Intimação fiscal é a comunicação oficial em que a Receita Federal (ou outro Fisco) pede que sua empresa apresente documentos, preste esclarecimentos ou corrija uma pendência dentro de um prazo. Ela chega pela caixa postal do e-CAC, você é considerado ciente em até 15 dias depois do envio (mesmo sem abrir) e o prazo pra responder vem escrito no próprio termo. Ignorar custa caro: a multa de ofício começa em 75% do imposto e pode chegar a 150%.
O que é Intimação fiscal
Intimação fiscal: ato formal do Fisco que dá ciência ao contribuinte de um pedido (entregar documentos, explicar uma divergência, pagar ou regularizar algo) e fixa um prazo pra resposta. Não é multa nem cobrança em si: é o aviso que antecede a multa, se a empresa não atender.
O que é intimação fiscal e quem pode enviar uma?
Intimação fiscal é o primeiro contato formal do Fisco com a empresa dentro de um procedimento. Quem pode enviar: a Receita Federal (tributos federais, INSS patronal, Simples Nacional), a Sefaz do estado (ICMS) e a prefeitura (ISS). A maior parte das que chegam a uma pequena empresa vem da Receita Federal e cai na caixa postal do portal e-CAC.
A base legal está no Decreto 70.235/1972, que regula o processo administrativo fiscal federal. O art. 7º diz que o procedimento começa com “o primeiro ato de ofício, escrito, praticado por servidor competente, cientificado o sujeito passivo”. Esse primeiro ato, quase sempre, é um termo de intimação.
Os tipos mais comuns em 2026:
- Termo de intimação por omissão na entrega de declarações: a empresa não entregou DCTFWeb, ECF, EFD ou DEFIS.
- Intimação de malha fiscal: a Receita cruzou notas, cartões, folha e declarações e achou diferença.
- Termo de início de fiscalização: abre uma auditoria formal e lista os documentos que o auditor quer ver.
- Termo de exclusão do Simples Nacional: avisa que a empresa tem débito e será excluída se não regularizar.
Todas têm um prazo, um pedido claro e uma consequência. Se você tem contabilidade online, o contador recebe o mesmo alerta e deve te avisar no mesmo dia. Se a intimação chegou e ninguém avisou, esse já é um sinal de que vale trocar de contador.
Intimação fiscal, notificação de lançamento e auto de infração: qual é a diferença?
A diferença é o momento e o peso de cada documento. Intimação pede algo e abre prazo. Notificação de lançamento já cobra um valor apurado pela Receita. Auto de infração formaliza uma infração, cobra o tributo e aplica a multa de ofício. A intimação vem antes; os outros dois são o resultado de não resolver o problema. Os três estão no Decreto 70.235/1972 (arts. 10 e 11), e contra notificação e auto cabe impugnação em 20 dias úteis (art. 15, redação da Lei Complementar 227/2026).
| Documento | O que significa | O que a empresa precisa fazer | Prazo típico | Se não fizer nada |
|---|---|---|---|---|
| Termo de intimação fiscal | Fisco pede documentos, esclarecimentos ou regularização | Enviar o que foi pedido pelo e-CAC ou regularizar | O que estiver no termo (é comum 20 dias); sem prazo previsto, 10 dias úteis | Lançamento de ofício com multa de 75%, aumentada de metade por não atender a intimação |
| Notificação de lançamento | Receita apurou e cobra um valor de tributo | Pagar, parcelar ou impugnar | 20 dias úteis pra impugnar | Cobrança, depois inscrição em dívida ativa |
| Auto de infração | Fiscalização concluiu que houve infração e aplica tributo mais multa | Pagar com desconto, parcelar ou impugnar | 20 dias úteis pra impugnar | Multa integral, dívida ativa, protesto e bloqueio de certidões |
| Termo de exclusão do Simples Nacional | Empresa tem débito e será excluída do regime | Pagar ou parcelar tudo, ou contestar | 90 dias pra regularizar, 30 dias pra contestar | Sai do Simples em 1º de janeiro do ano seguinte |
Fonte: Decreto 70.235/1972 (arts. 5º-B, 10, 11, 15 e 23, redação da LC 227/2026), Lei 9.430/1996 (art. 44) e Receita Federal (Simples Nacional, termos de exclusão), consultados em 12/09/2026.
Na dúvida, olhe o título: o termo de intimação diz o que pede e até quando; notificação e auto trazem valor em reais. Se chegou cobrança de valor que você já devia, o caminho é consultar as dívidas do CNPJ e negociar.
