos ajudam quem está começando: pelo art. 63, inciso III, os documentos de habilitação só são exigidos do licitante mais bem classificado, depois do julgamento das propostas; e microempresas e empresas de pequeno porte têm, pela Lei Complementar 123/2006, art. 43, prazo de 5 dias úteis, prorrogável por mais 5, para regularizar pendência fiscal e trabalhista depois de vencer a disputa.

Esse prazo é curto demais para resolver omissão de anos, mas suficiente para uma CNDT ou um CRF vencido. Escritórios de advocacia e empresas de tecnologia que vendem para o governo devem tratar as certidões como rotina mensal; nossa contabilidade para advogados e a contabilidade para tecnologia já incluem esse acompanhamento.

Crédito e financiamento. Bancos exigem CND federal e CRF para linhas com recursos do BNDES, FGTS, Pronampe e fundos garantidores. Muitos exigem também a CNDT e a certidão dos sócios.

Baixa da empresa. Aqui está a exceção mais conhecida. Desde a Lei Complementar 147/2014, o art. 9º da LC 123/2006 permite a baixa do CNPJ sem certidão negativa, para empresas de qualquer porte.

Mas a baixa não apaga a dívida: o § 5º do mesmo artigo transfere a responsabilidade solidária aos sócios e administradores, e o STJ confirmou em 2022 (REsp 1.876.549) que a execução fiscal segue contra o sócio. Ou seja, dá para baixar sem CND, mas a dívida vai para o CPF.

Alteração contratual. A Junta Comercial em geral não exige certidão para registrar alteração de contrato social, mas alguns atos (como redução de capital com restituição aos sócios, transformação e incorporação) e alguns estados pedem certidões específicas. Detalhamos no artigo sobre alteração contratual.

Contratos privados e marketplaces. Não há lei, mas há contrato. Grandes clientes, plataformas e franqueadores exigem certidões no cadastro e na renovação anual. Agências e consultorias que atendem grandes contas vivem essa exigência; a contabilidade para marketing da Contajá mantém as certidões prontas para o cadastro de fornecedor.

O que mudou na legislação sobre CND em 2025 e 2026?

Quatro mudanças recentes afetam diretamente quem precisa da certidão: a DCTFWeb virou a principal origem de pendência, a Receita trocou a Consulta Situação Fiscal pelo “Minhas Dívidas e Pendências”, a Lei 14.133/2021 passou a ser a única lei de licitações em vigor, e a Reforma Tributária começou o período de transição em 2026. Nenhuma delas mudou o prazo de 180 dias nem a gratuidade da CND federal.

DCTFWeb como origem de pendência. Desde 15 de maio de 2023 a Receita passou a tratar a DCTFWeb omissa ou “em andamento” como impeditiva de CND e CPEN.

Em 2025 a DCTFWeb absorveu a DCTF tradicional e passou a ser a declaração de confissão de dívida de praticamente todos os tributos federais, inclusive IRPJ, CSLL, PIS e Cofins do Lucro Presumido. Resultado: um erro na DCTFWeb de um único mês bloqueia a certidão da empresa inteira.

Quem faz a folha e o fiscal em sistemas separados precisa conferir que a transmissão foi concluída, e não apenas salva.

Minhas Dívidas e Pendências. Lançado em 9 de março de 2026 no Portal de Serviços da Receita Federal, substituiu a Consulta Situação Fiscal do e-CAC. O relatório ficou mais claro, com filtros e a opção de gerar um só DARF para vários débitos, e funciona no celular. Para o empresário, ficou mais fácil entender por que a certidão não saiu; para o contador, ficou mais rápido resolver.

Lei 14.133/2021 em vigor exclusivo. Desde 30 de dezembro de 2023 a Lei 8.666/1993 foi revogada e todas as licitações seguem a nova lei. Na prática, o pacote de certidões continua o mesmo (federal, estadual, municipal, FGTS e CNDT), mas a exigência passou a recair só sobre o vencedor, e as ME e EPP ganharam o prazo de regularização de 5 dias úteis já citado.

