Saiba como emitir a Certidão Negativa de Débitos (CND): o documento gratuito que comprova que uma pessoa física ou empresa está em dia com o Fisco. Basta acessar o site da Receita Federal, informar o CPF ou CNPJ e conferir a situação. A certidão vale por 180 dias.
Se você presta serviço como pessoa jurídica — advogado, profissional de TI, psicólogo ou qualquer outra atividade — em algum momento vai precisar apresentar uma CND: para fechar contrato com uma empresa maior, participar de licitação, abrir conta PJ ou pegar financiamento. Neste guia você entende o que é cada tipo de certidão negativa, quem pode pedir, o passo a passo para emitir e o que fazer se ela não sair de primeira. Entenda com a melhor contabilidade online do Brasil.
O que é a Certidão Negativa de Débitos e para que ela serve
A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento oficial emitido por um órgão do governo — federal, estadual ou municipal — que atesta que uma pessoa física ou jurídica não tem pendências financeiras ou de entrega de declarações com aquele órgão em uma data específica.
Ela é fundamental para comprovar situação regular perante o Fisco e instituições financeiras. Sem esse documento, operações como financiamentos, contratos públicos e, no caso de prestadores de serviço PJ, contratos com empresas grandes que exigem due diligence, podem ficar travadas.
Quais são os tipos de CND
Não existe uma CND única. Cada esfera do governo emite a sua, e é comum uma empresa precisar apresentar mais de um tipo dependendo da situação.
CND Federal (Receita Federal e PGFN)
A mais conhecida. Oficialmente chamada de Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, comprova que a empresa está em dia com tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e contribuições previdenciárias (INSS), além de eventuais débitos inscritos na Dívida Ativa da União.
CND Estadual (Secretaria da Fazenda)
Atesta regularidade com tributos estaduais, principalmente o ICMS. É mais relevante para empresas de comércio e indústria, mas prestadores de serviço também podem precisar dela em processos de licitação.
CND Municipal (Prefeitura)
Comprova que a empresa não tem débitos com o município, como o ISS para prestadores de serviço e o IPTU para imóveis próprios.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), prova que a empresa não tem dívidas pendentes em processos trabalhistas já julgados.
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
Emitido pela Caixa Econômica Federal, comprova que a empresa está depositando corretamente o FGTS dos funcionários. Não tem “CND” no nome, mas cumpre a mesma função.
Quem pode solicitar a certidão negativa
Qualquer cidadão pode solicitar certidões negativas pelo próprio CPF, para comprovar ausência de pendências fiscais ou trabalhistas. Empresas solicitam pelo CNPJ para comprovar regularidade tributária e trabalhista — requisito comum em licitações, financiamentos e contratos com clientes que exigem due diligence.
Certidão negativa x positiva x positiva com efeito de negativa
- Certidão negativa: comprova ausência total de débitos.
- Certidão positiva: indica existência de débitos.
- Certidão positiva com efeito de negativa: há débitos, mas estão parcelados e em dia, o que permite tratá-la como se fosse negativa para a maioria dos fins práticos.
Documentos necessários para emitir a certidão negativa
Os documentos variam de acordo com o tipo de certidão, mas de forma geral você vai precisar de: CPF ou CNPJ, documentos pessoais do responsável, procuração (quando um terceiro faz a emissão) e comprovante de inscrição no órgão correspondente.
Passo a passo para emitir a certidão negativa de débitos (CND) Federal pela internet
A emissão da certidão negativa da Receita Federal é simples, online e gratuita, desde que não haja pendência:
- Acesse o serviço oficial “Emitir certidão de regularidade fiscal” no Gov.br.
- Escolha Pessoa Jurídica (consulta por CNPJ) ou Pessoa Física (consulta por CPF).
- Informe o número do CNPJ ou CPF que deseja consultar.
- Digite os caracteres de segurança e clique em “Consultar”.
Se estiver tudo certo, o sistema gera a certidão em PDF na hora, com validade de 180 dias.