Por que a Receita Federal intima uma empresa?
Porque algum cruzamento de dados não fechou. A Receita recebe, todo mês, notas fiscais eletrônicas, movimento de cartões, folha via eSocial, DCTFWeb, PGDAS-D e extratos financeiros. Quando dois números divergem, o sistema gera a intimação. Não é perseguição: é software.
Os gatilhos mais frequentes em pequenas e médias empresas:
- Receita declarada menor que as notas emitidas ou o volume de cartões. É a divergência clássica da malha fiscal PJ.
- Declaração não entregue. Uma obrigação acessória esquecida gera termo de intimação automático.
- Imposto declarado e não pago. Um DAS do Simples Nacional em aberto por meses gera intimação para pagamento e, depois, termo de exclusão.
- Endereço fiscal desatualizado. Cadastro que não bate com a realidade vira pendência de situação cadastral do CNPJ.
- Empresa sem faturamento que parou de declarar. Empresa sem faturamento continua obrigada a entregar declarações.
Intimação não significa que a empresa errou. Muitas vezes o cruzamento pega uma nota cancelada, um estorno de cartão ou uma receita lançada no mês seguinte. A resposta certa, com documento, encerra o assunto.
Em dez anos respondendo intimações, o padrão é sempre o mesmo: na maior parte das vezes a diferença que a Receita aponta tem explicação, e documento para provar. O que transforma uma explicação simples em multa de 75% é o silêncio. A empresa que responde no prazo, com o documento certo, quase sempre fecha o processo sem pagar nada além do que já devia.
João Henrique Silva Costa, contador e CEO da Contajá, CRC MG-116388
Onde consulto se minha empresa recebeu uma intimação fiscal?
Na caixa postal do e-CAC, no serviço “Minhas Mensagens”. Desde janeiro de 2026 o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) é obrigatório pra todas as pessoas jurídicas, então a Receita não manda mais carta em papel como regra: a intimação vai direto pra caixa postal eletrônica. A consulta é gratuita e você faz sozinho, em menos de cinco minutos.
1. Entre no e-CAC com a conta gov.br (você faz)
Acesse o e-CAC com a conta gov.br da empresa (nível Prata ou Ouro) ou com certificado digital. Se quem entra é o sócio com o CPF, escolha “Alterar perfil de acesso” e informe o CNPJ.
2. Abra “Minhas Mensagens” (Caixa Postal) (você faz)
No menu “Comunicações eletrônicas”, clique em “Minhas Mensagens”. Ali ficam intimações, avisos de malha e termos. Leia a mensagem inteira: prazo, número do processo e lista do que foi pedido estão no corpo do termo ou no PDF anexo.
3. Cadastre alertas por e-mail e celular (você faz)
Na própria caixa postal dá pra cadastrar até 3 e-mails e 3 celulares pra receber aviso de mensagem nova. Cadastre o seu e o do seu contador.
4. Confira “Meus Processos” (você faz)
Intimação dentro de um processo já aberto aparece em “Meus Processos”. Se o termo veio do Simples Nacional (débitos ou exclusão), ele também aparece no DTE-SN, no portal do Simples Nacional. Intimações de estado e prefeitura ainda podem chegar em papel, por isso mantenha o endereço fiscal atualizado: carta devolvida não suspende prazo, o Fisco publica edital e o prazo corre.
Qual é o prazo para responder uma intimação fiscal?
O prazo é o que está escrito no termo, e ele começa a contar da ciência, não da leitura. Na Receita Federal, é comum o termo dar 20 dias pra apresentar documentos ou esclarecimentos. Quando o termo não fixa prazo, vale a regra nova do art. 5º-B do Decreto 70.235/1972: 10 dias úteis. Pra impugnar auto de infração ou notificação de lançamento, o prazo é de 20 dias úteis (art. 15).
A regra que mais pega empresa desprevenida é a da ciência eletrônica. Pelo art. 23, inciso III, do Decreto 70.235/1972, a intimação na caixa postal é considerada feita na data em que você abre a mensagem, se abrir antes de 15 dias, ou 15 dias depois do envio, se não abrir. Exemplo: chegou no dia 1º e você não abriu; no dia 16 você é considerado intimado, e um termo de 20 dias vence no dia 36.
Mito ou verdade?
Alegação: “Se eu não abrir a caixa postal do e-CAC, não fui intimado.”