Reforma Tributária (LC 214/2025). A Lei Complementar 214/2025 criou a CBS (federal) e o IBS (estados e municípios), que vão substituir PIS, Cofins, ICMS e ISS.

Segundo o cronograma oficial da Receita, 2026 é ano de teste, com CBS a 0,9% e IBS a 0,1%, compensados com PIS e Cofins, e a empresa que cumpre as obrigações acessórias fica dispensada do recolhimento de teste.

Em 2027 PIS e Cofins são extintos e a CBS passa a valer integralmente; de 2029 a 2032 o IBS substitui gradualmente ICMS e ISS; em 2033 o modelo novo vale por inteiro. O que isso tem a ver com a CND?

Duas coisas. Primeiro, as novas obrigações acessórias da CBS e do IBS se somam às atuais no período de transição, e cada uma delas pode gerar omissão que bloqueia a certidão.

Segundo, a regularidade do IBS será apurada pelo Comitê Gestor do IBS, um órgão novo, o que tende a criar uma certidão própria ao lado das estaduais e municipais até 2033. Nossos artigos sobre a Reforma Tributária e sobre IBS e CBS acompanham essas definições.

Reforma da Renda (Lei 15.270/2025). A nova tributação de dividendos e o imposto mínimo para altas rendas não mudam as regras da CND, mas aumentam a chance de pendência na pessoa física do sócio, porque criam obrigações novas de retenção e declaração a partir de 2026. Sócio com dividendo retido na fonte e declaração inconsistente pode ver a CND do CPF travar. Veja o artigo sobre a Reforma do Imposto de Renda.

Antes, o que travava a certidão era dívida. Hoje, na maior parte dos casos que chegam na Contajá, é declaração: uma DCTFWeb que ficou em andamento, uma DEFIS que ninguém entregou porque a empresa não faturou. Nas quase 4 mil regularizações que fizemos no último ano, dois terços não precisaram de parcelamento de dívida nenhum.

A empresa não deve um centavo e mesmo assim não consegue a CND. Por isso a gente trata a entrega das obrigações acessórias como a primeira linha de defesa da certidão, e não como burocracia.

João Henrique Silva Costa, contador e CEO da Contajá, CRC MG-116388

O que você precisa lembrar sobre a certidão negativa de débitos?

A certidão negativa de débitos é gratuita, sai em minutos e vale 180 dias na esfera federal, e a parte difícil não é emitir, é manter a empresa em condição de emitir. Os pontos que resumem este guia:

• A CND federal é conjunta (Receita Federal e PGFN), sai sem login em servicos.receitafederal.gov.br/servico/certidoes e vale 180 dias. Não existe mais validade de 60 dias nem “CND do INSS” separada.
• Cinco certidões compõem o pacote completo: federal, estadual, municipal, CNDT (180 dias) e CRF do FGTS (30 dias). Licitação exige todas, pela Lei 14.133/2021.
• Parcelamento em dia gera certidão positiva com efeitos de negativa, que vale como negativa. Parcela atrasada derruba a certidão.
• Se a certidão não sai, o motivo está em “Minhas Dívidas e Pendências”. Em 2026 a causa mais comum é DCTFWeb omissa ou em andamento, não dívida.
• A liberação leva de 2 a 5 dias após regularizar, ou até 10 dias com processo. Comece com folga.
• Baixa sem CND é permitida, mas a dívida passa para os sócios.

Na Contajá, a emissão mensal das certidões, a leitura das pendências e a regularização fazem parte da mensalidade, a partir de R$ 137 no Simples Nacional e a partir de R$ 207,90 no Lucro Presumido, com mais de 20 mil clientes atendidos por contadores com CRC.

Quem já tem contador e vive correndo atrás de certidão pode trocar de contador sem burocracia; quem está abrindo empresa pode começar com a casa em ordem desde o primeiro CNPJ. Se quiser comparar opções antes de decidir, leia nosso guia sobre a melhor contabilidade online.

Leia também: Como consultar dívidas do CNPJ na Receita, PGFN e Sefaz | Pendência fiscal: o que é, como consultar e regularizar | Exclusão do Simples Nacional: o que fazer e como voltar

Perguntas frequentes sobre certidão negativa de débitos