Como emitir a certidão negativa de débitos estadual e municipal
Cada estado e cada prefeitura tem seu próprio portal para emitir certidões de ICMS, ISS e outros tributos locais. O caminho costuma ser parecido em qualquer lugar do Brasil:
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado (por exemplo, Sefaz-SP, Sefaz-RJ ou Sefaz-MG) ou o portal da prefeitura do município.
- Busque pela seção de certidões negativas ou débitos tributários.
- Informe o CPF, CNPJ ou inscrição estadual/municipal.
- Emita a certidão — a maioria dos portais gera o documento na hora, se não houver pendência.
A documentação exata pode variar de acordo com a legislação local, mas o processo segue essa lógica na grande maioria dos estados e municípios.
O que fazer se a certidão não for emitida
Quando o sistema não emite a certidão, significa que existe alguma irregularidade — e isso pode ser resolvido. As causas mais comuns são:
- Falta de entrega de alguma declaração obrigatória (DCTF, ECF, DEFIS, etc.).
- Pagamento de algum imposto com valor menor que o devido.
- Parcelamento de débitos com parcelas em atraso.
- Inconsistências nos dados cadastrais da empresa.
O primeiro passo é acessar o portal e-CAC da Receita Federal com certificado digital e gerar o Relatório de Situação Fiscal — um diagnóstico completo que mostra exatamente qual é a pendência. Com essa informação, seu contador consegue agir para resolver.
Se a pendência for uma dívida em aberto, vale conhecer o Programa Regularize da PGFN para negociar condições de pagamento.
Por que manter a CND em dia importa para quem presta serviço como PJ
Ter a CND sempre disponível está diretamente ligado a manter o enquadramento tributário correto. Empresas no Simples Nacional que acumulam pendências fiscais podem inclusive sofrer exclusão do Simples Nacional — o que muda toda a carga tributária do negócio. Por isso, acompanhar a regularidade fiscal não é só para conseguir um documento: é parte de manter o regime tributário estável.
Perguntas frequentes sobre certidão negativa de débitos
Se não houver nenhuma pendência, a emissão é instantânea pela internet, tanto na esfera federal quanto na maioria dos portais estaduais e municipais. Se houver pendência, o prazo depende de quanto tempo leva para regularizar a situação.
A emissão é gratuita em todos os níveis — federal, estadual e municipal — quando feita diretamente pelo portal oficial do órgão responsável.
A CND Federal tem validade de 180 dias a partir da emissão. Certidões estaduais e municipais podem ter prazos diferentes, então vale conferir a validade indicada no próprio documento emitido.
Serve para comprovar regularidade fiscal em contratos com clientes que exigem due diligence, participação em licitações públicas, obtenção de financiamentos, abertura de conta PJ em bancos e renovação de certos registros e licenças.
Acesse o e-CAC da Receita Federal, gere o Relatório de Situação Fiscal para identificar a pendência exata e regularize o que estiver causando o bloqueio — geralmente uma declaração não entregue, um imposto pago a menor ou uma parcela em atraso.
A certidão negativa comprova que não há nenhum débito. A positiva com efeito de negativa é emitida quando existem débitos, mas eles estão parcelados e em dia — na prática, ela é aceita da mesma forma que uma certidão negativa na maioria dos processos.
Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou o portal da sua prefeitura, procure pela seção de certidões negativas e informe o CPF, CNPJ ou inscrição correspondente. O processo é semelhante ao federal, mas cada portal tem sua própria interface.
Não, para a consulta simples de CND não é necessário certificado digital — basta CPF ou CNPJ. O certificado digital só é exigido para acessar o e-CAC e investigar pendências mais detalhadas.
Como a Contajá garante que sua CND esteja sempre disponível
Imagine fechar um contrato importante e ser barrado na etapa final por uma CND que não saiu por causa de uma pendência que você nem sabia que existia. Na Contajá, a regularidade fiscal do seu negócio é prioridade: monitoramos ativamente sua situação fiscal, cruzamos dados e verificamos a entrega de todas as obrigações acessórias. Assim, quando você precisar de uma CND, ela está pronta para ser emitida sem surpresa — liberando você para focar em fechar negócios e crescer.