Veredito: Falso.
A lei considera a intimação feita 15 dias depois de a mensagem ser entregue na caixa postal, mesmo que ninguém abra (Decreto 70.235/1972, art. 23, III, “a”). No Simples Nacional, o DTE-SN usa 45 dias, mas a lógica é a mesma. Não abrir só faz você perder parte do prazo de resposta. Desde 2026, com o DTE obrigatório, a caixa postal é o endereço oficial da empresa.
Duas regras novas da LC 227/2026 ajudam: os prazos processuais ficam suspensos de 20 de dezembro a 20 de janeiro (art. 5º-A) e a contagem exclui o dia de início e inclui o do vencimento. Na Receita Federal, elas valem desde a IN RFB 2.325/2026, de maio de 2026. Prazos de intimação estadual e municipal seguem a lei de cada ente, então confira sempre o texto do termo.
Como saber se a intimação fiscal é verdadeira ou golpe?
Intimação verdadeira da Receita Federal está dentro do e-CAC. Se ela só existe num e-mail, SMS ou WhatsApp com link ou boleto, é golpe. A Receita pode mandar aviso por e-mail dizendo que há mensagem nova, mas o aviso não traz link de pagamento, não pede senha e não anexa boleto. O conteúdo você lê logado no portal.
Sinais de golpe:
- Link pra pagar na hora, Pix, boleto ou “taxa de regularização” na própria mensagem.
- Ameaça de prisão ou bloqueio imediato se não pagar em horas.
- E-mail que não termina em gov.br ou link pra domínio parecido, mas diferente.
- Pedido de senha do gov.br, código de SMS ou dados do cartão.
- PDF anexo “com a intimação”: a Receita não envia intimação como anexo por e-mail.
Como conferir sozinho, de graça: entre no e-CAC pelo endereço oficial (digite você mesmo, não clique no link recebido) e veja se a mesma mensagem está em “Minhas Mensagens” ou “Meus Processos”. Se não está lá, não existe. Se está, o termo verdadeiro traz número de processo, CNPJ completo, nome e matrícula do auditor e a base legal do pedido. Intimação estadual e municipal segue a mesma lógica, no portal da Sefaz ou da prefeitura.
Como responder uma intimação fiscal? Como funciona o processo
Responder é enviar, pelo e-CAC, dentro do prazo, exatamente o que o termo pediu, com um texto que explica a divergência e os documentos que provam. Isso é serviço da Contajá: o cliente não monta defesa nem abre processo digital. Veja como funciona.
1. Leitura técnica do termo (a Contajá faz por você)
O contador identifica tributo, período, divergência, pedido e prazo, e já sabe se é malha simples, omissão de declaração ou fiscalização que exige defesa completa.
2. Conferência dos dados (a Contajá faz por você)
A equipe cruza o que a Receita aponta com notas, extratos, folha e declarações. Aqui aparece a causa: nota cancelada, receita em mês diferente, estorno de cartão ou erro real de apuração.
3. Montagem da resposta (a Contajá faz por você)
A resposta tem identificação do processo, explicação objetiva ponto a ponto e a lista dos documentos anexados, nada além do pedido. Se houve erro real, já vem com a retificação da declaração e o cálculo do imposto devido.
4. Protocolo no e-CAC e recibo (a Contajá faz por você)
A resposta entra em “Processos Digitais”, no processo indicado no termo, e o sistema gera recibo com data e hora. Enviar no prazo impede o aumento de metade da multa previsto no art. 44, § 2º, da Lei 9.430/1996.
5. Regularização, se houver imposto a pagar (a Contajá faz por você)
Se a diferença era real, a equipe retifica e emite a guia com juros e multa de mora, bem menores que a multa de ofício. Numa fiscalização, o art. 47 da Lei 9.430/1996 permite pagar, até o 20º dia após o termo de início, os tributos já declarados com acréscimos de quem paga por conta própria. Valor alto vai pra parcelamento ou negociação pelo Regularize.
6. Acompanhamento até o encerramento (a Contajá faz por você)
O processo fica em acompanhamento até a Receita encerrar ou pedir algo novo. Se vier auto de infração, a Contajá orienta sobre a impugnação em 20 dias úteis e a redução da multa por pagamento à vista.
Cliente da contabilidade para Simples Nacional ou da contabilidade para Lucro Presumido da Contajá tem esse acompanhamento incluído, a partir de R$ 137 por mês no Simples e a partir de R$ 207,90 no Lucro Presumido. São mais de 20 mil clientes.
O que acontece se eu ignorar uma intimação fiscal?
A Receita lança o imposto de ofício com multa de 75%, e essa multa sobe pela metade (vai a 112,5%) justamente porque você não atendeu a intimação. Se a fiscalização enquadrar o caso como sonegação, fraude ou conluio, a multa é de 100%, e chega a 150% em caso de reincidência em dois anos. Está no art. 44 da Lei 9.430/1996, na redação da Lei 14.689/2023.
Um exemplo. Sua empresa deixou de recolher R$ 10 mil. Se responde a intimação e retifica, paga os R$ 10 mil com multa de mora (limitada a 20%) e juros: cerca de R$ 12 mil mais juros. Se ignora, a Receita lança R$ 10 mil mais 112,5% de multa: R$ 21.250 mais juros. Quase o dobro.
As outras consequências:
- CNPJ inapto. Omissão de declarações por 90 dias leva à inaptidão (Lei 9.430/1996, art. 81). CNPJ inapto não emite nota nem movimenta conta.
- Sem certidão negativa. Débito lançado bloqueia a certidão negativa de débitos que bancos, licitações e clientes grandes exigem.
- Exclusão do Simples Nacional. Débito sem regularização é motivo de exclusão.
- Responsabilidade dos sócios. Em caso de fraude, a conduta pode ser tratada como evasão fiscal, com repercussão criminal.
Se a intimação virou auto de infração, ainda dá pra reduzir o estrago: pagamento à vista em 30 dias da notificação dá 50% de desconto na multa de ofício, e parcelamento no mesmo prazo dá 40% (art. 6º da Lei 8.218/1991). Toda pendência fiscal tem saída; só não tem saída de graça pra quem espera.
Intimação fiscal do Simples Nacional pode levar à exclusão?
Sim. Débito com a Receita ou com a PGFN sem regularização é motivo de exclusão do Simples Nacional, e o aviso vem como termo de exclusão no DTE-SN. Em 2024, a Receita emitiu mais de 1,8 milhão de termos, somando R$ 26,7 bilhões em débitos, segundo notícia oficial do Simples Nacional. A rodada se repete todo ano, em geral no segundo semestre.
Os três prazos do termo de exclusão:
- Ciência em 45 dias. No DTE-SN, você é considerado ciente na primeira leitura ou, se não abrir, 45 dias depois da disponibilização.
- 90 dias pra regularizar. Desde a LC 216/2025, há 90 dias contados da ciência pra pagar ou parcelar tudo. Regularizou, o termo perde efeito.
- 30 dias pra contestar. Se a empresa entende que não deve, apresenta contestação pela internet.
Quem não regulariza sai do Simples em 1º de janeiro do ano seguinte e passa a apurar imposto pelo Lucro Presumido, com carga maior pra maior parte dos prestadores de serviço. A exclusão do Simples Nacional tem volta, mas só no ano seguinte e com tudo quitado. Outra porta é a omissão do PGDAS-D ou da DEFIS: a empresa fica inapta e, inapta, é excluída. Por isso a agenda tributária em dia vale tanto quanto a tabela do Simples Nacional.
O que mudou na lei sobre intimação fiscal em 2026?
Quatro mudanças: prazos do processo fiscal em dias úteis com suspensão no fim do ano (LC 227/2026), DTE obrigatório pra toda pessoa jurídica, a fase de teste da Reforma Tributária do consumo e a Reforma da Renda.
LC 227/2026 e IN RFB 2.325/2026. Impugnação e recurso passaram a 20 dias úteis, o prazo residual virou 10 dias úteis e os prazos ficam suspensos de 20 de dezembro a 20 de janeiro. Mais tempo pra defesa, mas a contagem em dias úteis exige atenção a feriados.
DTE obrigatório desde janeiro de 2026. Toda pessoa jurídica passou a ter a caixa postal do e-CAC como domicílio oficial. Acabou a fase do “não recebi a carta”.
Reforma Tributária do consumo. A LC 214/2025 criou a CBS e o IBS, que substituem PIS, Cofins, ICMS e ISS na transição de 2026 a 2033. Em 2026 as empresas fora do Simples já informam CBS e IBS em teste, e quem não informa pode ser intimado. Entenda a Reforma Tributária e o IBS e a CBS.
Reforma da Renda (Lei 15.270/2025). Dividendos acima de R$ 50 mil por mês a uma mesma pessoa passaram a ter retenção de 10%, e a isenção do IRPF subiu pra R$ 5 mil mensais. Resultado: mais cruzamento entre lucros distribuídos, pró-labore e a declaração do sócio. Veja a Reforma do Imposto de Renda e revise o planejamento tributário.
A partir de 2026 não existe mais empresa que ‘não viu’ a intimação. O DTE é obrigatório, a ciência é automática em 15 dias e a Receita cruza nota, cartão e folha em tempo quase real. A boa notícia é que a LC 227 deu prazos mais racionais pra defesa. Quem tem contador olhando a caixa postal toda semana transforma a intimação num e-mail respondido. Quem não tem, transforma num auto de infração.
João Henrique Silva Costa, contador e CEO da Contajá, CRC MG-116388
O que você precisa lembrar sobre intimação fiscal
Intimação fiscal é aviso com prazo, não multa. Quem responde no prazo, com documento, quase sempre encerra o caso sem custo extra. Quem ignora paga de 75% a 150% de multa e arrisca CNPJ inapto e exclusão do Simples. A caixa postal do e-CAC é o endereço oficial da empresa desde 2026, e o prazo corre 15 dias depois da entrega, mesmo sem leitura.
- Onde ver: e-CAC, “Minhas Mensagens” e “Meus Processos”; Simples Nacional também no DTE-SN.
- Prazo: o que está no termo (comum 20 dias); sem prazo, 10 dias úteis; impugnação, 20 dias úteis.
- Ciência: na leitura ou em 15 dias (45 no DTE-SN).
- Golpe: intimação de verdade está dentro do e-CAC.
- Se ignorar: multa de 75% a 150%, CNPJ inapto, exclusão do Simples.
Se você quer uma empresa que não recebe intimação por descuido, o caminho é regularização de empresas completa e uma contabilidade online que acompanha a caixa postal por você. Veja quanto custa e compare com o preço de uma multa.
Leia também: Portal e-CAC 2026: o que é, como acessar com CNPJ ou CPF e o que sua empresa faz por lá | O que é CNPJ inapto e como regularizar em 2026? | Exclusão do Simples Nacional 2026: o que fazer, prazos para regularizar e como voltar
Perguntas frequentes sobre intimação fiscal
Sim, desde que o pedido seja feito por escrito, dentro do prazo original e com justificativa (volume de documentos, documento que depende de terceiro). O pedido entra no mesmo processo digital do e-CAC. O auditor não é obrigado a aceitar, então nunca espere a resposta pra começar a montar a documentação.
Não. A intimação de malha do IRPF é dirigida ao CPF do sócio e trata da declaração pessoal. A da empresa trata do CNPJ. Mas as duas conversam: distribuição de lucros que a empresa declarou e o sócio não informou (ou vice-versa) gera intimação nos dois lados, e a retenção de 10% sobre dividendos altos da Lei 15.270/2025 deixou esse cruzamento mais frequente.
Qualquer um dos dois pode protocolar, mas quem assina pela empresa é o sócio administrador ou um procurador com procuração eletrônica no e-CAC. Na prática, o contador com procuração monta e envia a resposta e o sócio recebe cópia e recibo. Sem procuração eletrônica, o contador não consegue entrar no processo.
Responda com o comprovante, dentro do prazo. É comum a Receita não ter processado um pagamento feito com código de receita trocado ou no CNPJ de outra filial. A resposta junta o DARF ou DAS pago, o extrato bancário e, se for o caso, o pedido de retificação da guia (Redarf). Enquanto o sistema não localiza o pagamento, a cobrança segue seu curso.
Sim, e é uma das mais comuns. Empresa sem faturamento continua obrigada a entregar DCTFWeb, ECF ou DEFIS, conforme o regime. Quem para de entregar recebe termo de intimação por omissão e, após 90 dias, pode ter o CNPJ declarado inapto. A saída é entregar as declarações em atraso (multa mínima de R$ 200 por declaração no Simples) e manter a rotina.
O DTE-SN é o Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, a caixa postal usada pelo portal do Simples pra comunicar empresas do regime e MEI. Segue a regra da LC 123/2006, que considera a ciência na primeira leitura ou 45 dias depois da disponibilização. A caixa postal comum do e-CAC segue o Decreto 70.235/1972 e usa 15 dias. Empresa do Simples precisa olhar as duas.
